Бизнес Процессы Юридического Отдела

Организация структуры и управление юридической фирмой

Характерной особенностью структуры юридической компании является обязательное вхождение в ее состав ведущих (управляющих) партнеров, партнеров, руководителей практик, главных юристов (senior lawyer),ведущих юристов, младших юристов (accociate), помощников юристов (paralegal), обслуживающего персонала (курьеров, секретарей) и прочих сотрудников. Структура юридической фирмы должна иметь не только организационно-штатное, но и важное карьерное и мотивирующее значение для всех ее сотрудников, т.к. строится по принципу движения вверх по карьерной лестнице. Вот так может выглядеть этот карьерно-должностной рост:

• Модель ИТ-обслуживания – собственные специалисты или ИТ-аутсорсинг
• Состав и мощности ИТ-инфраструктуры
• Объем затрат на поддержание и инвестиций на развитие ИТ-инфраструктуры
• Перечень специализированных программных продуктов, сайтов и платных сервисов, которые будут использованы в работе юристами (СПС, программы для юристов, сервисы поиска и проверки контрагентов и т.д.).

Модель бизнес-процессов: услуги юристов

Наши юристы по сделкам, операциям и спорам, связанным с моделью бизнес-процессов оказывают юридические услуги (сопровождение, обслуживание) в Новосибирске и иных городах (в т.ч. Томск, Омск, Барнаул, Красноярск, Кемерово, Новокузнецк, Иркутск, Чита, Владивосток, Москва, Санкт-Петербург, Екатеринбург, Нижний Новгород, Казань, Самара, Челябинск, Ростов-на-Дону, Уфа, Волгоград, Пермь, Воронеж, Саратов, Краснодар, Тольятти, Сочи).

Как кроме цены выбирать юриста непонятно. Поэтому подойдет вариант «спроси знакомых» (он же сарафанное радио), посмотреть кто и с кем работал ранее, посмотреть кто находится рядом. Затем можно посмотреть на опыт, знания, практику (всегда хочется максимально большое количество подходящего опыта). Затем можно обратить внимание на рекомендации других клиентов, публикации в профильных изданиях, выступления на конференциях, наличие команды юристов.

Роль юридического департамента в корпоративной структуре компании: как оценить и оптимизировать работу юристов

Существует прямая зависимость между эффективностью юридического департамента и статусом, которым его руководитель обладает в компании. В большинстве случаев, когда встает вопрос об оценке эффективности юридического департамента, речь идет о том, что его глава принимает участие в работе органов управления компании и отвечает за управление юридическими рисками.

Децентрализованная модель предполагает разделение юридического персонала по операционным процессам — когда юристы подчиняются руководителям соответствующих бизнес-подразделений, возможно, даже работают в разных городах, а связь с юрдепартаментом головного офиса у них не столь высока.

Выстраиваем структуру юридического департамента

В современных условиях одной из главных задач руководителя юридического департамента холдинговой структуры является построение процесса юридического сопровождения как бизнес-единиц (отдельных обществ), так и холдинга в целом. Большую роль в данном построении играет и сама структура (оргструктура) юридического департамента холдинга.

Представляется, что традиционный вариант (подчинение директору бизнес-единицы) наиболее оправдан. Подчинение же юристов бизнес-единиц руководителю юридического департамента холдинга должно осуществляться через построение контрольно-распорядительных механизмов и единого правового пространства. В качестве инструмента построения последнего можно использовать институт передачи полномочий единоличного исполнительного органа обществ управляющей организации (компании).

Бизнес-процессы — делимся опытом

• принять звонок/входящий мейл
• уточнить задачу клиента, понять потребности, задать уточняющие вопросы
• озвучить цену, что входит, общий план действий
• выставить счет
• направить клиенту план действий и список нужных документов
• проконтролировать оплату
• назначить встречу с клиентом и поход к нотариусу
• оформить у нотариуса документы, доверенность на юристов и на курьеров клиента
• отвезти документы в налоговую

• принять звонок/входящий мейл
• попросить направить на мейл скан претензии/иска (если клиент ответчик)/документов для иска (если клиент потенциальный истец)
• изучить бегло документы, при необходимости запросить дополнительные документы и сведения
• озвучить цену, выставить счет, получить оплату
• одновременно с озвучиванием цены (в том же письме) для доверия клиента можно сообщить концепцию защиты – в самом общем виде, без подробностей
• подготовить позицию и документ (отзыв, возражения)
• направить документы заказчику и проконсультировать его по дальнейшим действиям
• предложить обновить договор, сообщить об абонентском обслуживании
• принять участие в суде если необходимо

Бизнес Процессы Юридического Отдела

Создание единой юридической службы с едиными стандартами и правилами осуществлено частично. Заказчик отклонил предложение о передаче региональных юристов в полное подчинение головному офису, подчинив их функционально директору по юридическим вопросам, но оставив административно в подчинении региональных директоров. Эффективность структуры резко выросла, но при этом максимально возможной эффективности достичь не удалось, поскольку региональные директора часто выставляли собственные приоритеты выше приоритетов компании, что часто вело к конфликту интересов.

Полный анализ ситуации занял почти три недели. В имевшемся бардаке было очень сложно понять что происходит на самом деле, а тем более оценить возможности и способности отдельных сотрудников, система как таковая вообще отсутствовала, действительно просто толпа людей с одинаковым названиям профессии в дипломах.

Юридический отдел: обязанности и функции

KPI юриста – это исчислимые показатели, которые измеряются в единицах времени, процентах, рублях, штуках, описывающие характер его работы, которая была выполнена в необходимом виде. Рассмотрим самые бесспорные и явные.

Таким образом, уровень квалификации отдельно взятого сотрудника играет невероятно важную роль. Но если преодолеть приобретенные сложности, то данная функция даст видимые преимущества при её практической реализации.

Юридический отдел: роль в бизнесе и некоторые аспекты организации *

Независимость юридического отдела позволяет ему выполнять не только функцию обслуживания бизнеса (например, в форме ведения договорной или проектной работы), но и контрольно-надзорную функцию, направленную на идентификацию рисков и их уменьшение. Именно в этом и заключается основное преимущество наличия у компании собственной юридической службы, поскольку реализация второй функции «не по силам» внешним юристам.

Юридическими отделами обладают далеко не все коммерческие предприятия. Однако справедливым представляется утверждение, что средним и крупным компаниям для успешного ведения дел необходимо формировать свою юридическую службу. Наличие хорошо организованного юридического отдела предоставляет развивающемуся бизнесу ряд существенных преимуществ. Прежде всего, при условии правильного подчинения такого отдела и грамотного встраивания его во внутреннюю иерархию коммерческой организации возникает подразделение, независимое от различных корпоративных интересов и действующее на благо бизнеса в целом.

Описываем бизнес-процессы организации

Главный плюс такой формы – это отсутствие точных стандартов и возможность гибкого описания фактически любого процесса или его нюанса. Организация может использовать любую текстовую форму отчетности, а также структурировать собранную информацию на свое усмотрение. Недостатки:

2. Технологии моделирования используют унифицированный язык моделирования (UML). Он позволяет описывать БП непосредственно на языке понятном компьютерным программам, является средством автоматизации. Поддерживается ведущими разработчиками ПО, основным инструментом для реализации является программное средство Rational Rose от IBM.

Бизнес Процессы Юридического Отдела

Такие случаи должны пресекаться путем закрепления обязательных процедур, несоблюдение которых повлечет негативные последствия для виновных сотрудников.
При этом бизнес-процесс может выстраиваться по самым разным критериям и принципам, в частности — от идеального бизнес-решения, от структуры компании, от перечня внешних контактов (контрагентов), от конкуренции внешних и внутренних поставщиков, от финансовых, товарных и прочих потоков, от взаимодействия людей.
Для упрощения классификации просроченной задолженности инструктивно-методологические документы кредитора могут вводить термин «Проблемная задолженность» (просрочка до 30 дней), «Проблемный кредит», «Дефолтная ссуда» (просрочка свыше 60 дней) или иные вариации по названиям, срокам или другим показателям.
Это помогает в дальнейшем оптимизировать коммуникативные процессы в организации, ввести некий общий язык для определения ключевых терминов. Действительно, термины из инструкций потом активно переходят в общение сотрудников организации, порой в виде сокращений или в измененном, но всеми понятном виде. Далее данная терминология может стать всеобщей для определенной отрасли или даже применимой в масштабе страны. Например, «МСБ» или «СМБ» — малый и средний бизнес, «незавершенка» — объект незавершенного строительства, «дефолт» — невыплата долга, «ИП» — индивидуальный предприниматель. Указанное и понятно: поскольку рождаются новые явления, то появляются и новые определения таких явлений.
В деятельности организации на определенном этапе наступает момент, когда отношения «каждый с каждым» становятся невозможными. Теоретически количество контактов между сотрудниками равно величине n, где n — число сотрудников. Принято считать, что сложность управления рассчитывается как n2. Понятно, что при 6 сотрудниках потенциальные связи между ними не будут превышать 36, но уже при 25 достигнут 525.
Отметим, что в данной работе будут рассмотрены общие бизнес-процессы, однако при проектировании бизнес-процессов в организации необходимо учитывать и специфику бизнеса данной организации. Например, процессы на заводе отличаются от процессов в банке, поскольку включают существенный блок производственных процессов.
В настоящем параграфе мы схематично изложим процесс заключения договора с контрагентом и более подробно остановимся на оптимизации ключевых процессов.
Остальные процессы либо описаны в соответствующих главах (например, тот же процесс заключения договора, процесс судебного производства), либо могут быть разработаны на каждом предприятии, поскольку объем книги не позволяет полно описать данную обширную тему.
При проектировании бизнес-процесса по взысканию долгов в вашей организации следует учесть семь основных моментов:
1) «вход» и «выход» процесса;
2) какие процедуры входят в процесс;
3) срок процедур;
4) кто является исполнителем каждой процедуры;
5) ресурсы, задействованные в процедуре;
6) каков результат бизнес-процесса;
7) кто получает результат и что с результатом необходимо сделать.

Можно профессионально и идеально править каждый договор, поступающий в организацию, но вскоре станет понятно, что на это тратится много времени и часть правок переносится из одного договора в другой. Следующим шагом может быть создание типового договора или подготовка разъяснений для профильных подразделений: чтобы эти типичные ошибки выявлялись и исправлялись до поступления в юридическую службу. В итоге появится положение о договорной работе, которое урегулирует все спорные вопросы и опосредует бизнес-процесс договорной работы с большой степенью эффективности.
Другой пример — постоянные звонки и консультации по телефону мешают сотруднику эффективно выполнять более приоритетную работу, однако жизненно необходимы для тех, кому понадобилась такая консультация. Вариантом решения такой проблемы является введение «дежурной аптеки», т.е. установления графика «дежурств», например, менеджеров по клиентам, которые отвечают на все звонки и дают все устные консультации.
В нашем случае мы описываем общий бизнес-процесс управления дебиторской задолженностью, который включает в себя подпроцессы:
1) профилактика возникновения задолженности;
2) работа на ранних стадиях просроченной задолженности (Soft, Hard collection);
3) взыскание задолженности через суд (Legal collection);
4) реструктуризация задолженности.
Как мы видим, данные процессы нашли отражение в схеме глав и параграфов данной книги. Но если в иных разделах книги в большей степени описаны отдельные части процедур и «локальные» специальные решения, то здесь мы остановимся на необходимости соединения данной мозаики единой тканью бизнес-процесса, т.е. на процессном подходе к управлению организацией.
Бизнес-процесс определяется как «логически выстроенная последовательность действий по решению конкретизированных задач. Иначе говоря, это единство беспрерывных процессов исполнения целевых функций, возникающих в ходе осуществления деятельности, включая операционную, инвестиционную и финансовую. Бизнес-процесс — это набор необходимых и достаточных мероприятий, наиболее эффективно связывающих точку входа в систему (начало процесса) и точку выхода из нее (конец процесса), приводящих в конечном счете к результативности самого процесса»*(350).
Цель проектирования (моделирования) бизнес-процессов — типизировать и оптимизировать те операции и процессы, которые часто повторяются (например, даже копирование документации можно администрировать и увеличить эффективность данного процесса), а также урегулировать «проблемные участки», на которых, как правило, появляется конфликт интересов либо большинство ошибок.
Например, правовой риск возникает, когда сотрудники клиентского отдела из-за давления клиента или руководства оформляют индивидуальные операции без проведения их юридической экспертизы, или же юридическая экспертиза проводится ускоренно, без должной проверки.

Бизнес Процессы Юридического Отдела

Начнем с азов. Эффективное управление юридическим бизнесом невозможно, если вы в самом начале не определите для себя путь, по которому собираетесь идти, и цель, которой хотите достичь. Ориентация на средне- и долгосрочную перспективу — основа успешной бизнес-модели.

• заранее предвидеть и анализировать правовые риски;
• мыслить бизнес-категориями клиента;
• коммуницировать с людьми в зависимости от их рода занятий и положения в обществе;
• самостоятельно организовывать свою работу;
• быть быстрым, но при этом достаточно гибким в принятии важных решений.

Разработка внутренней структуры юридического департамента компании

Когда речь идет о целях юридического департамента компании, а особенно холдинговой компании, главное, что стоит помнить при постановке таких целей – это то, что когда бизнес объединяет несколько юридических лиц, подконтрольных в той или иной степени одному корпоративному центру, ответственность этого центра существенно возрастает. Корпоративный центр, в каком бы виде он ни был организован, управляя всем бизнесом, передает бизнес — единицам некое имущество для ведения операционной деятельности, и соответственно, заинтересован, чтобы это имущество сохранялось и приумножалось. Для этого перед юридическим департаментом в рамках главной цели в качестве подцелей нижнего уровня – управление вопросами взаимоотношений корпоративного центра и бизнес -единиц, целесообразно ставить:

При реализации же второй цели сохранения и приумножения ресурсов компании, юрист является управленцем, который определяет, кто и какими способами участвует в сохранении и приумножении ресурсов и таким образом обеспечивает интересы собственников бизнеса.

Юридическая служба холдинга: экзотика или необходимость

Первый уровень — руководитель юридической службы (отвечает за стратегические вопросы и реализацию цели сохранения и приумножения ресурсов компании, то есть занимается управленческой деятельностью во всем холдинге). Напрямую руководителю юридической службы подчиняются сотрудники, отвечающие за отдельные части юридической стратегии, которые обеспечивают реализацию отдельных подцелей.

7.Периодический мониторинг рисков независимой службой:
а) юридическая служба анализирует юридические риски в нестандартных сделках, и без визы/одобрения юристов компания не может создать новые обязательства;
б) руководитель юридической службы участвует в принятии коллегиальных решений и отвечает за юридические риски по этим решениям;

Бизнес-аспекты общего права: создание юридической службы

• Правовое сопровождение организации и защиты своих законных прав и интересов
• Оценка правовых рисков организации
• Правовое сопровождение переговоров
• Работа по контракту
• Досудебное урегулирование споров
• Судебная защита нарушенных или оспариваемых прав и законных интересов организации
• Разработка и осуществление юридической экспертизы локальных актов организации
• Консультирование должностных лиц и работников организаций по правовым вопросам

Итак, прежде всего, юридический отдел компании несет ответственность за полное сопровождение деятельности компании и обязан предвидеть события, которые несут негативные последствия бизнесу и компании в целом.

Семь принципов построения успешного юридического департамента

Существует еще одна причина, вынуждающая придерживаться жесткой функциональной специализации. В современных условиях уже нельзя оставаться корпоративным юристом широкого профиля. Уровень профессиональной конкуренции требует от каждого юриста быть высококлассным экспертом в конкретной области права на уровне лучших стандартов внешних юридических фирм. Постоянная специализация и тренинг позволяют сотруднику добиться этого в достаточно короткий срок. Мне было очень приятно видеть, как некоторые мои подчиненные свободно “затыкали за пояс” внешних юристов именно благодаря специализации на определенных типах сделок и постоянному тренингу. В результате мы не просто повышали репутацию компании и экономили на расходах внешних консультантов, но и создавали стабильную правовую защиту компании от влияния внешних факторов.

Централизация юридических ресурсов позволяет также сохранить необходимый демократизм, поскольку она препятствует возникновению привилегированных каст и кланов. Например, при формировании нашего департамента принцип равенства был заложен с самого начала. Все отделы и сотрудники равны с точки зрения сложности работы. Значимость конкретного юриста определяется его профессиональными знаниями и его опытом в конкретной области специализации. Конечно, существуют очень важные для компании проекты, но над ними обычно работают сразу несколько отделов, и любой сотрудник может претендовать на участие в них. Принцип равенства крайне важен для создания нормальных рабочих отношений в рамках единого юридического департамента, а также для распределения бонусов и стимулирования сотрудников к дальнейшему развитию. Этот же принцип позволяет отсеивать “паразитов”, т.е. тех сотрудников, которые либо меньше работают, либо допускают больше ошибок, чем остальные. Юристы сами заинтересованы в устранении из команды недобросовестных коллег, чтобы те не портили репутацию всего департамента и не мешали его продуктивной работе.

Разработка модели информационной системы юридического отдела по сопровождению и заключению договоров предприятия

Предлагаемая автоматизация процесса сопровождения и заключения договоров позволит сократить время на обработку первичной документации (регистрацию заявки на поставку), формирование всех документов. После настройки информационной системы процесс будет выглядеть следующим образом (как показано на рисунке 1.2).

• временные (изучение области автоматизации, анализ задачи ИС, разработка технического задания, проектирование ИС, программная реализация, тестирование и отладка, обучение персонала.
• трудовые (специалист по проектированию и разработке системы);
• финансовые (денежные средства, необходимые для информационной системы)
• информационные (различного рода нормативные документы (ГОСТы, нормативные документы предприятия и др.), справочная информация.