Автоматизация работы юридических отделов
Так как система основана на действующем Российском законодательстве, то в большинстве случаев хватает внедрения типового коробочного внедрения. Однако, благодаря платформе 1С 8, на которой написана программа, система может быть доработана под любые ваши специфические требования.
В настоящее время юристам приходится обрабатывать огромный объем информации. В ходе нашей работы мы часто сталкиваемся с тем, что в компаниях хорошо построена и отлажена внешняя работа юридических отделов и при этом многие процессы внутри компании осуществляются в ручном режиме.
Положение о юридическом отделе
Проекты договоров.
Заключения по представленным договорам
Визирование протокола разногласий или составление протокола согласования разногласий.
Претензии и иски по взысканию дебиторской задолженности.
Претензии и иски.
Заключения о невозможности судебного взыскания, иски, претензии
получает от отдела материально-технического снабжения:
Служебные на составление проектов договоров исходящих от предприятия.
Проекты договоров полученных предприятием.
Договоры с протоколами разногласий.
Сведения о дебиторах.
Сведения о нарушении условий договоров.
Документы о недостачах и дефектной продукции (претензии покупателей, акты приемки и т.д.)
передает от отдела материально-технического снабжения:
Юридический отдел: структура, задачи, должности
Юридический отдел ведет учет возражений, поступающих от контрагентов, и документации, связанной с ними, по единой журнальной форме. В обязанности подразделения входит подготовка претензий и подтверждений к ним в количестве, необходимом для передачи партнерам, в арбитраж и оставления в деле. Юридический отдел направляет уведомления контрагентам по фактам невыполнения либо ненадлежащего исполнения ими своих обязательств. Подразделение контролирует соблюдение требований, которые указаны в претензиях (в случае положительных ответов на них). Проверка осуществляется на основании информации, предоставляемой другими отделами. Служащие правового подразделения подготавливают и предоставляют руководителю предприятия предложения, касающиеся досудебного урегулирования конфликтов, а также предъявления исковых требований в суд. При поступлении претензий от контрагентов юридический отдел осуществляет их рассмотрение. В ходе него проверяются:
- Запрашивать и получать информацию, справочные сведения, материалы, необходимые для реализации своих обязанностей, у других подразделений предприятия.
- Вести переписку с муниципальными и госорганами по правовым вопросам.
- Выступать в качестве представителя предприятия в структурах госвласти, иных организациях и учреждениях по вопросам, отнесенным к его компетенции.
- Давать остальным подразделениям фирмы и отдельным служащим указания в пределах своих полномочий. Отданные распоряжения считаются обязательными для исполнения.
- Предпринимать необходимые меры при выявлении нарушений предписаний законодательства на предприятии, докладывать об обнаруженных фактах руководителю для привлечения к ответственности виновных.
- Привлекать специалистов и экспертов по согласованию с директором для консультаций и подготовки рекомендаций, предложений, заключений.
Процессы Юридического Отдела
А теперь попробуем разобраться, что такое юридический отдел на предприятии и какую функцию он выполняет. Юридический отдел –это самостоятельная структура, которая находится в подчинении руководителя компании. При этом его основной функцией является соблюдение деятельности организации в соответствии с существующим законодательством, а также защита ее правовых интересов и информирование обо всех правках и новые законопроектах, напрямую связанных с ее деятельностью.Структура юридического отдела разрабатывается руководителем с учетом объема работы и особенностей хозяйственной деятельности.
Для субъектов малого и среднего бизнеса контракта с юридической организаций будет вполне достаточно, а вот для более крупных компаний их вполне можно привлекать для проведения аудита и проверки эффективности юридического отдела. В любом случае ясно одно, что без помощи квалифицированных специалистов про нормальное функционирование организации не может быть и речи.
Бизнес процессы юридического отдела
Многие российские компании разработали и используют в своей деятельности регламентирующие документы, часть которых является процессными регламентами и представляет не что иное, как текстовое описание бизнес-процессов.
Шведская страховая компания Lansforsakringar успешно использует решение для юридических компаний Deltek Maconomy для управления своим юридическим отделом Стокгольм — 5 октября 2010 — Сегодня компания Делтек Макономи объявила о том, что шведская страховая компания Lansforsakringar приобрела решение Deltek Maconomy для юридических компаний. Решение было успешно внедрено в их штаб-квартире в Стокгольме.
Юридический отдел: роль в бизнесе и некоторые аспекты организации *
Кроме того, опыт показывает, что даже при активном использовании консалтинга создание полноценного юридического отдела ведет к снижению юридических расходов в целом и сокращению времени, затрачиваемого на структурирование сделок и разработку новых идей. Если же задействуются только внутренние юристы, то компании не приходится оплачивать незаконченные проекты и нереализованные идеи.
Для правильной организации юридической службы и получения от нее максимальной отдачи руководителям компании в первую очередь следует решить вопрос подчинения и независимости юридического отдела, на чем, со своей стороны, должен настаивать и глава данного отдела.
Положение о работе юридического отдела
- Повышение своевременности и качества принятия управленческих бизнес-решений
- Снижение человеческого фактора
- Повышение прозрачности при работе с судебными делами
- Систематизация дел юрлиц, входящих в группу компаний
- Исключение потери документов и договоров
- Общие положения. В нем прописывается роль правовой службы как самостоятельного структурного подразделения, его место в управленческой вертикали, влияние на него руководства компании и уровень регламентации его деятельности (приказы Генерального директора, решения Совета директоров итд). С нашей точки зрения, вес и значимость законодательно-экспертной службы во многих российских компаниях на сегодняшний день неоправданно занижен. Весьма часто роль департамента правовой защиты низводят едва ли не до уровня секретариата, бек-офиса, управления делами, т.е. сервисно-исполнительных подразделений. Соответственно, руководитель юрподразделения подчинен первому лицу компании не напрямую, а через куратора (например, заместителя генерального директора по корпоративному развитию). Такой подход приводит к тому, что юрист не принимает участие в формировании стратегии развития, прогнозировании рисков, просчитывании бизнес-эффектов, а вынужден проявлять активность по факту наступления той или иной проблемы. В конечном итоге ни о какой помощи бизнесу и формировании добавочной стоимости его активов не может идти и речи, поскольку юристы успевают работать только лишь по принципу «тушения пожаров».
- Организационно-функциональная структура юридического отдела. В этом разделе следует предусмотреть тип (способ) построения юрслужбы, характер этой структуры, порядок определения штатной численности, роли (должности) штатных единиц. Т.е. требуется обозначить структурную и штатную численность юрдепартамента.
- Цели, задачи и функции. В данном разделе регламента дается описание целей, сформулированных с учетом стратегии развития компании, и задач, которые необходимо решить для их достижения, с помощью выполнения ряда определенных функций юрдепартамента. Т.е., например, для обеспечения правовой защиты бизнеса задачей юрслужбы является поиск, сбор, приобретение нормативно-правовых документов, необходимых для осуществления деятельности предприятием, для чего ими осуществляется еженедельный мониторинг законодательства в справочно-правовых системах
- Права и обязанности юридического отдела. В этом разделе необходимо описать, какие действия могут предпринимать юристы и их руководитель для обеспечения выполнения своих задач. Помимо этого, должно быть указано на обязанности, но не с точки зрения функций (описаны в предыдущем разделе), а в контексте ответственности сотрудников и руководителя подразделения за ненадлежащее выполнение должностных обязанностей.
- Порядок взаимодействия юристов и сотрудников других подразделений. Один из самых важных разделов. Необходимо четко обозначить регламент: от каких подразделений какого рода запросы в каком порядке должны быть рассмотрены юристами.
- Система показателей, позволяющих оценить работу руководителя юридического отдела и его сотрудников (KPI). Этот раздел включает перечни и описание показателей (kpi), при выполнении которых работа руководителя юрслужбы и его подчиненных признается успешной. Показатели должны быть конкретными, измеримыми и достижимыми.
- Заключительные положения. В данной части закреплены порядок согласования и утверждения Положения, срок его действия, процедура внесения изменений, ознакомления сотрудников с ним и процедура его хранения.
Юридический отдел: обязанности и функции
- Соблюдение законодательных принципов в работе предприятия, министерства или ведомств.
- Увеличение финансовых результатов предприятия, используя правовые инструменты.
- Повышение выпуска доброкачественной продукции на предприятии.
- Обеспечение сохранности имущества предприятия с применением правовых средств.
- Выполнение заданий, условий на поставку, договорам на строительство и иным соглашениям.
- Защита юридических интересов и гражданских прав учреждения, упрочнение законодательства.
Распространено мнение, что KPI (Key Performance Indicators) неразумно применять в работе юристов, из-за того, что результаты их работы сложно предсказать заранее. Некоторая правда в этих словах присутствует. Говоря о показателях эффективности судебного юриста, нельзя быть уверенным, что результат судебного разбирательства будет объективно зависеть от данного специалиста. Но мы всё же считаем, что некоторые из правил KPI имеют место быть для юриста.
Разработка внутренней структуры юридического департамента компании
При создании юридического подразделения холдинговой компании следует, прежде всего, определиться с целями. В зависимости от того, какие цели будут стоять перед юридическим департаментом, такие задачи он будет решать. Цели, которые необходимо ставить перед юридическим департаментом, можно разделить на две группы. Первая – это обеспечивать текущую деятельность структуры, вторая – обеспечивать сохранение и приумножение ресурсов. При этом все цели, которые ставятся перед юридическим департаментом, конечно, должны быть соотнесены с общекорпоративной стратегией.
Когда речь идет о целях юридического департамента компании, а особенно холдинговой компании, главное, что стоит помнить при постановке таких целей – это то, что когда бизнес объединяет несколько юридических лиц, подконтрольных в той или иной степени одному корпоративному центру, ответственность этого центра существенно возрастает. Корпоративный центр, в каком бы виде он ни был организован, управляя всем бизнесом, передает бизнес — единицам некое имущество для ведения операционной деятельности, и соответственно, заинтересован, чтобы это имущество сохранялось и приумножалось. Для этого перед юридическим департаментом в рамках главной цели в качестве подцелей нижнего уровня – управление вопросами взаимоотношений корпоративного центра и бизнес -единиц, целесообразно ставить:
Взаимодействие юридического отдела с отделом кадров в процессе обеспечения законности в трудовых отношениях
При проверке проектов приказов о приеме на работу юридический отдел проверяет, соответствует ли приказ письменному трудовому договору, заключенному между работником и нанимателем, предусмотрены ли в трудовом договоре все необходимые (обязательные) условия, и прежде всего трудовая функция работника, не противоречат ли действующему законодательству основные и дополнительные условия трудового договора и т.п.
При проверке проектов приказов о переводе на другую постоянную работу юридический отдел ОАО «СветлогорскХимволокно» проверяет, имеется ли согласие работника на такой перевод, ознакомлен ли работник со всеми условиями его труда на новой работе. Если перевод осуществляется временно, по производственной необходимости, выясняется, имеются ли фактически обстоятельства, свидетельствующие о производственной необходимости, соблюдены ли сроки такого перевода, порядок оплаты труда.
Эффективная организация работы юридической службы
К решению большинства уже возникших проблем подключают правовой отдел. Приступая к решению задачи, юрист, конечно, обнаруживает и указывает руководителю причины ее возникновения. Например, конфликт с уволенными работниками в результате нарушения порядка его увольнения отделом кадров или спор с покупателем в результате неправильного оформления товаросопроводительных документов отделом сбыта. Однако, как показывает практика, до системной работы по исключению причин возникновения ситуаций дело обычно не доходит.
Получается, что на современных российских предприятиях функция штатных юристов чаще сводится к «подчистке» работы остальных подразделений предприятия, в том числе руководителя и исправлении допущенных ими ошибок. При этом профилактическая роль юриста не является приоритетной, и в остальной деятельности предприятия он практически не участвует. В силу вытекающих их этого проблем, такую практику никак нельзя назвать успешной. Так, на зарубежных предприятиях деятельность юристов настолько интегрирована в работу всего предприятия, что без них не принимается ни одного управленческого решения. Они являются участниками всех совещаний и переговоров с партнерами. Более того, юристы являются основными инициаторами внутренних проверок в целях повышения эффективности работы подразделений предприятия и исключения как внутренних, так и внешних убытков.
Бизнес процессы юридического отдела
Владельцем процесса назначается Начальник отдела МТС. Кризис мобилизовал представителей делового юридического сообщества. Как следствие, на мероприятии не было протокольных сообщений и общих мест. И далее, когда нераскрыты и неясны связи внутри холдинга, возникает немало казусов в сфере корпоративного управления активами. В основном роль юридической службы определяется исходя из функционального подхода к организации предприятия. Одним из ключевых моментов при формировании кадровой политики является принятие решения, что именно выбрать: Таким образом, достигается глубина понимания, а не широта знаний, широта обеспечивается набором специалистов — их сферы компетенции редко пересекаются.
Соответственно, распределение текущих задач происходит по умолчанию в зависимости от специализации сотрудников в службе. При возникновении единичных в своем роде вопросов за пределами компетенций штатных юристов компания обращается к сторонним консультантам, специализирующимся на соответствующих задачах.
Юридическая служба холдинга: экзотика или необходимость
Юридические риски часто являются рисками второго порядка, то есть, составной частью рисков финансовых, например, — поэтому юристы должны быть вовлечены в оценку и управление рисками первого порядка, то есть, вовлечены в соответствующие бизнес-процессы подразделений, управляющих финансами холдинга.
Первый уровень — руководитель юридической службы (отвечает за стратегические вопросы и реализацию цели сохранения и приумножения ресурсов компании, то есть занимается управленческой деятельностью во всем холдинге). Напрямую руководителю юридической службы подчиняются сотрудники, отвечающие за отдельные части юридической стратегии, которые обеспечивают реализацию отдельных подцелей.
Семь принципов построения успешного юридического департамента
Существует еще одна причина, вынуждающая придерживаться жесткой функциональной специализации. В современных условиях уже нельзя оставаться корпоративным юристом широкого профиля. Уровень профессиональной конкуренции требует от каждого юриста быть высококлассным экспертом в конкретной области права на уровне лучших стандартов внешних юридических фирм. Постоянная специализация и тренинг позволяют сотруднику добиться этого в достаточно короткий срок. Мне было очень приятно видеть, как некоторые мои подчиненные свободно “затыкали за пояс” внешних юристов именно благодаря специализации на определенных типах сделок и постоянному тренингу. В результате мы не просто повышали репутацию компании и экономили на расходах внешних консультантов, но и создавали стабильную правовую защиту компании от влияния внешних факторов.
Важно отметить, что даже высококлассным юристам требуется постоянный тренинг в области своей специализации, потому что юридические знания в современных условиях имеют высокую степень “амортизации”. Без постоянного их обновления корпоративные юристы со временем начнут проигрывать своим коллегам из консалтинга и усилия по созданию юридического департамента окажутся напрасными. И здесь все средства могут быть хороши. Например, можно попросить внешних юристов, работающих с вашей компанией, подготовить презентацию для сотрудников по интересующим темам. Можно также отправить сотрудника “на стажировку” к конкретному эксперту в определенной области права. Подобных вариантов формального и неформального тренинга очень много.
Выстраиваем структуру юридического департамента
Решать вопрос о необходимости перевода юриста под непосредственное подчинение руководителя юридического департамента необходимо исходя из эффективности контрольно-распорядительной функции головной компании. Если она слаба, то целесообразно принять юриста в головную компанию и заключить с бизнес-единицей договор оказания юридических услуг.
Если выбирается вариант с полным сопровождением своей деятельности бизнес-единицей самостоятельно, то необходимость coдержать большой штат в головной компании отпадает, но возрастает необходимость в укомплектованном штате каждой бизнес-единицы, и наоборот.
