Требования к авансовым отчетам в 2022 году: актуальная информация, пошаговые советы 2024

Совместная деятельность – это операции, осуществляемые, в частности, в рамках договора простого товарищества. Участниками такой деятельности могут быть в том числе государственные и муниципальные учреждения, но только при условии, что договор простого товарищества или договор совместной деятельности не имеет целью предпринимательство.

Стандарт определяет, как раскрывать в годовой отчетности информацию о лицах – физических и юридических, влияющих на работу учреждения, или, наоборот, на деятельность которых может оказать влияние организация бюджетной сферы. К таким связанным с учреждением сторонам относятся:

Стандарт устанавливает единые правила признания затрат по государственному/ муниципальному долгу публично-правовых образований, по заимствованиям автономных и бюджетных учреждений, а также требования к раскрытию информации об указанных затратах в бухгалтерской / финансовой отчетности. Так, затраты по долговым обязательствам АУ/БУ Стандарт делит на две категории: процентные расходы по долгосрочным обязательствам и прочие затраты по долговым обязательствам. Учитываться расходы каждой категории должны обособленно. Прочие затраты изначально признаются в составе расходов будущих периодов на счете 0 401 50 000 и впоследствии включаются в состав капвложений либо относятся к расходам текущего периода.

Благодаря этому Стандарту кардинально меняется подход к учету объектов НМА. К нематериальным активам со следующего года относятся как исключительные, так и неисключительные права пользования. В частности, права пользования лицензионными программными продуктами с 2022 года больше не осуществляется на забалансовом счете 01 – такие объекты нужно «поднять» на баланс. Для этого в План счетов с 2022 года введены новые аналитические счета к счету 0 111 00 «Права пользования активами». Более детальным станет и учет НМА, то есть исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности. Для них счет 0 102 00 «Нематериальные активы» также дополнен новыми аналитическими кодами. Кроме того, с 2022 года для отражения прав пользования НМА будут применяются новые подстатьи КОСГУ:

денежные средства;
финансовая дебиторская задолженность;
финансовые долговые требования;
финансовые активы, удерживаемые до погашения: деньги, размещенные на депозитах сроком более трех месяцев и долговые ценные бумаги;
финансовые активы для перепродажи: акции, облигации, векселя и иные ценные бумаги;
финансовые активы, предназначенные для получения доходов от участия: акции с соответствующей целью владения, доли участия в уставных капиталах организаций, участие в учреждениях и прочее.

Официального бланка авансового отчета 2022 года, который обязателен для всех, нет. Форму авансового отчета можно разработать самостоятельно с учетом особенностей работы компании. Но удобнее использовать унифицированный авансовый отчет на бланке АО-1 (код по ОКУД 0302001). Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 и должна содержать следующие сведения:

1. Кассовые чеки. С 1 июля 2022 года чеки обязаны выдавать или отправлять через электронную почту все продавцы, в том числе и индивидуальные предприниматели. Следовательно, онлайн-чек или чек, распечатанный на кассе, необходимо требовать за любую покупку. Электронный чек так же вполне подходит и имеет юридическую силу, как и распечатанный. В этом случае в авансовом отчете важно указать «электронный чек». Если аванс был выдан на топливо, то к чеку нужно приложить путевой лист.

Если ваш сотрудник совершает покупку от имени компании для нужд компании, то он товар покупает не как физическое лицо. Такое возможно в случае, если продавец — это ИП на УСН или патенте. Дело в том, что данной категории лиц дали право до 1 февраля 2022 генерировать чеки с общим итогом.

Выдавать деньги под отчет можно только за счет наличной выручки. Новые правила наличных расчетов запрещают выдавать деньги подотчетникам за счет других источников (Указание ЦБ от 9 декабря 2022 г. № 5348-У). Например, за счет заемных средств, поступивших в кассу, и даже за счет возвращенных подотчетных сумм. Их сначала нужно сдать в банк.

номер;
сведения о выданных денежных средствах с разбивкой по суммам: предыдущие авансы (остаток или перерасход); выданные из кассы по текущим расходам (справочно с указанием валют);
«израсходовано» — следует указать утвержденную сумму;
«остаток/перерасход» — рассчитывается сумма оставшихся денежных средств;
«бухгалтерская запись» — должна содержать проводки, которые будут проведены по итогам утверждения отчета.

Содержание

Новый авансовый отчет в 2022 году с изменениями

• Согласно подп. 1 п. 8 ст. 23 НК РФ документы, имеющие отношение к бухгалтерскому или налоговому учету, на основании которых формируется налогооблагаемая база для исчисления налогов в бюджет, должны храниться 4 года. К таким документам относятся и авансовые отчеты.
• В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ документы, подтверждающие понесенный убыток, хранятся в течение всего срока, в течение которого образовавшийся убыток переносится на будущие периоды и уменьшает налогооблагаемую базу текущего налогового периода.
• В ст. 29 закона № 402-ФЗ для первичной бухгалтерской документации, к которой относятся, в частности, авансовые отчеты, предусмотрен срок хранения, установленный правилами государственного архивного дела, но не менее 5 лет.
• В п. 277 Перечня типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения, утв. Росархивом, для авансовых отчетов установлен срок хранения, равный 5 годам.

• наименование организации и ИНН;
• дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
• должность и Ф. И. О. кассира (продавца), выбившего ФКЧ;
• наименование документа и признак расчета;
• регистрационный номер ККТ и заводской номер фискального накопителя;
• адрес сайта, где проверяют ФКЧ;
• номер смены и порядковый номер ФКЧ за смену;
• наименование товаров (работ, услуг), количество, цена за единицу, стоимость с учетом скидок;
• форма расчета;
• ставка и сумма НДС;
• система налогообложения;
• код товара.

Работник также может потратить личные деньги на покупку чего-то необходимого для компании, например ГСМ для служебной машины. В таком случае сначала сдается отчет, а потом возмещаются средства. Такое действие также должно быть разрешено внутренним нормативным документом.

Чтобы определить среднюю стоимость основных средств за первое полугодие нужно сначала сложить остаточную стоимость имущества на 1-е число каждого месяца отчетного периода и на 1-е число месяца, следующего за ним (то есть, на 1 июля). А затем полученную сумму следует разделить на количество месяцев в полугодии, увеличенное на единицу, то есть на семь. Напомним, что при определении суммы аванса за полуголие делить на семь должны и те организации, которые в течение этого отчетного периода были созданы (ликвидированы) или же открыли (закрыли) выделенное на отдельный баланс обособленное подразделение. Не важно, что фактически фирма (ее подразделение с балансом) работали только несколько месяцев в течение полугодия.

Расписка является подтверждением того, что документы у подотчетного лица приняты и он не должен организации средств на ту сумму, на которую произведены обоснованные расходы. В ней указывается количество документов, общая сумма расходов цифрами и прописью, дата и лицо, принявшее документы. В данном случае это бухгалтер, который подписывает отрывную часть первой страницы отчета с проставлением даты. Эта часть является отрывной и выдается подотчетному лицу.

Форма АО-1

Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись. В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и товарные чеки, квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.

сведения об организации, выдавшей деньги,
сотруднике, их получившем,
точная сумма средств,
цели, на которые они были предназначены.
здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.

В левую таблицу подотчетный сотрудник вносит сведения о выданных средствах, в частности указывает общую сумму, а также информацию о том, в какой валюте она была выдана (если используются денежные единицы других стран). Ниже вписывается сумма остатка или перерасхода средств.

На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —

Чаще всего выдача денежных средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы (покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д.). Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.

Традиционно наступление нового года связано не только с приятными хлопотами, но и с изменениями в законодательстве. Вот и в 2022 году бухгалтеров бюджетной сферы ожидает целый ряд нововведений. Разбираться в изменившихся правилах работы приходится очень оперативно, ведь применять многие новшества нужно будет сразу после новогодних каникул. Чтобы не допускать ошибок и свести к минимуму риск возникновения претензий при проверках, необходимо быть в курсе всех изменений, вступающих в силу с 1 января 2022 года.

Ключевое новшество этого Стандарта – изменение требований к отражению в отчетности прав на земельные участки. Применяя Стандарт впервые, учреждениям придется переоценить до кадастровой стоимости земельные участки, учтенные на балансе и внесенные в ЕГРН. Кроме того, сейчас при годовой инвентаризации земельных участков и иных НПА нужно уточнить дополнительные данные для аналитического учета таких объектов, поскольку Инструкция № 157н теперь требует обеспечить более широкую аналитику в учете НПА.

Переход на учет в соответствии со Стандартом «Нематериальные активы» нужно проводить уже сейчас. В ходе годовой инвентаризации все имеющиеся у учреждения компьютерные программные продукты, права пользования и иные НМА необходимо пересмотреть и распределить по новым учетным группам. Кроме того, теперь Инструкция № 157н прямо предписывает аналитический учет НМА вести в разрезе объектов учета по инвентарным номерам и ответственным лицам, так что в Инвентарной карточке потребуется прописать дополнительную аналитическую информацию. Уточнить ее тоже нужно в ходе инвентаризации

Обзор изменений в отчетности 2022 года

Декларация по ЕНВД. Как известно, с 2022 года ЕНВД прекратит свое существование. А вместе с отменой режима налогообложения аннулируется и подача декларации. В последний раз плательщикам по ЕНВД придется отчитаться до 20 января 2022 г. — за IV квартал 2022.

1010831 — передача на безвозмездной основе имущества, предназначенного для использования в целях предупреждения и предотвращения распространения, а также диагностики и лечения коронавируса, органам государственной власти и управления и (или) органам местного самоуправления, государственным и муниципальным учреждениям, государственным и муниципальным унитарным предприятиям;
1011450 — передача на безвозмездной основе в государственную казну РФ объектов недвижимого имущества;
1011451 — передача на безвозмездной основе имущества в собственность РФ для целей организации и (или) проведения научных исследований в Антарктике;
1011208 — реализация услуг по обращению с твердыми коммунальными отходами, оказываемых региональными операторами по обращению с твердыми коммунальными отходами;
1011446 — реализация услуг, оказываемых при международных воздушных перевозках непосредственно в международных аэропортах РФ, по перечню, утверждаемому Правительством РФ и др.

осуществляющих свою деятельность в области информационных технологий (отрасль IT);
производителей электронной и радиоэлектронной продукции;
осуществляющих свою деятельность по проектированию и разработке изделий электронной компонентной базы и электронной (радиоэлектронной) продукции;
других субъектов, для которых принят налоговый маневр, снижающий ставку страховых взносов до 7,6% (закон № 265-ФЗ от 31.07.2022).

1-Т (проф) «Сведения о численности и потребности организаций в работниках по профессиональным группам» (раз в 2 года за четные годы);
1-кадры «Сведения о подготовке (профессиональном образовании и профессиональном обучении) и дополнительном образовании работников организаций» (раз в 3-4 года).

Федеральный закон от 28.01.2022 № 5-ФЗ внес в ст. 80 НК РФ поправки, позволяющие сдавать сведения о среднесписочной численности работников в составе РСВ (касается ООО и ИП с наемными работниками). Для этого на титульном листе формы появится специальное поле (рис. 1).

получить согласие работника на удержание соответствующей суммы (если работник не согласен на удержание, взыскать деньги можно через суд);
в течение месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных средств, издать приказ руководителя организации об удержании (если пропустить срок, то взыскивать деньги придется в суде);
ознакомить с приказом работника (письмо Роструда от 09.08.07 № 3044-6-0).

К авансовому отчету сотрудником, получившим деньги любым способом, прикладываются документы, подтверждающие его расходы на нужды предприятия (чеки, БСО, квитанции, накладные, проездные билеты, др.). Перечисляются подтверждающие расходы документы на оборотной стороне авансового отчета.

Согласно п. 6.3 указания 3210-У выдача денежных средств подотчетному лицу регистрируется расходным кассовым ордером после предварительного составления им письменного заявления на имя руководителя компании либо поступления распоряжения руководителя о необходимости выдачи подотчетной суммы. В заявлении подотчетный сотрудник аргументирует необходимость выдачи суммы с обязательным указанием ее размера и срока предоставления денег.
По истечении определенного времени работник обязательно должен представить авансовый отчет с прикреплением первичных документов, доказывающих осуществленные расходы. С 30.11.2022 срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно. Прежнее требование о том, что АО должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.

Главный бухгалтер проверяет авансовый отчет и приложенные к нему документы в срок, установленный внутренним документооборотом предприятия. После прохождения проверки главным бухгалтером авансовый отчет утверждается руководителем, и приобретенные сотрудником товары (работы, услуги) отражаются в учете проводками Дт 10 (08, 20, 26, 44, 60, 76 ) Кт 71.

Законодательство не требует, чтобы субъекты хозяйствования в обязательном порядке оформляли данный документ. Но многие организации уже на практике убедились в том, насколько полезно иметь его под рукой. От возникновения споров с работниками-подотчетниками не застрахован никто, и в таком случае работодатель сможет доказать свою правоту ссылаясь на нормы Положения.

Деньги выдаются сотруднику-подотчетнику только в целях осуществления расходов, связанных с хоздеятельностью фирмы (или ИП).
Основание для выдачи — заявление сотрудника, содержащее указание на размер запрашиваемой суммы, а также срок, на который она берется, дату и визу руководителя, или распоряжение руководителя юрлица (или ИП).
Выдача подотчетнику наличных средств сопровождается оформлением расходного документа — ордера по форме ОКУД 0310002.

Правила осуществления выдачи наличности под отчет регулируются п. 6.3 указания Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У и состоят в следующем:

К подотчетным суммам можно отнести не только авансы на командировочные расходы, но и выдачу денег на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, основных средств, ГСМ, продуктов питания и прочие траты на нужды учреждения.
Выдавать средства подотчет можно только сотрудникам, с которыми заключены трудовые договоры. Не будет считаться ошибкой выдача средств работнику, трудящемуся по гражданско-правовому договору, например, на приобретение строительных материалов. В небольших организациях допустимо издание распоряжения, в котором прописываются конкретные должностные лица и фамилии, которым допустимо предоставление денег под авансовый отчет. Ниже вы найдете образец приказа о назначении подотчетных лиц 2022 года.

По оформленному ордеру кассир должен провести запись в кассовой книге. При этом записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку (подпункт 4.6 п. 4 Указания).

Альтернативой заявления на подотчет в 2022 выступает распорядительный документ организации. В последней редакции Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У не говорится, что это приказ, но организации чаще всего используют именно этот вид распорядительных документов.

Документальное подтверждение расходов по авансовому отчету, в том числе кассовым чеком

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях налогообложения прибыли признаются расходы, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ или обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были понесены расходы, или документами, косвенно подтверждающими расходы.

Ценности, приобретенные сотрудником для организации, а также расходы, произведенные им по поручению организации, принимают к налоговому учету на основании утвержденного авансового отчета, накладных (других документов), а также документов, подтверждающих факт оплаты, в частности, кассовых чеков.

Таким образом, если приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы оформлены с нарушениями законодательства РФ, то расходы (затраты) по такому авансовому отчету не могут учитываться для целей налогообложения прибыли организации как не имеющие надлежащего документального подтверждения.

Новое для бухгалтера в 2022 году

В 2022 году налоговое законодательство и порядок ведения бухучёта претерпели ряд изменений. Поправки коснулись ставок НДФЛ, заполнения путевых листов, обязательного применения ФСБУ 5/2022 большинством компаний, составления отчётности и многого другого. При работе бухгалтеру необходимо своевременно учесть все важные новшества и успешно применить их в своей деятельности. Рассмотрим всё по порядку.

Идёт уже второй месяц 2022 года, но многие бухгалтеры всё ещё нуждаются в систематизированной и экспертной информации о последних изменениях законодательства. Чтобы вам было проще учесть их работе и ничего не упустить, ведущий экономист-консультант Анна Устимова составила таблицу с самыми важными бухгалтерскими новшествами.

Любые организации, в том числе ООО и малые предприятия, у которых в году, предшествовавшем отчётному, выручка от реализации без НДС более 400 млн руб. или сумма активов на 31 декабря более 60 млн руб.
Все акционерные общества, независимо от величины выручки и активов
Организации, чьи ценные бумаги допущены на ОРЦБ
Организации, для которых обязательный аудит предусмотрен специальным законом. Например, застройщики (ч. 5 ст. 3 Закона № 214-ФЗ)

В целом изменения в 2022 году, которые коснулись налогообложения и затронули профессиональную деятельность бухгалтеров, направлены на сокращение отчётности, введение льгот для IT-компаний, упрощение учёта МПЗ, уменьшение нагрузки по выплате больничных. Отчёт о среднесписочной численности отменён, 2-НДФЛ тоже. Её включат в годовую 6-НДФЛ. Функции по оплате больничных листков с четвёртого дня возложены теперь на ФСС. В то же время введение прогрессирующих ставок по НДФЛ и УСН приведёт к тому, что бухгалтеры должны будут постоянно держать руку на пульсе и следить за доходами, чтобы своевременно и в полном размере уплатить налоги.

Образец заполнения авансового отчета в 2022 — 2022 годах

С 30.11.2022 данный отчет составляется в течение того количества рабочих дней, которое установлено в локальных актах работодателя, с момента:

истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска;
возвращения работника из командировки.

Требование о 3-х дневном сроке представления отчета с 30.11.2022 исключено указанием Банка России от 05.10.2022 № 5587-У. Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите к комментариям экспертов к Указанию ЦБ от 05.10.2022 № 5587-У.

Изменений по авансовым отчетам в 2022 году (равно как и в 2022 году) не было – этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2022 № 03-03-06/2/48232).

Первую (лицевую) часть заполняет бухгалтер. Здесь отражаются реквизиты документа (его номер и дата), сведения об организации и подотчетном лице, о выданном ему авансе, сводная информация об израсходованных средствах и бухгалтерских счетах, на которых отражается их движение и списание, а также сведения о выдаче работнику перерасхода или о получении от него неиспользованного аванса.
Вторая часть — это отрывная расписка о принятии отчета к проверке. Бухгалтер ее заполняет, отрезает и выдает подотчетнику.
Третья часть документа (оборотная сторона формы АО-1) заполняется коллективно. Подотчетный работник построчно отражает в ней реквизиты документов, которыми он подтверждает осуществленные им траты, а также сумму расхода «по отчету». А бухгалтер проставляет сумму, принятую к учету, и бухсчет, на который «повесит» расход.

Допустим, 21.01.2022 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.

Документальное подтверждение расходов по авансовому отчету, в том числе кассовым чеком

Положение о расчетах с подотчетными лицами: образец

Обычно перечень работников, которым допускается выдача подотчетных сумм, указывается в соответствующем распоряжении. Это может быть бухгалтер, водитель, секретарь, завхоз и прочие работники, в обязанности которых среди прочего входит покупка необходимых товарно-материальных ценностей, а также те, кто регулярно ездит в служебные поездки.

Читайте также: Ук Рф 1281 Верховный Суд

Таким образом, если сотрудник желает получить деньги под отчет, он должен написать заявление (в любой форме) на имя руководителя. В ряде организаций, в частности в силовых структурах, вместо заявления используется служебная записка, рапорт и другие варианты. И теперь бухгалтер работает не с приказом, а с заявлением, в котором руководитель решает, можно ли выделить сумму на определенный срок конкретному сотруднику или нет.

Кроме того, срок может быть указан не в календарных и не в рабочих днях, а определенной датой — например, до 1 сентября 2022 года. В таком случае интерпретация может быть любая. Дело в том, что Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У содержат только требование срока, на который сотрудник хочет получить деньги, без конкретики. И если руководитель завизировал сумму на такой срок, то бухгалтер, по сути, получает документ, который позволяет произвести выплату.

Если начиная с 2022 года в компании есть какой-то внутренний нормативный документ, уже подписанный руководителем, например, приказ о командировке, то заявление с сотрудника можно не требовать. В этом случае деньги выдаются на основании приказа, распоряжения или другого регулирующего внутреннего нормативного документа. Если такого документа нет, то с сотрудника следует брать заявление. Такой алгоритм действий объясняется тем, что руководитель является распорядителем финансовых средств в организации. Именно он решает, выдать или нет под отчет тому или иному сотруднику ту или иную сумму. То есть он определяет экономическую целесообразность предполагаемого расхода.

В качестве основания применяется статья закона (и конкретные его пункты), которая имеет прямое отношение к издаваемому приказу или же ссылка на внутренний документ предприятия (акт, служебную или докладную записку, какое-то положение в учетной политике и т.д.). Обоснование – это фактический повод для создания распоряжения.

Авансовые отчеты 2022

Нужно внести изменения в учетную политику на 2022 год и предусмотреть условия начисления нового вида резервов – по пенсионным и иным аналогичным выплатам. В него включаются суммы государственного пенсионного обеспечения, помимо выплат из Пенсионного фонда, а также суммы, предусмотренные коллективным договором или иным локальным актом учреждения по достижении работником возраста выхода на пенсию или определенного стажа.

ведут допустимый вид деятельности по данной системе;
доход не выше 150 млн руб. за любой из отчетных периодов или за год;
ОС не выше 150 млн руб.;
количество работающих не выше 100 человек за любой из периодов или за год;
доля участия других компаний в составе учредителей — менее 25%;
у компании, желающей работать на «упрощенке», не должно быть филиалов;
ставка налога до 6% в зависимости от региона в разделе «Доходы» и до 15% в разделе «Доходы минус расходы».

Поэтому в целях снижения рисков и (или) предотвращения налоговых споров целесообразно заранее определить в учетной политике перечень расходов, которые должны учитываться в составе командировочных, и перечень услуг производственного характера, которые должны учитываться в составе материальных затрат. При этом материальные затраты целесообразно оплачивать напрямую (без выдачи средств под отчет). Если подотчетному лицу все же придется оплатить расходы, отнесенные учетной политикой в состав материальных, то учитывать такие затраты нужно будет по правилам пункта 2 статьи 272 НК РФ. То есть на дату подписания акта приемки-передачи услуг, либо на дату передачи в производство материалов.

билеты в обе стороны на авиа-, ж/д, автобусный транспорт, кассовые чеки о выдаче постельного белья;
подтверждения расходов на проезд до вокзалов/аэропортов, находящихся за пределами городов, в труднодоступных районах;
документы из места проживания — гостиничные счета, бланки строгой отчетности или кассовые чеки;
страховые полисы на поездку;
документы об оплате других сборов, связанных с поездкой;
документы об оплате получения виз.

в заявлении на выдачу денег в подотчет не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Также можно оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким сотрудникам.
организация и ИП в праве самостоятельно устанавливать срок, в который подотчетник должен представить авансовый отчет.
денежные средства вправе получать даже те сотрудники, которые не отчитались по прошлым полученным суммам. Требование о том, что сотрудник должен отчитаться за ранее выданные суммы, из пункта 6.3 Указаний ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У убрали.
также с 2022 года подотчетные деньги можно перечислять на заработную карту сотрудника. Но тогда реквизиты заработной карты, на которую перечисляются деньги, необходимо отразить в приказе директора, либо сотрудник должен прописать их в заявлении на подотчет. А чтобы налоговики не решили, что это заработная плата сотрудника, и не потребовали с подотчетной суммы исчислить НДФЛ, то платежные поручения необходимо будет заполнять особым образом. В поле 24 «наименование платежа» уточнять, что перечисленные денежные средства являются подотчетными. Например, можно сделать такие записи как: аванс на хозяйственные нужды или аванс на оплату командировочных расходов и так далее.

Разбираемся с новыми правилами для подотчета

В заявлении подотчетного лица о выдаче денег больше не обязательна запись о сумме и о сроке, на который выдаются наличные. Подписывать заявление у руководителя необязательно. Организации вправе оформить один приказ сразу на несколько процедур выдачи наличных денег одному или нескольким подотчетным лицам. В документе обязательно указывают:

Сотрудник предоставляет в бухгалтерию приказ на выдачу денег под отчет за подписью руководителя учреждения в произвольной форме. В приказе разрешено указывать несколько сумм или несколько работников.
Подотчетным лицам разрешается иметь задолженность по ранее выданным авансам. Отменили 3-дневный срок для авансового отчета, но перед выдачей денег произведите полную сверку взаиморасчетов.
К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные деньги возвращаются в кассу организации (бухгалтер создает приходный кассовый ордер).
Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением через локальные акты.

Требование об обязательном авансовом отчете в трехдневный срок упразднено. Теперь организации и ИП самостоятельно устанавливают срок, через который подотчетное лицо должно отчитаться и вернуть остаток денег в кассу. Этот срок утверждает руководитель организации или индивидуальный предприниматель отдельным приказом и указывает его в положении о выдаче денег под отчет.

Кассирам запретили выдавать денежные купюры с повреждениями: загрязнением поверхности лицевой или оборотной сторон, приводящим к снижению яркости изображения на 8% и более, с посторонними надписями или рисунками, состоящими из двух и более знаков или символов, с оттисками штампа или пятнами диаметром 5 мм и более. Если банкнота содержит одно и более из указанных повреждений, а также иные, указанные в пункте 2.9 положения Банка России №630-П от 29.01.2022, она подлежит обязательной сдаче в банк. Принимать от других лиц в кассу наличные деньги, признанные неплатежеспособными, запрещено, это предусматривают новые правила работы с подотчетниками.

выдать деньги под отчет разрешено только работнику, с которым работодатель подписал трудовой договор (ст. 15 ТК РФ), или физлицу, работающему по договору гражданско-правового характера (письмо ЦБ РФ №29-Р-Р-6/7859 от 02.10.2014);
для выдачи денег сотрудники не должны подавать заявление, основанием для выплаты авансированной суммы выступает приказ, распоряжение или решение, подписанное руководителем;
срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом в 2022 году устанавливает организация;
выдача требуемых сумм осуществляется и при наличии задолженности по подотчетным деньгам, выданным ранее.