Бизнес Процессы Юридического Отдела Магазинов

Роль юридического департамента в корпоративной структуре компании: как оценить и оптимизировать работу юристов

Все вместе это облегчает работу всех коммерческих структур компании, которые смогут заказать в таком централизованном департаменте любой набор юридических услуг по проекту (функция «одного окна»), не тратя время на поиск нужного юриста по конкретному вопросу. При этом сотрудники компании могут быть уверены, что получат полный юридический анализ возникшего вопроса.

В частично децентрализованной модели присутствует как разделение юридических процессов и распределение юридического персонала по операционным подразделениям и дочерним компаниям, так и частичная концентрация юридической функции на уровне головной компании и наличие прямой подотчетности руководителю юрдепа головного офиса.

Как автоматизация работы юридического департамента влияет на оптимизацию целого предприятия, Журнал «Группа компаний»

• Повышение эффективности бизнеса, повышение удовлетворенности клиентов, снижение штрафных издержек за счет:
  • сокращения сроков согласования/ принятия решений по претензиям/ искам;
  • формирования основы для управленческих решений в виде аналитической информации (например, количество поступивших от клиентов претензий в разрезе линий продукции, регионов, временных периодов);
  • повышения успешности работы по претензиям и искам.

• Автоматизация управления задачами сотрудников в разрезе претензионно-исковой работы:
• личный кабинет руководителя с возможностью оценки задач сотрудников подразделения;
• график мероприятий, контрольные даты, уведомления;
• контроль исполнения поручений руководителя.
• Возможность следить за загрузкой сотрудников и держать самые важные дела на личном контроле.

Опыт централизованного управления сетью розничных магазинов

Естественно, ключевая функция коммерческого департамента — продажи, эффективность этой работы анализируется в разрезе брендов, регионов и отдельных магазинов. В качестве одного из ключевых показателей эффективности магазина рассматривается уровень продаж на квадратный метр торговой площади, который контролируется не только директором точки, но и региональным директором, ее курирующим. Последний отвечает за текущую ситуацию в регионе, решает вопросы между головным офисом и руководителями магазинов, а также при необходимости проводит с ними административную работу.

Как действовать: создать единые правила и стандарты работы, транслировать их в каждое подразделение; обеспечить принятие основных управленческих решений через главный офис; за каждой статьей доходов и расходов бюджета закрепить ЦФО на уровне департамента управляющей компании.

Модель бизнес-процессов: услуги юристов

Описанное соответствует характеристикам деятельности нашей юридической фирмы «Ветров и партнеры». Начиная от знаний, опыта, наличия компетентных специалистов и заканчивая средними ценами на услуги, клиентоориентированностью каждого из сотрудников.

Юрфирма «Ветров и партнеры» подтверждает свою готовность и способность оказать клиентам запрашиваемую юридическую помощь, равно как и наличие специалистов, обладающих релевантным опытом и необходимой квалификацией при оказании юридических услуг по вопросам, касающимся бизнес-процессов .

Юридический отдел: роль в бизнесе и некоторые аспекты организации *

Для успешного руководства отделом важно, чтобы вознаграждение сотрудников определял и объявлял его глава. Несмотря на очевидность этого утверждения, на практике все может происходить иначе, и это влияет на управляемость отдела, его моральный дух и, следовательно, качество работы. Безусловно, нельзя говорить о полной независимости главы отдела в вопросах установления размера вознаграждения: в этом процессе всегда участвует его руководитель, а часто и другие лица, влияющие на окончательное решение или через распределение ресурсов, или через обязательные указания. Однако необходимо сохранять видимость такой независимости. При определении вознаграждения глава отдела должен выступать посредником между бизнесом и своими сотрудниками.

Именно юристы занимаются на предприятии договорной работой. Однако это не означает, что составление стандартных договоров не может быть передано в другие отделы, что происходит, как правило, из соображения экономии средств или времени на прохождение документа. Юристы нужны, а часто незаменимы, при структурировании сделок, ведении проектной работы и на переговорах.

Бизнес-процессы — делимся опытом

• принять звонок/входящий мейл
• уточнить задачу клиента, понять потребности, задать уточняющие вопросы
• озвучить цену, что входит, общий план действий
• выставить счет
• направить клиенту план действий и список нужных документов
• проконтролировать оплату
• назначить встречу с клиентом и поход к нотариусу
• оформить у нотариуса документы, доверенность на юристов и на курьеров клиента
• отвезти документы в налоговую

4. не нужно смешивать несколько процессов в один процесс. конечно в организации в целом все процессы образуют один бизнес процесс, но тогда Вам описывать все, нужно будет описать и выставление счетов, и получение оплаты, бухучет, заправку картриджей, обработку корреспонденции и т.п., что не является необходимым для небольших организаций. тут лучше описать только наиболее повторяющиеся и важные для компании.

Бизнес Процессы Юридического Отдела Магазинов

Оптимизировать юридический департамент, повысить эффективность его работы, остановить текучку кадров, сократить расходы на содержание департамента, ликвидировать постоянные провалы и пробелы в работе департамента, провести кадровую «чистку» путем избавления от неэффективных сотрудников, превратить «набор слабеньких лентяев» (терминология заказчика) в слаженную систему, эффективную структуру, обеспечивающую деятельность бизнеса.

• Объединить всех разрозненных юристов и юридические подразделения по всем офисам и представительствам, независимо от территориального нахождения в единой структуре с единым руководством из головного офиса.
• Учитывая крайнюю степень децентрализации управления компанией, граничащую с бесконтрольным бардаком, вывести всех юристов из под подчинения региональных руководителей и подчинить единому директору по правовым вопросам в головном офисе.
• Создать единое информационное поле для работы всех юристов компании.
• Автоматизировать управление юридическим департаментом, увязав всех юристов в единую информационную сеть. Для данной цели на основе имеющегося в компании софта был разработан продукт “Team room”.
• Переработать бизнес-процессы в юридическом департаменте, убрать все дублирующие и ненужные функции, добавив недостающие.
• Переработать все необходимые процедуры с целью увеличения эффективности и снижения их громоздкости.
• Автоматизировать весь возможный юридический документооборот, архивы, процедуры согласований и т.д.
• Подробный анализ загрузки юридического персонала и выявление мест непродуктивного расходования ресурсов и времени.
• Пересмотр штатного расписания и обязанностей сотрудников юридического департамента.
• Пересмотреть систему мотивации юристов, установив ее таким образом, чтобы оплата труда мотивировала сотрудников на успешное и своевременное выполнение своих обязанностей.
• Создать эффективную систему внутреннего обучения юристов и регулряного обмена опыта между ними.
• Передача ряда функций на аутсорсинг (особо сложные и специфические функции перепоручить внешним исполнителям, специализирующимся на вопросах такого рода: работа по защите интеллектуальной собственности, регистрации торговых знаков, дью-дилидженс, слияния и поглощения и т.п.).
• Последовательный анализ каждой выполняемой функции на предмет ее реальной потребности, оптимальности выполнения, обеспеченности ресурсами.
• Организация удаленного обмена информацией по защищенным электронным сетям и удаленного доступа ключевых сотрудников к базам данным и системам управления бизнесом.
• Рекомендовали все-таки избавится от сотрудника, увольнять которого нам запретили (он реальный источник очень многих проблем компании).

Бизнес–процессы розничного магазина

– ускорение процессов (например, исключение процесса взвеши­вания товара в торговом зале, объединение процесса взвешивания и сканирования штрихкода; введение сканеров для покупателей, позволяющих самостоятельно сканировать цену товара и отправлять эту информацию на кассу);

Основным современным подходом к розничному магазину является определение магазина как совокупности бизнес–процессов. Подобный подход позволил увеличить управляемость розницы, снизить сроки об­служивания клиентов в несколько раз, удовлетворить потребности посетителей магазинов и сетей. В данный момент основное направление развития бизнес–процессов заключается в максимальном совмещении функций нескольких должностей в одной точке с целью сокращения персонала и увеличения скорости обслуживания клиентов.

Анализ бизнес-процесса формирования ассортимента в организациях розничной торговли

В контекстной диаграмме входной информацией является ассортиментный перечень товаров. Выходной информацией является акт о приемке товаров. Собственниками выступают: товаровед, начальник отдела маркетинга, кладовщик, главный бухгалтер, начальник отдела закупок. Управляющие стрелки – Санитарные нормы и правила 2.3.2.1324-03. «Гигиенические требования к срокам годности и условиям хранения пищевых продуктов», Федеральный закон от 02.01.2000 №29 – ФЗ « О качестве и безопасности пищевых продуктов», Закон РФ от 07.02.1992 №2300 – 1 (ред. От 13.07. 2022) «О защите прав потребителей», Устав организации.

Диаграмма декомпозиции процесса «Формирование ассортимента» состоит из четырех подпроцессов: решение о закупке товара, анализ поставщиков, закупка, прием и отгрузка. Каждому подпроцессу соответствует регламентирующая документации, а также входная и выходная информация. Собственниками подпроцесса являются товаровед, главный бухгалтер, начальник отдела маркетинга, кладовщик и начальник отдела закупок.

Организация структуры и управление юридической фирмой

1. Формирование стратегического видения развития фирмы и ее миссии. Руководство и владельцы компании должны прийти к консенсусу о том, какой они видят ее примерно через три года – пять лет.
2. Постановка финансовых и стратегических целей Цели лучше ставить согласно принципам SMART-управления , т.е. они должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и ограниченными во времени (на те же 3-5 лет). На этом же этапе необходимо определиться со способами (методами) и средствами управления. Один из проверенных методов – управление по юристами по KPI, установление которых является весьма действенным способом управления и контроля реализации стратегии и целей юридической компании.
3. Разработка стратегии как документа, ее согласование с ключевыми лицами Для успешного прохождения этого этапа следует понять, на каком этапе развития фирма находится сейчас, для чего следует провести SWOT, PEST и конкурентный анализ компании, обозначить, на каком этапе развития она планирует оказаться через определенный промежуток времени, и какие действия кому для этого требуется предпринять.
4. Внедрение стратегии Как и любую другую новацию, будь то компьютерная система управления или новая стратегия управления, ее необходимо внедрить в каждодневную работу компании. На этом шаге важна обратная связь от сотрудников, их обучение и мотивация с целью включения их в круг активных, инициативных и целеустремленных «делателей» стратегии.
5. Контроль и корректировка стратегии под текущую деятельность Через систему KPI руководство проверяет выполнение стратегии юридической фирмы, одновременно анализирует изменения в рынке, конкурентной среде, внешних обстоятельствах (законодательство, макроэкономика) и оперативно корректирует стратегию.

• Модель ИТ-обслуживания – собственные специалисты или ИТ-аутсорсинг
• Состав и мощности ИТ-инфраструктуры
• Объем затрат на поддержание и инвестиций на развитие ИТ-инфраструктуры
• Перечень специализированных программных продуктов, сайтов и платных сервисов, которые будут использованы в работе юристами (СПС, программы для юристов, сервисы поиска и проверки контрагентов и т.д.).

Основные виды бизнес-процессов типичных магазинов

Существует мнение, что универсальные строительные предприятия небольших и маленьких размеров медленно исчезают с рынка, благодаря технологичными строительными гипермаркетами. Стоит отметить, что строительство строительных гипермаркетов не всегда целенаправленно в маленьких городах и регионах, строительные супермаркеты имеют преимущество, так как они расположены неподалеку от клиентов. Ограниченная площадь строительного супермаркета не позволяет в значительной мере расширять ассортимент товара, но, точное позиционирование и простая настройка под названием «on-demand», и отсутствие перенасыщения рынка делают данный формат очень привлекательным.

• Директор предприятия решает внедрить систему скидок на определенный товар, для этого вычесляются короткосрочные и долгосрочные дазачи формируемой лояльности политики предприятия. Проводится расчет экономической целесообразности системы дисконта, затем формулируются правила скидок, которые предоставляются. В магазине можно попасть на обчные скидки, которые проводяться очень часто — в определенное время, по количеству товара, на сумму, которая указана в чеке. Также в магазине можно получить персонифицированные скидки — с использованием накопительных и расширенных дисконтных карт. Накопительная скидка на товар — это бону сли скидка, процент котрой напрямую зависит от поставленного порядка, полной суммы отпокупок, которые были сделаны, благодаря использованию любой дисконтной карты за определенный промежуток времени. Расширенная скидка на товар — это скидка, процент которой зависит чека за текущий период

Это видео недоступно

НА МАСТЕР-КЛАССЕ МЫ ПОЭТАПНО РАЗОБРАЛИ:
* Как снизить расходы на оказание юридических услуг за счет автоматизации и повторных продаж;
* Ведение правильного операционного учета — залог стабильности в юридической фирме;
* База знаний юридической фирмы или как сохранить опыт компании при уходе сотрудников;
* Автоматизация взаимоотношений с клиентами, как основа установления долгосрочных отношений.

МАСТЕР-КЛАСС СТОИТ ПОСЕТИТЬ:
* Перспективным начинающим юристам, которые мечтают о своем успешном юридическом бизнесе или частной практике, но пока не понимают как создавать результат.
* Управляющим партнерам или руководителям, желающим тратить меньше времени на управление и операционные задачи, и построить системный юридический бизнес.
* Собственникам юридических компаний, заинтересованых в повышении своей прибыли с помощью эффективных
методов автоматизации повторных продаж.
* Адвокатам или практикующим юристам, которые хотят вести правильный операционный учет и автоматизировать взаимоотношения с новыми клиентами

Основные бизнес-процессы в магазине

1. Поставщик доставляет товары в магазин. Каждая партия сопровождается документацией: накладная, счёт-фактура и сертификат качества. Оператор сверяет количество товара с документами, принимает и отправляет его на склад.

1. Причиной возврата всей партии или единичного товара может стать низкое качество продукта и его несоответствие прилагаемым сертификатам качества. Второй повод — просрочка товара на складе или в торговом зале.

Юридическая служба холдинга: экзотика или необходимость

3.Распределение ответственности за управление рисками между наемным менеджментом и собственником (кто за что отвечает — политика делегирования ответственности: за какие риски отвечает юридическая служба холдинга, принятие каких рисков возможно на уровне дочерней компании).

7.Периодический мониторинг рисков независимой службой:
а) юридическая служба анализирует юридические риски в нестандартных сделках, и без визы/одобрения юристов компания не может создать новые обязательства;
б) руководитель юридической службы участвует в принятии коллегиальных решений и отвечает за юридические риски по этим решениям;

Семь принципов построения успешного юридического департамента

Удивительно, но такое базовое понятие, как “клиент”, сильно размыто в большинстве российских компаний. Во всяком случае, многие юристы не могут четко сформулировать, для кого конкретно они выполняют работу и кто является спонсором, заказчиком и исполнителем. А ведь на самом деле подход к клиенту, который воспитывается у сотрудников юридических фирм, не должен отличаться от подхода корпоративных юристов. Каждый корпоративный юрист должен знать своего клиента в лицо и обязан немедленно реагировать на его запросы. Любой звонок клиента должен быть быстро обработан и по нему должна быть оказана оперативная помощь. Важны даже такие мелочи, как культура отправки факсов, ответа на телефонные звонки, написания меморандумов. Но, к сожалению, в российских компаниях на эти формальности часто не обращают внимания. И напрасно. Ведь без уважения к клиенту (которое проявляется и в мелочах) невозможно создать высокопрофессиональную культуру всего юридического департамента. И если клиент не спит ночью из-за важного проекта, его юрист должен работать и оказать необходимую помощь и ночью.

Возможно, такой подход вызовет непонимание части клиентов, привыкших видеть в корпоративных юристах лишь исполнителей своих решений, а не самостоятельную интеллектуальную силу. И здесь каждый должен решить для себя, что важнее в его профессиональной карьере: сохранить полную лояльность сложившейся практике или все-таки попытаться проявить настойчивость и выполнить свою профессиональную миссию. Если вы слышите от клиентов замечания типа “мы тут все уже решили, твоя задача правильно записать и оформить”, это обычно значит, что на самом деле ничего не решено, а четкое видение ситуации отсутствует. Ваша миссия при этом как раз и состоит в том, чтобы дать необходимые разъяснения, а если нужно, то и сказать твердое “нет”. Если с течением времени клиент перестанет воспринимать вас как просто “юридического оформителя”, начнет прислушиваться и увидит перед собой ценного “советчика”, вы, наверняка, сможете предлагать ему все новые пути усовершенствования различных бизнес-процессов. И это следует оценивать не иначе, как профессиональный успех.

Выстраиваем структуру юридического департамента

Если выбирается вариант с полным сопровождением своей деятельности бизнес-единицей самостоятельно, то необходимость coдержать большой штат в головной компании отпадает, но возрастает необходимость в укомплектованном штате каждой бизнес-единицы, и наоборот.

Немало ситуаций, при которых необходимо привлечение сторонних юристов (н-р, для независимой оценки рисков, решения узкоспециализированной проблемы или в случае, если вопрос находится за рамками обычной деятельности).