Организация структуры и управление юридической фирмой
- Трудности с поиском документов, файлов, писем по Клиентам
- Проблемы с контролем выполнения поставленных юристам задач
- Трудности учёта рабочего времени и контроля загрузки юристов
- Юристы не вовремя информируют Клиентов о прогрессе по делам, Клиенты все время интересуются «что с моим делом»
- «Человеческий фактор» — забывчивость, небрежность, злой умысел
- Трудности при передаче дел при временном или постоянном замещении юристов (отпуск, болезнь, увольнение)
Характерной особенностью структуры юридической компании является обязательное вхождение в ее состав ведущих (управляющих) партнеров, партнеров, руководителей практик, главных юристов (senior lawyer),ведущих юристов, младших юристов (accociate), помощников юристов (paralegal), обслуживающего персонала (курьеров, секретарей) и прочих сотрудников. Структура юридической фирмы должна иметь не только организационно-штатное, но и важное карьерное и мотивирующее значение для всех ее сотрудников, т.к. строится по принципу движения вверх по карьерной лестнице. Вот так может выглядеть этот карьерно-должностной рост:
Роль юридического департамента в корпоративной структуре компании: как оценить и оптимизировать работу юристов
Если говорить об основной работе юрдепа, то, как правило, к ней относят предупреждение и непосредственное преодоление рисков, которые несут серьезную угрозу бизнесу. Прежде всего имеются в виду риски, связанные с возможным нарушением антимонопольного законодательства, угрозами, которые несут активности регулирующих и надзорных органов, реализация мультиструктурных инвестиционных проектов, текущая договорная работа, изменения законодательства в ключевых сферах деятельности компании. Здесь же речь может идти и о судебной защите нарушенных или оспариваемых прав и законных интересов организации.
Отказ от услуг сторонних компаний и акцент на создание и развитие вместо этого собственного юридического департамента позволяет решить сразу несколько проблем. В рамках собственного юридического департамента можно создать единый пул юридических ресурсов и выработать общие стандарты качества, когда опытные юристы подтягивают на свой уровень молодых коллег. В результате оптимизируется профессиональная подготовка юристов и становится возможным постоянный мониторинг качества их работы, с возможностью необходимой корректировки в случае невыполнения юрдепом текущих задач. Кроме того, создание собственной юридической службы может сформировать общее информационное пространство, облегчающее обмен знаниями.
Андрей Нужин, компания «Авиком»
Ни у кого не вызывает сомнений, что CRM тесно связан с маркетингом, но о сущности этой связи ведутся жаркие споры. Одни специалисты отождествляют CRM и маркетинг, утверждая, что эти понятия являются фактически синонимами; вторые считают CRM частью маркетинга; третьи – маркетинг частью CRM. Нам ближе последняя из этих точек зрения, и мы полагаем, что без упоминания маркетинговых коммуникаций рассказ о CRM-процессах в юридической фирме был бы неполным.
Конечно, лучше всего, чтобы база контактов была частью автоматизированной системы. Это значительно упрощает жизнь менеджерам по маркетингу – чего стоят только автоматические рассылки и напоминания о праздниках! Не говоря уже о том, что профессионалы стремятся управлять маркетинговыми проектами (рекламными и PR-кампаниями, организацией мероприятий и пр.) средствами IT-системы.
Андрей Нужин, компания «Авиком»
Говорить о CRM очень сложно. И, прежде всего потому, что практически невозможно сказать что-то новое: о CRM написано множество книг, а статей на эту тему – и вовсе не счесть. Но вот в чем парадокс: в теории никаких сомнений в том, что бизнесу необходим CRM, не возникает, а на практике методы CRM применяют далеко не все компании, в том числе и юридические. CRM-процессы более или менее налажены у крупных игроков рынка юридических услуг, однако чем фирма меньше, тем хуже у нее обстоят дела с использованием принципов CRM в ежедневной деятельности.
На фоне этих тенденций сомнения иных управляющих партнеров юридических фирм в необходимости автоматизации выглядят довольно странно. И, конечно, ни о какой эффективности CRM-процессов, организованных с помощью бумажных носителей, Excel или Word, и речи быть не может. Поэтому, на наш взгляд, тотальная автоматизация представителей рынка юридических услуг – всего лишь вопрос времени.
Модель бизнес-процессов: услуги юристов
Как кроме цены выбирать юриста непонятно. Поэтому подойдет вариант «спроси знакомых» (он же сарафанное радио), посмотреть кто и с кем работал ранее, посмотреть кто находится рядом. Затем можно посмотреть на опыт, знания, практику (всегда хочется максимально большое количество подходящего опыта). Затем можно обратить внимание на рекомендации других клиентов, публикации в профильных изданиях, выступления на конференциях, наличие команды юристов.
Юрфирма «Ветров и партнеры» подтверждает свою готовность и способность оказать клиентам запрашиваемую юридическую помощь, равно как и наличие специалистов, обладающих релевантным опытом и необходимой квалификацией при оказании юридических услуг по вопросам, касающимся бизнес-процессов .
Как автоматизация работы юридического департамента влияет на оптимизацию целого предприятия, Журнал «Группа компаний»
Для этого руководитель должен понимать, какой из сотрудников в данный момент задействован на каком из направлений юридического фронта, должен видеть загрузку сотрудников и должен иметь возможность контролировать сроки по важным событиям, таким как предоставление документов в суд, судебные заседания, предъявление претензий и подготовка ответов на входящие претензии.
- Система должна создавать единое структурированное хранилище информации по претензионно-исковой работе с разграничением прав доступа и с возможностью поиска необходимых дел.
- Для крупных компаний необходима возможность удаленной работы дочерних обществ, филиалов и подразделений с единой централизованной системой автоматизации претензионно-исковой работы.
- Должно быть реализовано ведение специальных предметных справочников (суды, инстанции, виды решений, классификаторы споров и т.д.);
- В системе должно поддерживаться сопровождение досудебного и/ или судебного производства с помощью специальных объектов учета (карточки дел, учет инстанций и т.д.);
- Система должна иметь возможность управления типовой последовательностью работ и задач (workflow) в рамках обработки претензий, подачи исков, согласования пакетов документов;
- В системе должен быть механизм постановки и исполнения задач, а также развернутая и настраиваемая отчетность.
Бизнес Процессы В Юридической Фирме
- всегда планируйте свой рабочий день и этого же требуйте от сотрудников;
- дополнительно отводите ограниченное количество времени на звонки, переписку, общение с сотрудниками;
- обозначьте часы, когда вас не под каким предлогом нельзя беспокоить;
- требуйте от сотрудников при обращении к вам четко формулировать проблемы и предлагать пути их решения;
- заведите систему учета рабочего времени, чтобы уделять работе с клиентами строго отведенное количество часов
Нередки ситуации, когда работу, с которой справился бы и один специалист, выполняют несколько сотрудников. И наоборот, ряд направлений деятельности в компании вообще не продвигается, поскольку просто некому заняться этой работой. Кроме того, во многих юридических фирмах юристы по долгу службы вынуждены также выполнять обязанности секретарей, курьеров, маркетологов. Все это приводит к простоям в работе с клиентами и невероятно высокой загрузке профессиональных специалистов.
Бизнес-процессы — делимся опытом
• принять звонок/входящий мейл
• попросить направить на мейл скан претензии/иска (если клиент ответчик)/документов для иска (если клиент потенциальный истец)
• изучить бегло документы, при необходимости запросить дополнительные документы и сведения
• озвучить цену, выставить счет, получить оплату
• одновременно с озвучиванием цены (в том же письме) для доверия клиента можно сообщить концепцию защиты – в самом общем виде, без подробностей
• подготовить позицию и документ (отзыв, возражения)
• направить документы заказчику и проконсультировать его по дальнейшим действиям
• предложить обновить договор, сообщить об абонентском обслуживании
• принять участие в суде если необходимо
2. у процесса всегда есть вход и выход. то есть, мы на входе имеем документ/звонок/событие определенного вида, что запускает процесс, который производит действия на входными данными получая результат. в некоторых случаях у вас понятно что на входе, но не понятно что на выходе и наоборот.
Ударим автоматизацией по бюрократизации
«Человек отвечает на несколько простых вопросов, система понимает, какого рода документы нужно формировать, юристу остается только проверить переменную информацию, название, сферу деятельности, которые выбрал клиент и так далее. Сегодня юрист на создание полного пакета документов для регистрации ООО, например, тратит 20 минут вместо четырех часов», — уверяет предпринимательница.
В дальнейшем для продвижения компания собирается использовать digital-маркетинг (под этим понятием подразумеваются различные формы использования цифровых каналов от CEO и SMM до разработки мобильных приложений и разных интерактивных продуктов), образовательный маркетинг (когда вместе с услугой клиент получает знания) и разные коллаборации. Главная идея — быть там, где клиент. Например, сейчас бюро ищет выходы на стартапы, общаясь с инкубаторами, коворкингами и т.д.
Юридические бутики: как основать собственный юридический бизнес в разгар кризиса
«Меня никогда не смущали трудности, а жесткий напряженный график формата 24/7 привычен и сейчас, – говорит Екатерина Тиллинг. Раньше она работала партнером Goltsblat BLP и советником Baker Botts. Теперь – старшим партнером и соучредителем юридической фирмы «Тиллинг Петерс», ещё одного «женского» стартапа – её партнер по бизнесу и управляющий партнер фирмы Оксана Петерс раньше была партнером Dechert. «Моя специализация – интеллектуальная собственность, и в Baker Botts передо мной была поставлена задача построения с нуля практики IP (от англ. intellectual property – «интеллектуальная собственность» – прим. ред.) в московском офисе. Но для меня лично строить практику в американской фирме было непросто – сказывался жесткий демпинг рынка и отсутствие кросселинга со стороны иностранных офисов. А поскольку по натуре я боец и перфекционист, то отсутствие ожидаемого личного результата привело к тому, что я перестала получать удовольствие от дела, которому предана, – поделилась своей личной историей Екатерина Тиллинг. – На волне такого внутреннего дискомфорта пришло понимание, что пора что-то кардинально менять, а дальнейшие события очень органично объединили нас с Оксаной Петерс».
Если вы хотите открыть свой бутик, лучше не торопиться и тщательно взвесить все «за» и «против». Главный фактор, который надо принимать во внимание, открывая свой бутик, – это наличие профессиональной репутации и устойчивых, многолетних отношений с хорошими клиентами. Офис, компьютеры, мебель и прочее – это ничто до тех пор, пока у вас нет хороших клиентов, доверяющих вам прибыльные проекты
C чего начать юридический бизнес
Вы бы доверили свое здоровье кардиологу, который три дня в неделю подрабатывает стоматологом, а по выходным подменяет хирурга на операциях? Отдали бы ребенка на подготовку к репетитору, который преподает географию, алгебру, химию, французский и пение?
Нет? А что в этих примерах вызывает сомнение? То, что нельзя быть специалистом во всем одновременно! И юрист — по сути, такое же обобщенное понятие, как «врач» или «учитель». Клиенту нужен эксперт в проблемной для него сфере, а не «специалист общего профиля». Кроме того, распыление на все категории клиентов и области права в любом случае скажется на качестве ваших услуг негативно.
Оказание юридической помощи — дело благородное и прибыльное, хорошие специалисты ценятся высоко. Именно так думают (и совершенно правильно!) юристы и адвокаты, которые решают открыть собственный бизнес, а не сидеть в роли подмастерья в какой-нибудь юридической фирме.
Это видео недоступно
НА МАСТЕР-КЛАССЕ МЫ ПОЭТАПНО РАЗОБРАЛИ:
* Как снизить расходы на оказание юридических услуг за счет автоматизации и повторных продаж;
* Ведение правильного операционного учета — залог стабильности в юридической фирме;
* База знаний юридической фирмы или как сохранить опыт компании при уходе сотрудников;
* Автоматизация взаимоотношений с клиентами, как основа установления долгосрочных отношений.
МАСТЕР-КЛАСС СТОИТ ПОСЕТИТЬ:
* Перспективным начинающим юристам, которые мечтают о своем успешном юридическом бизнесе или частной практике, но пока не понимают как создавать результат.
* Управляющим партнерам или руководителям, желающим тратить меньше времени на управление и операционные задачи, и построить системный юридический бизнес.
* Собственникам юридических компаний, заинтересованых в повышении своей прибыли с помощью эффективных
методов автоматизации повторных продаж.
* Адвокатам или практикующим юристам, которые хотят вести правильный операционный учет и автоматизировать взаимоотношения с новыми клиентами
Стандартизация процессов в юридической компании
Каждая из таких процедур является формализованным документом, который связан с другими процедурами и вместе с ними составляет согласованную систему управления качеством. Так, например, для определения необходимых средств управления документами разрабатываются процедуры управления документацией и правила оформления документации, в которых определяется порядок:
Для оперативного управления несоответствий в услугах в компании должен быть внедрен и поддерживаться процесс Управление несоответствиями в услугах, в рамках которого обеспечивается, чтобы услуга, которая не соответствует требованиям, была своевременно скорректирована. Записи о характере несоответствий и любых последующих выполненных действиях, включая полученные разрешения на отклонения, поддерживаются в рабочем состоянии. Все рекламации, претензии, замечания, поступившие от клиентов, регистрируются. Они подлежат дальнейшему анализу со стороны руководства и исполнителей с документированием и принятием мер, о чем сообщается заявителю.
Бизнес Процессы В Юридической Фирме
Возможность гибкого создания команд для решения сложных вопросов позволила обьединять для работы над каждым проектом специалистов различного профиля и уровня, обеспечив тем самым очень серьезную проработку каждого вопроса, а также необходимый обмен знаниями и опытом между отдельными сотрудниками.
Предложения были одобрены Заказчиком частично. Заказчик не согласился с предложением по увольнению проблемного сотрудника, а также централизировал юристов из разных регионов, но при этом оставил из под административным руководством региональных руководителей. Предложения перед учредителем защищали мы, мы же и реализовывали.
Разработка внутренней структуры юридического департамента компании
Следует обратить внимание, что в такой двухуровневой системе управления юридическим департаментом есть возможность четко разграничить специализацию сотрудников. Кроме того, такая двухуровневая система позволяет строить карьеру сотрудникам юридического департамента. Достигнув достаточного профессионального уровня на этапе обеспечивающей деятельности, этот же сотрудник может переместиться на следующую ступеньку карьерной лестницы и курировать те же вопросы, но уже на уровне управления. Конечно, в такой системе, когда деятельность специалистов четко ограничена определенным кругом вопросов, есть опасность, что при уходе одного специалиста образуется вакуум, на заполнение которого требуются дополнительные временные и материальные ресурсы, что, конечно, не полезно для бизнеса. Однако эту проблему можно решить путем описания бизнес-процессов и процессного управления, о котором речь пойдет далее, или путем перемещения сотрудников по горизонтали.
При этом важно предоставить руководителю юридического департамента полномочия прямого воздействовать на деятельность бизнес – единиц путем прямого запрета деятельности, ставящей под угрозу безопасность бизнеса и ресурсов компании. Именно от быстрого реагирования часто зависит успешный результат. Например, если руководитель юридического департамента видит высокую степень риска сделки, которую заключает руководитель бизнес – единицы, он должен иметь право лично запретить ее заключение вообще или до того момента, пока не будут выполнены условия, при которых риск такой сделки будет минимизирован. Поскольку риск такой сделки может существенно превысить положительный эффект от ее заключения. То есть руководитель юридического департамента в корпоративном центре должен быть на одном уровне иерархической лестницы с руководителями бизнес – единиц.
