Работа С Договорами Делопроизводственные Нюансы: актуальная информация, пошаговые советы 2024

Содержание

Работа с договорами: делопроизводственные нюансы

Централизованный подход подразумевает наличие в организации специального структурного подразделения или рабочей группы, которая занимается договорами. Задача исполнителя – доставить проект договора или оферту в этот отдел, а согласованием, учетом и хранением будут заниматься специалисты.

Начальным и обязательным этапом работы над готовым проектом договора или офертой является согласование. Генеральный директор, подписывая договор, должен быть уверен, что заключает соглашение с добросовестным контрагентом, что сумма договора и налог на нее рассчитаны правильно, а сам договор не содержит таких условий, которые в будущем обернутся неприятностями для его бизнеса. Поскольку лично проверить каждый документ руководитель не в состоянии, договор должен пройти процедуру согласования. Круг согласующих лиц организация назначает самостоятельно, и он может меняться в зависимости от вида договора. Однако любой договор обязательно рассматривают главный бухгалтер, финансовый директор (финансовый аспект) и юрист (правовая экспертиза). Если в компании есть служба безопасности, в ее задачи входит проверка репутации контрагента.

Работа с договорами: делопроизводственные нюансы

Если компания использует систему электронного документооборота (СЭД), согласование проводится в соответствии с правилами этой системы. Лучше, если это будет параллельное согласование, т.е. договор отправится одновременно всем согласующим лицам. В отсутствие СЭД ее может заменить почтовый клиент с функцией голосования (например, MS Outlook) или программный продукт, разработанный специально для этих целей.

Понятно, что большинство организаций начинают с децентрализованного подхода: было бы странно тратить ресурсы на договорной отдел, если вся организация состоит из директора, бухгалтера и команды продавцов. Однако с ростом компании и объемов заключаемых договоров следует постепенно приближаться к централизованной системе работы.

Аренда квартиры

Как правило, в ней участвует несколько служб, и работа с документом каждой из них занимает определенное время. А общее время на согласование документа может стать весьма продолжительным, учитывая, что циклов согласования иногда приходится выполнять несколько.

Главным инструментом разработки процесса и управления его выполнением является диаграмма шаблона согласования (блок-схема процесса). Она показывает схему переходов – графическое представление этапов и связей между ними. На этой же схеме предусмотрены отображение множества настроек процесса (например, указание на временное изменение доступа на объекты UPE и PD, включенные, выключенные и вычисляемые связи и т. п.) и средства установки настроек.

Бухгалтерские и юридические услуги

Право подписания договора должностным лицом (например, генеральным директором) может содержаться в учредительных документах предприятия или передаваться по доверенности. В последнем случае второй стороне договора нужно очень внимательно отнестись к изучению доверенности: дает ли она право подписания договоров именно этого вида и именно на эту сумму, не просрочена ли она и т.п.

Работа с договорами: делопроизводственные нюансы

Структура договора может быть весьма примитивной (пункты 1, 2, 3, 4, 5…), а может быть весьма сложной (разделы, поделенные на параграфы, разбитые на статьи с пунктами и подпунктами). Можно при определении структуры руководствоваться Приложением к письму Роскомторга от 09.11.95 №1-1492/32-21.

Множественное число слова «договор» — это «договоры». Данная форма представляет собой традиционный способ образования имен существительных 2-го склонения мужского рода. Как известно, такие слова во множественном числе образуются при помощи следующих окончаний: -ы или -и . Это правило крайне важно знать для правильного произношения данного выражения.

Работа с договорами: делопроизводственные нюансы

Рассмотрим случай, когда организация достигла устных договоренностей с контрагентом. В результате этого в адрес компании был направлен проект договора. В крупных компаниях полномочное лицо не имеет права подписать это соглашение без соответствующего согласования с отделами.

Для крупных компаний можно рекомендовать следующую структуру регистрационного номера договора : порядковый номер регистрации в службе делопроизводства, номер структурного подразделения в соответствии с утвержденной классификацией в организации или буквенное обозначение структурного подразделения, год заключения договора. Например: 108/07/06 или 199-КС/06, где КС — буквенное обозначение коммерческой службы.

Работа с договорами: делопроизводственные нюансы

3.3. Доверенность, выданная иностранной организацией на имя руководителя российского юридического лица, главу представительства иностранной компании, физического лица на осуществление полномочий с правом передоверия, разрешает предоставлять полномочия третьему лицу. На третье лицо оформляется доверенность (оформленная на бланке организации или представительства, с печатью при ее наличии). В случае передоверия полномочий, возложенных иностранной компанией на физическое лицо, передоверие на третье лицо оформляется нотариально заверенной доверенностью.

При этом из зоны ответственности Договорного регламента следует исключить договоры, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, а также договоры из сферы трудовых отношений. Группу исключений можно дополнить и договорами, содержащими сведения конфиденциального характера, в т.ч. сведения, составляющие коммерческую тайну. Целесообразность этих исключений обусловлена спецификой документооборота таких документов, потому, как правило, работа с ними регламентируется отдельными организационными документами.

Работа с договорами: делопроизводственные нюансы

В крупных компаниях, как правило, используется принцип централизации: ответственный исполнитель готовит проект договора и сдает его в службу делопроизводства (или договорный отдел), которая осуществляет согласование, заключение, регистрацию, учет и хранение договоров, выдачу их копий.

При заключении типового договора его проект согласовывается только с юридической службой, которая осуществляет проверку представленного проекта документа на соответствие типовому и проверяет документы контрагента. Это значительно сокращает время согласования проекта договора.

Работа с договорами: делопроизводственные нюансы

подготовку проекта договора;
его согласование;
заключение договора (подписание и заверение печатью);
регистрацию (включая государственную регистрацию);
учет и оперативное хранение, выдачу копий (оригиналов) договоров;
формирование базы по документам контрагентов;
организацию исполнения договоров;
подготовку договоров к сдаче в архив.

договоры дарения;
договоры купли-продажи земельных участков, зданий, помещений;
договоры о долгосрочном кредитовании и инвестиционной деятельности;
договоры на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом (постоянный срок хранения для всех договоров этой группы установливает ст.57, одновременно на отдельные договоры этой группы Перечень устанавливает исключения — более короткие сроки хранения, например, ст. 28 обязует хранить договоры о купле-продаже акций акционерами только 5 лет после истечения их срока действия);
договоры регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания;
договоры о приеме-сдаче помещений в аренду;
договоры о приватизации;
договоры об экономических, научных и культурных связях;
договоры поставки материалов (сырья), продукции, оборудования для государственных нужд.

Работа С Договорами Делопроизводственные Нюансы

Значение полной стоимости займа (ПСЗ) изменяется в течение жизни займа при изменении параметров и условий кредитования, например, при частичном досрочном погашении займа, изменении условий страхования и страховых тарифов, изменении размера процентной ставки по займу и др. Максимальное значение ПСЗ, рассчитанное исходя из максимального размера процентной ставки __% годовых, который может быть установлен вследствие резкого роста уровня инфляции – 00,00 % годовых (абзац исключается при кредитовании на условиях фиксации процентной ставки на весь срок займа) .

Этой даты вообще может не быть, при условии, что под подписями стоят, и соответственно, датой заключения будет более поздняя из указанных дат, поскольку именно с даты подписания договора второй стороной становится заключенным, и как следствие действующим. Даже если дат под подписями нет, а есть только дата вверху, и то можно доказать, что был заключен в другое время — но это уже другая история.

Работа с договорами: делопроизводственные нюансы

Договор купли продажи, как и любой другой договор (см. образцы договоров) начинается с шапки, в которой мы описываем участников будущей сделки. Помни, что участник может выступать как от своего имени, так и по доверенности представлять чьи-то интересы. Все это необходимо написать в нашей шапке. Участниками сделки могут быть как физические лица, так и юридические и это тоже нужно все написать. Например ООО такое то в лице Пупкина Пупка Пупковича действующего на основании документа того самого общества. Если по доверенности, то Пупкин Пупок Пупкевич действует от имени Ивонова Ивана Ивановича по доверенности удостоверенной нотариусом, а далее списываем с доверенности. Договор на 50% состоит из текста, списанного с других документов необходимых к сделке, это важно, так как правильно составить договор с первого раза гораздо лучше, чем исправлять ошибку в самый неудобный момент сделки.

Ответственность сторон. Здесь определяются санкции за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств. Они могут быть увеличены по сравнению с законом в размере, могут быть предусмотрены дополнительные санкции и т.д.
Порядок изменения и расторжения договора.
Условия конфиденциальности.
Форс-мажор.
Порядок разрешения споров.
Способы обеспечения обязательств.

Кто присваивает номер договору

К мерам защиты интересов стороны при нарушении ее прав другой стороной относятся: возмещение убытков, неустойка, уплата процентов за пользование чужими деньгами, уменьшение цены некачественного товара, замена товара, отказ от исполнения договора и др.

Статья 422 ГК РФ указывает, что договор должен соответствовать императивным нормам , то есть тем обязательным для сторон правилам, которые установлены законом или другими правовыми актами. Если какое-то условие договора противоречит императивной норме, то оно незаконно и не подлежит исполнению сторонами. Но верно и другое — императивная норма, не внесенная в текст договора, должна исполняться в любом случае.

Обязательно ли присваивать номер договору

Тогда вам необходимо внести изменение номера во все регистрационные формы.Это будет возможно только в том случае, если оплата или оформление иных документов по договору не производились. И хотя все действия (оплата, отгрузка товара и др.) должны производиться только по договору, подписанному двумя сторонами, на практике случаются и другие варианты.
Поэтому, внося изменения во все регистрационные формы, следует обращать на это внимание.Правила регистрации договоров не могут быть произвольными. Все конкретные варианты присвоения номера должны быть закреплены в Положении о договорной работе либо в ином внутреннем нормативном документе вашей организации.
Только так можно избежать путаницы. на Электронная подписка за 8400 руб.

Весь объём заключаемых фирмой или ИП соглашений можно разделить на входящие и исходящие. Иногда их также называют «хозяйственные» и «производственные». Разница, так сказать, в источнике товаров, работ или услуг. В первом случае их оказывают или продают вам, а во втором — вы сами являетесь исполнителем по договору, тогда как заказчиком выступает ваш контрагент.

Лист согласования проекта образец

договор аренды здания или сооружения, заключенный на срок не менее года, подлежит государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации;
лицензионные договоры (регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания, уступки прав требования по товарным знакам) вступают в действие только после их регистрации в Роспатенте;
сделки с землей и другим недвижимым имуществом подлежат государственной регистрации в соответствии со ст. 164 ГК РФ.

На этапе работы с проектом договора ответственный исполнитель обязан обеспечить предоставление контрагентом пакета документов. Это обусловлено рядом причин. Дело в том, что заключенный договор может не иметь юридической силы (например, если он подписан неуполномоченным лицом). Чтобы избежать подобных эксцессов, надо внимательно подходить к проверке документов контрагента.

Может ли договор быть без номера

При составлении периодических дополнительных соглашений их порядковые номера можно вносить непосредственно в журнал регистрации трудовых договоров. И хотя в них не содержится специальной графы для этого (в графе «Номер договора» лишь один столбец), занести номер соглашения можно в 10-ю графу.

Ну на практике обычно сначала составляется проект контракта. Сторона, которая его делает, сразу присваивает контракту номер, но дата не указывается. Проект контракта без подписи и печати стороны, которая его составила, направляется контрагенту на согласование. После согласования и внесения поправок при подписании первой стороной на контракте ставится дата и контракт направляется другой стороне для подписания.

Работа с договорами: делопроизводственные нюансы

50. Уволили по недоверию ст.81 п.7.Основание акт инвентаризации. Была кассир, есть договор о коллективной материальной ответственности. Я не в чём не виновата, считаю. Что работодатель не выполнял все свои обязанности по договору о материальной ответственности (обеспечение условий сохранности товара)-у нас был магазин самообслуживания. Ходили к прокурору, сказал, что раз подписывали договор, значит. Что теперь хотите. Получается у меня нет никакой надежды доказать свою невиновность и теперь быть безработной со своей записью в трудовой книжке НИЗАЧТО! Помогите, пожалуйста!

47. Как взыскать недостачу с продавца через суд если нет акта инвентаризации? Трудовой договор, договор о мат. ответственности есть, есть тетрадные записи продавцов с остатками. Объяснительная не бралась, т.к. продавец пропала и не отвечает на звонки. Подали заявление в полицию, но отказы в возбуждении дела, они ее тоже не могут якобы найти.