Бизнес Процессы С Юристом

Роль юридического департамента в корпоративной структуре компании: как оценить и оптимизировать работу юристов

Как показывают исследования и опросы, на сегодняшний день абсолютное большинство юридических департаментов отмечают свою погруженность в бизнес-компании (см., например, схему на с. 03/07, в которой использованы данные исследования компании PwC Legal «Бенчмаркинг юридической функции»).

Универсальной организационной структуры юридического департамента нет и быть не может, учитывая разницу в сферах деятельности, размерах бизнесов, различия в подходах к организации бизнес-процессов и т.п. Однако, несмотря на все разнообразие, организация работы юрдепа в том или ином виде сводится, по мнению PwC Legal, к трем базовым моделям:

Организация структуры и управление юридической фирмой

1. Неправильное управление финансовыми ресурсами
   Ошибочно начинать юридический бизнес на заемные средства. Чтобы избежать неплатежеспособности, следует предварительно просчитать свои финансовые возможности и возвратность вложений. Будет хорошо, если учредители юридической компании будут надеяться только на собственные силы и средства. Второй ошибкой является применение денежных средств не по назначению, что обусловлено отсутствием системы планирования и управления финансовыми ресурсами. Полученные гонорары от Клиентов следует безошибочно распределять между затратами на текущие нужды и будущими инвестициями, под которыми понимаются, например, расходы на маркетинг (рекламу), на повышение профессионализма персонала либо на автоматизацию и ИТ-инфраструктуру.
2. Неспособность распределить обязанности между партнерами, юристами и ассистентами
   При создании юридической фирмы зачастую возникает проблема отсутствия ясного распределения обязанностей между коллегами. Как результат, сотрудники могут заниматься одной и той же работой, либо, наоборот, какие-то определённые направления юридической фирмы не получают должного внимания. Для предотвращения подобной ситуации, оговаривайте всё заранее. Кроме того, необходимо максимально развивать внутренний аутсорсинг, когда определенная часть функций и обязанностей, несвойственных юристу как эксперту, перераспределяются между ним и клиентскими менеджерами, секретарями, ассистентами/младшими юристами, курьерами и т.д.
3. Принимать в работу заведомо невыполнимые дела Клиентов
   Корректное построение отношений с Клиентом требует верных действий. Многие юристы не могут ответить отказом Клиенту, даже если они наверняка знают, что не справятся с этим делом. Иногда это обусловлено желанием руководства получить предоплату за услуги «во что бы то ни стало». В результате у Клиента наступает разочарование компанией в силу его нереализованных ожиданий. Поэтому, чтобы не получалось противоречивых ситуаций, не вводите в заблуждение Клиента.
4. Не проводится сегментация клиентов, работаем «со всеми подряд»
   В любой юридической компании в том или ином виде (автоматизированном или полу ручном) должна быть внедрена CRM — система работы с клиентами. Руководитель, партнер фирмы должен четко понимать:
   • как ведется взаимодействие с Клиентами – сколько было контактов и какова их результативность (конверсия) в продажи
   • какие категории (портреты) Клиентов обращаются в компанию чаще всего, за какими услугами, какова доля выручки по разным категориям (группам) Клиентов и услугам
   • источники обращения клиентов в юридическую компанию, частота/сезонность оплат Клиентов, причины отказа Клиентов от предложений компании и т.п.

   Если этого не сделать, то в результате мы будем работать с «посредственными» клиентами, а в худшем случае – начнем работать с «плохими» клиентами – неплатежеспособными и необязательными юридическими и физическими лицами. Старайтесь оградить себя от них, заключайте договоры с указанием тарифов. В обязательном порядке необходимо вести реестр таких клиентов, как-то выделяя их в общей клиентской базе. При первом же их появлении следует вежливо «указывать им на дверь». Например: «Извините, мы не занимаемся такими делами». Оборотной стороной недостаточной клиентской работы в юридической фирме является отсутствие особых подходов к привилегированным, «элитным» Клиентам. Это вовсе не означает, что нужно пренебрежительно относиться к другим Клиентам, это будет негативно сказываться на репутации Вашей фирмы. Однако правило Парето работает и здесь – повышенная забота о небольшой по численности группе состоятельных Клиентов может дать максимальный финансовый результат.

5. Плохое, несистемное управление своим рабочим временем
   Время профессиональных юристов – самый ценный и главный ресурс юридической компании. Однако большинство юристов, к сожалению, не могут распоряжаться своим временем целиком и полностью. Множество вещей отвлекает нас каждый день – от звонков и писем до вопросов помощников и неожиданных визитов друзей-юристов. Обычно юристу приходится вставать на реакционный путь в отношениях с окружающим миром. Но цена этого подхода высока. Если не контролировать свое время, то потери из-за такого «хаоса» оцениваются в 10-30% от времени, которое можно продать клиентам. Решение очень простое: лучше планируйте свой рабочий день. Закладывайте время на звонки, ответы на письма, общение с коллегами. Просите ваших помощников не беспокоить вас в какие-то часы, например, с 9 до 10 утра каждый день. Помните, что если вы всегда доступны, то это приводит к тому, что помощники начинают меньше думать самостоятельно. Просите помощников собирать их вопросы в группы и по возможности готовить не только вопросы, но и варианты ответов на них. Следующая вещь, о которой нельзя забывать – это регулярный, контролируемый учет рабочего времени в разрезе выполняемых работ, Клиентов и их проектов. Причем вне зависимости от того, используете ли Вы в отношениях со своими Клиентами почасовую или фиксированную оплату, учет рабочего времени поможет Вам дополнительно дисциплинировать сотрудников, пробудить в них рефлексию относительно потраченного времени, стимулируя не тратить время бесцельно. Кроме того, эта мера позволит Вам понять истинные трудозатраты, а значит и себестоимость выполняемых работ, а в сочетании с используемыми тарифами, общей рыночной ситуацией и конкурентной средой, а также расходами на привлечение Клиента по этой услуге, оценить ее востребованность и эффективность. На этапе выстраивания системы управления временем можно рекомендовать книги и тренинги по управлению временем. Например, из книг-бестселлеров по этой теме следует отметить «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса» Дэвида Аллена и «Формула времени» Глеба Архангельского.
6. Рабочий процесс слабо автоматизирован (не автоматизирован вообще)
   Как известно, юрист – это прежде всего правовой эксперт. Однако современный юрист юридической фирмы в той или иной степени должен выполнять еще и роли бизнес-аналитика, риск-менеджера, клиентского менеджера. При таком расширении компетенции юриста архиважное значение приобретает автоматизация выполнения типовых, рутинных функций юриста. Это может быть подготовка шаблонных документов, планирование судебных встреч, задач по проекту, составление отчетов/реестров, информирование Клиентов и многое другое. В сочетании с выполнением условия № 2 , автоматизация рабочего места юриста в юридической компании способна разгрузить его от непрофильных функций и сосредоточить на максимально результативной и продуктивной работе по делу (проекту) Клиента.
7. Отсутствие маркетинговой политики и продажи услуг через юристов
   Не последнее место при создании и в работе юридической компании должна занимать разработанная политика (стандарты) в области маркетинга (рекламы), продаж и PR. Необходимо понимать, как (через какие источники) мы привлекаем новых Клиентов, какие ресурсы (людей деньги) направляем на их поиск и привлечение, как формируем предложения действующим клиентам, как должен идти процесс продаж наших услуг, будь то исходящие обзвоны или прием входящих звонков. Большой ошибкой является «сбрасывание» на юриста функций клиентского менеджера, телефонного консультанта, продавца услуг и т.д. (см. ошибка № 2 ). Для цели продаж в юридической компании должен быть отдельный сотрудник. Значение PR также сложно переоценить. Надо участвовать в новостном фоне, имиджевых мероприятиях, дискуссиях на злободневные темы, быть хорошим ньюсмейкером. Одним словом, стараться самим генерировать новостные и информационные поводы. Это позволит Вам увеличить число контактов с Вашими Клиентами, а также повысит Вашу репутацию в их глазах.
8. Отсутствие узкой специализации, практикуем во всех областях права.
   Если Ваша юридическая компания образована недавно, то следует изначально подумать о специализации в определённой сфере права. Попытка охватить весь спектр юридических услуг рано или поздно негативно скажется и на качестве этих услуг, и на репутации фирмы. Так как рынок юридических услуг давно сложился и существует огромная конкуренция между юридическими фирмами, то при создании юридического бизнеса постарайтесь оказывать другие услуги, нежели чем те, которые оказывают Ваши многочисленные конкуренты. В противном случае, во-первых, доходы от таких услуг не окупят затраты на привлечение Клиентов по популярным тематикам (типа рег. действий и общеправового абонентского обслуживания), во вторых, будет страдать качество услуг, так как современный юрист не может одинаково хорошо разбираться и в семейном праве, и в тонкостях антимонопольного регулирования. Это же утверждение применимо и для давно существующей фирмы, следует обобщить накопленный опыт оказания Клиентам различных услуг и выделить из них, во-первых, приносящие максимальную финансовую отдачу по принципу «затраты-результат», во-вторых, те услуги, в которых Ваша компетенция неоспорима, на которых Вы «набили руку».
9. Не оптимизирован бумажный документооборот
   Юристы обычно создают и распечатывают большое количество документов по клиентским делам. В этой связи также можно рекомендовать руководству юридических фирм стараться возмещать траты на подготовку печатных документов. Эти расходы наряду с командировочными и представительскими затратами следует включать Клиенту в счета для компенсации (разумеется, при согласовании с Клиентом такого подхода). Помимо этого, необходимо стараться уходить от полностью бумажного документооборота, заменять или по крайней мере дублировать его электронным. Это позволит снизить транзакционные издержки на поиск документов и снизить затраты (курьеры, канцтовары, секретари).
10. Непрозрачная структура юридической фирмы и несистемная работа с кадрами
    Немаловажен вопрос правильного подбора персонала, его адаптации, мотивации, профессионального развития и встраивания в корпоративную культуру юридической фирмы. Для юриста юридической компании важны такие качества, как:
    • Умение мыслить категориями бизнеса Клиента
    • Навыки риск-менеджмента и умение предварительно оценивать правовые риски
    • Развитые коммуникативные навыки
    • Положительная личная и профессиональная репутация
    • Умение оптимизировать и автоматизировать свою работу
    • Мобильность и гибкость в принятии решений
    • Уверенное владение английским языком

    Требуется предоставлять юристам возможности профессионального роста, расширения горизонтов их знаний и оттачивания практических навыков, которые могут пригодиться в работе, за счет юридической компании, но в согласовании с целеполаганием сотрудника и обусловленные производственной необходимости. Т.е., если сотрудник не обладает требуемыми знаниями и навыками, не желает их приобретать, а компании это крайне нужно, скорее всего, такому юристу должно быть указано на дверь.

Прежде всего, следует по возможности застраховать себя от наиболее распространенных ошибок, которые можно допустить как на старте, так и в ходе дальнейшей работы юридической фирмы. Это поможет избежать издержек и максимизировать прибыль компании.

Как автоматизация работы юридического департамента влияет на оптимизацию целого предприятия, Журнал «Группа компаний»

• Автоматизация управления задачами сотрудников в разрезе претензионно-исковой работы:
• личный кабинет руководителя с возможностью оценки задач сотрудников подразделения;
• график мероприятий, контрольные даты, уведомления;
• контроль исполнения поручений руководителя.
• Возможность следить за загрузкой сотрудников и держать самые важные дела на личном контроле.

• До запуска системы в эксплуатацию необходимо осуществить импорт исторических данных – базы контрагентов, форматов отчетности, данных по текущему состоянию ПИР в организации и т.д. При этом такие данные желательно начинать собирать и накапливать еще до начала непосредственного внедрения системы.
• Важно обеспечить удобство работы для пользователей – все документы, поручения, согласования, отчеты и т.д., имеющие отношение к конкретному спору, должны быть доступны из одного окна, желательно из личного кабинета, не более чем в 1-2 клика мышкой.
• Шаблоны документов и генерация новых документов по шаблонам существенно упростит жизнь юристам и снизит количество ошибок.
• Использование почтового клиента для рассылки уведомлений и напоминаний делает решение удобным для пользователей.
• Необходимо оставить возможность подготовки (выгрузки) отчетов в формате XLS для дальнейшей их доработки на случай необходимости оперативного формирования специфических отчетов. Естественно, в системе должны быть учтены текущие формы отчетности и реализован блок формирования отчетов.
• Необходимо предусмотреть, как будет происходить отказ от дублирующих практик учета.

Модель бизнес-процессов: услуги юристов

Юрфирма «Ветров и партнеры» подтверждает свою готовность и способность оказать клиентам запрашиваемую юридическую помощь, равно как и наличие специалистов, обладающих релевантным опытом и необходимой квалификацией при оказании юридических услуг по вопросам, касающимся бизнес-процессов .

Наши юристы по сделкам, операциям и спорам, связанным с моделью бизнес-процессов оказывают юридические услуги (сопровождение, обслуживание) в Новосибирске и иных городах (в т.ч. Томск, Омск, Барнаул, Красноярск, Кемерово, Новокузнецк, Иркутск, Чита, Владивосток, Москва, Санкт-Петербург, Екатеринбург, Нижний Новгород, Казань, Самара, Челябинск, Ростов-на-Дону, Уфа, Волгоград, Пермь, Воронеж, Саратов, Краснодар, Тольятти, Сочи).

Бизнес Процессы С Юристом

Бизнес крупный, бесспорный лидер в стране в своей области. Численность департамента порядка 50 человек. Штат департамента рассредоточен по нескольким городам и регионам, от Владивостока, до Батайска. Очень сложная с точки зрения правового сопровождения сфера деятельности бизнеса. Сроки не установлены, ограничиваются разумными. Бюджет крайне стеснен. Предоставленные нам полномочия – неограниченные, запрещено увольнять только одного из сотрудников юридического департамента. Жесткое требование заказчика – не увеличивать штат.

• Единая информационная система создана и запущена в полном обьеме. Эффективность таковой оказалась поистине потрясающей, скорость и качество работы юристов выросли многократно. Информация перестала теряться, на доступ к нужной информации и документам стали уходить секунды (вместо часов ранее). Управление каждой штатной единицей стало исключительно эффективным, исчезли полностью ситуации, когда один и тот же юрист должен был одновременно присутствовать в разных местах, при том, что другие были абсолютно не задействованы и т.д. Возможность имитации чрезмерной загрузки сошла на нет и мгновенно спала напряженность в коллективе, вызванная неравномерной рабочей загрузкой отдельных сотрудников.
• В структуре юридического департамента были сформированы по функциональному признаку отделы, что позволило широко применить специализацию и дало возможность для каждого специалиста работать в рамках наиболее знакомой ему тематики, сократило время на изучение нормативной базы. Теперь каждым вопросом занимался именно тот специалист, который лучше всего владел темой вопроса, а не просто оказался в тот момент под рукой свободным. Качество юридической поддержки бизнеса от этого выросло в разы.

Бизнес-процессы — делимся опытом

4. не нужно смешивать несколько процессов в один процесс. конечно в организации в целом все процессы образуют один бизнес процесс, но тогда Вам описывать все, нужно будет описать и выставление счетов, и получение оплаты, бухучет, заправку картриджей, обработку корреспонденции и т.п., что не является необходимым для небольших организаций. тут лучше описать только наиболее повторяющиеся и важные для компании.

• принять звонок/входящий мейл
• попросить направить на мейл скан претензии/иска (если клиент ответчик)/документов для иска (если клиент потенциальный истец)
• изучить бегло документы, при необходимости запросить дополнительные документы и сведения
• озвучить цену, выставить счет, получить оплату
• одновременно с озвучиванием цены (в том же письме) для доверия клиента можно сообщить концепцию защиты – в самом общем виде, без подробностей
• подготовить позицию и документ (отзыв, возражения)
• направить документы заказчику и проконсультировать его по дальнейшим действиям
• предложить обновить договор, сообщить об абонентском обслуживании
• принять участие в суде если необходимо

C чего начать юридический бизнес

Вы бы доверили свое здоровье кардиологу, который три дня в неделю подрабатывает стоматологом, а по выходным подменяет хирурга на операциях? Отдали бы ребенка на подготовку к репетитору, который преподает географию, алгебру, химию, французский и пение?
Нет? А что в этих примерах вызывает сомнение? То, что нельзя быть специалистом во всем одновременно! И юрист — по сути, такое же обобщенное понятие, как «врач» или «учитель». Клиенту нужен эксперт в проблемной для него сфере, а не «специалист общего профиля». Кроме того, распыление на все категории клиентов и области права в любом случае скажется на качестве ваших услуг негативно.

Ведение бизнеса — серьезное дело, где крайне важно грамотное планирование. А выход на рынок профессиональных услуг — вообще один из самых сложных путей: специфика продаж нематериальной услуги заставляет нарабатывать имидж и имя с первых дней. «Случайные клиенты» в этой сфере практически исключены.

Андрей Нужин, компания «Авиком»

Таким образом, IT-технологии – лишь инструмент, но инструмент крайне необходимый: без системы автоматизации практически невозможно в полной мере реализовать процессы взаимодействия с клиентами юридической компании.

Отчетность, как ни странно, тоже является камнем преткновения. Не все юридические компании представляют своим клиентам отчеты о проделанной работе. Аргумент, как правило, приводится следующий: если клиенты не требуют отчетов, то зачем создавать себе дополнительную головную боль?

Бизнес Процессы С Юристом

Низкое качество кадровой работы приводит к тому, что в юридической компании могут годами работать сотрудники, абсолютно не заинтересованные в успехе общего дела. Кому-то до пенсии осталось пару лет, кто-то планирует уходить в декрет, а некоторым вообще все равно, где работать, лишь бы дома тунеядцем не называли.

При формировании штата сотрудников крайне важно заранее определить их количество, должности и служебные обязанности. Это поможет избежать двоевластия и привлечения опытных специалистов к работе, не требующей особой квалификации, в ущерб их основной деятельности.

Три способа организовать юридическое сопровождение бизнеса

Сегодняшние экономические реалии и достижения современных технологий позволяют собственникам бизнеса и руководителям организаций привлекать высококвалифицированных профессионалов и экспертов, не прибегая к значительным финансовым затратам. Зарубежные компании давно и успешно используют аутсорсинг, тем самым они существенно сокращают свои расходы, используя при этом знания, опыт и труд высококвалифицированных специалистов.

Приведем еще несколько аргументов в пользу привлечения юридической компании. Единственный юрист на предприятии не может быть осведомлен обо всех вопросах, возникающих в процессе хозяйственной деятельности. Следовательно, на решение внутрикорпоративного вопроса у него будет уходить гораздо большее количество времени, а качество решения проблемы, скорее всего, будет желать лучшего. Поэтому несложно ответить на вопрос о том, кому выгоднее поручить проект по разработке юридической структуры холдинга группы компаний, юридической фирме, которая уже реализовала сотни таких проектов или штатному юристу, который вполне справляется с текущей работой, но не знает, как подступиться к серьезной системной задаче. Кому лучше поручить судебную тяжбу с налоговым органом? Юридической фирме, у которой в штате есть налоговые юристы, специализирующиеся на таких спорах или штатному юристу, который столкнулся с налоговыми вопросами в первый раз? Ответы очевидны.

Пути автоматизации работы юридического департамента: зарубежный и российский опыт

Несмотря на то, что в России на рынке Legal IT выбор не так велик, есть сервисы, которые перекрывают даже зарубежный опыт. Например, система Casepro была специально разработана для ведения дел в юридических департаментах. Среди ключевых особенностей данного сервиса одновременное ведение множества дел, которые группируются по проектам. Сотрудники юрдепа ведут учет работы по каждому делу, где вся информация удобно распределена по блокам — события, задачи, документы, участники. Важные события и заседания добавляются в календарь, любая внесенная информация может быть использована для формирования отчетов. Постановка задач и контроль их выполнения упрощает командную работу.

Среди западных систем можно выделить, например, LexisNexis и AbacusLaw. Пользователям LexisNexis предлагает решения, которые включают доступные в режиме онлайн интегрированные базы данных в области экономической безопасности и управления рисками, международного права и защиты интеллектуальной собственности, а также предоставляют инструменты для подготовки юридических документов на базе шаблонов, судебных, аналитических и иных материалов. Специальные решения и продукты для юридических департаментов и отделов предусматривают инструменты для исследовательской и аналитической деятельности, направленные на построение эффективных юридических и бизнес-стратегий, специальные сервисы для эффективной судебной практики, а также решения для учета и управления в юридическом департаменте.

Автоматизация правовой работы юридического департамента

Использование этих систем, по мнению разработчиков, позволит вести все судебные и иные дела компании в одном интерфейсе, создавать и отслеживать события по делу, добавлять участников и документацию, назначать задачи и ответственных лиц, контролировать их выполнение, а также вести встроенную базу знаний для подготовки юридических заключений.

Во-первых, программы по автоматизации, направленные на сбор, систематизацию и хранение информации, исключают риск пропуска судебных заседаний и потерю документов. Любая информация о поступившем документе или назначенном заседании будет требовать от специалиста обязательной реакции. С помощью таких программ появляется реальная возможность выявления проблемных контрагентов за счет использования соответствующей статистики.

Управление бизнес-процессами юридической деятельности

16 Немного о компании Компания «ГЛОС»: 1.клиенто-ориентированная компания – успех и процветание партнеров имеют приоритетное значение для компании; ориентация в работе, в первую очередь, направлена на требования бизнеса партнеров; 2.активно растущая и развивающаяся компания на рынке информационных технологий – обладает знаниями и опытом в области современных информационных технологий ; 3.развивает и адаптирует передовые информационные технологии с учетом текущих и перспективных потребностей Заказчиков ; 4.партнер крупнейших мировых производителей оборудования и программного обеспечения. Одно из ключевых направлений работы компании «ГЛОС» является разработка систем электронного документооборота на платформе Lotus Notes.

10 Преимущества приложения «Правовые задачи» 1.Регистрация оказанных клиенту юридических услуг – контроль ведения работы по правовым задачам 2.Ведение базы знаний по юридическим вопросам и ответам на них 3.Построение системы по индивидуальным особенностям компании-заказчика 5.Ведение статистики и отчетности по любым критериям, необходимым для оперативной работы 4.Регистрация данных о клиенте и сотрудниках компании

Ударим автоматизацией по бюрократизации

Предприниматель Вера Жукова считает рынок юридических услуг в России технически отсталым, а цены на нём – сильно завышенными. Львиная доля операций в этой сфере постоянно повторяется, но каждый раз их приходится делать заново. А что, если взять эти процессы и автоматизировать? В этом и увидела бизнес-нишу Вера Жукова. О том, как меняется ситуцация на этом рынке, основатель юридического онлайн-сервиса рассказала порталу Biz360.ru.

Приложение было сделано как универсальная платформа для формирования любых запросов, обработки их и передаче госструктурам или любому другому заказчику. Обдумывая, как его можно монетизировать, Вера начала изучать смежные области применения — ЖКХ, права потребителей. И выяснила удивительное.

Участие юриста в бизнес-процессе

Также еще одной функцией юридического сопровождения является участие адвоката при заключении договоров с партнерами. Обычно юристы обладают ораторским мастерством и искусством убеждать, что в разы повышает Ваши шансы на успех во время переговоров и заключения контрактов.

Наибольшей ошибкой является то, когда фирмы отказываются от юридического сопровождения, считая, что без него можно обойтись. Но это неправильная точка зрения. Лучше подстраховаться, чтобы не попасть в ситуацию, когда бизнес партнеры не обоснованно обвиняют Вас или не выполняют взятые на себя обязательства. Избежать таких вещей можно тогда, когда грамотно составлен договор, с фиксацией в нем юридических фактов и норм действующего законодательства. Также юрист поможет провести вовремя аудит внутренних документов Вашей фирмы и исправит ошибки, если они есть.