Сколько Нужно Хранить Договоры Подряда: актуальная информация, пошаговые советы 2024

Содержание

Срок хранения договоров подряда

С другой стороны, превышенный законный срок хранения договоров – это тот же штраф. Поэтому любая первичная документация (будь то приходная, отчётная или кадрово-зарплатная), без которой не обходится ни один предприниматель, должна быть утилизирована вовремя.

Для хранения первичных документов, подтверждающих осуществление расходов в виде амортизационных начислений, установлен общий срок в четыре года, исчисление которого осуществляется в специальном порядке — с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества) (письмо Минфина от 26.04.11 №03-03-06/1/270).

Договора подряда срок хранения

А раз так, то и определение сроков и порядка хранения договоров, а также документов, связанных с заключением и исполнением договоров, журналов регистрации договоров, становится не просто важным, а очень важным вопросом в деятельности любой организации.

Длительный срок обнаружения недостатков переданного товара или результата работ свидетельствует об уверенности (прежде всего продавца, поставщика, подрядчика) в качестве своего товара или результата работ и потому делает его более конкурентоспособным, но, с другой стороны, увеличивает бремя ответственности продавца (подрядчика).

Срок хранения договоров подряда

Поэтому и в случае проверки вашей организации компетентными органами, и в случае возникновения судебных разборок по вопросам исполнения обязательств контрагентами по договорам, и в случае запроса акционеров в соответствии с п.

Сколько лет надо хранить первичные документы

Документы Вам необходимо хранить 4 года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), за исключением документов, относящихся к расчету и уплате страховых взносов на обязательное социальное страхование — их придется хранить 6 лет (пп. 6 п. 2 ст. 28 Закона № 212-ФЗ).
Течение срока хранения начинается после окончания периода, в котором документ в последний раз использовали для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (Письмо Минфина РФ от 18.10.2005 г. № 03-03-04/2/83).
Кадровая документация хранится по собственным срокам (см. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558)).
После окончания срока хранения Вы вправе уничтожить документы, составив соответствующую комиссию в компании и оформив опись уничтоженных документов.

СПРАВОЧНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
Чтобы понять, какие документы нужно держать в архиве, а какие
вполне можно уничтожить, воспользуйтесь приведенной ниже
таблицей. В ней вы найдете сроки хранения бумаг, которые
накапливаются в любой компании. Причем не так давно Минкульт
обновил эти сроки. Бумаги, «отслужившие свое», можно
уничтожить, оформив соответствующий акт (подробнее об этом
читайте в статье «Какой акт надо составить, если пришла пора
избавиться от архивных документов», опубликована в журнале
«Главбух» №21, 2010).
Как долго надо хранить документы компании
Вид документаСрок хранения
Документы о финансировании
Документы (положения, карточки) об открытии, закрытии,
переоформлении расчетных, текущих, корреспондентских,
соответствующих лицевых счетов5 лет
Договоры банковского счета5 лет после истечения срока
действия договора
Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые
обязательства; документы, подтверждающие предоставление
кредита (займа) и исполнение должником своих
обязательств5 лет после полного исполнения обязательств
Учет и отчетность
Бухгалтерская отчетность (балансы, отчеты о прибылях и
убытках, отчеты о целевом использовании средств,
приложения к ним и др.): а) сводная годовая
(консолидированная); б) годовая; в) квартальная; г)
месячнаяНе менее 10 лет Не менее 10 лет 5 лет (при
отсутствии годовых — не менее 10 лет) 1 год (при
отсутствии квартальных, годовых — не менее 10 лет)
Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы
первичных учетных документов и др.)5 лет
Регистры бухгалтерского учета (главная книга, различные
журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные
ведомости, инвентарные списки и др.)5 лет при условии
проведения проверки
Первичные учетные документы и приложения к ним,
зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и
явившиеся основанием для бухгалтерских записей5 лет при
условии проведения проверки
Счета-фактуры4 года
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о
дебиторской и кредиторской задолженности5 лет
Свидетельства о постановке на учет в налоговых органахНе
менее 10 лет
Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения,
переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов
в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды,
задолженности по ним5 лет
Документы (расчеты, сведения, заявления, решения,
списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты
налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или
отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам5 лет
Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в
фонд социального страхования: а) годовые; б)
квартальныеНе менее 10 лет 5 лет (при отсутствии годовых
— не менее 10 лет, с нарастающим итогом за IV квартал —
постоянно)
Налоговые декларации по всем видам налогов5 лет
Таможенные декларации5 лет при условии проведения
проверки
Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым
взносам на обязательное пенсионное страхование5 лет (при
отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении
зарплаты — 75 лет)
Сведения о доходах физических лиц5 лет (при отсутствии
лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты — 75
лет)
Реестры сведений о доходах физических лиц75 лет
Книги учета доходов и расходов организаций и
индивидуальных предпринимателей, применяющих УСННе менее
10 лет
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о
недостачах, растратах, хищениях5 лет
Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных
работ: а) по договорам, контрактам, соглашениям на
работы, относящиеся к основной деятельности; б) по
трудовым договорам, договорам подряда в) по
хозяйственным, операционным договорам, соглашениям5 лет
после истечения срока действия договора 5 лет (при
отсутствии лицевых счетов — 75 лет) 5 лет после
истечения срока действия договора
Кадровый документооборот
Коллективные договорыНе менее 10 лет (присланные для
сведения — до минования надобности)
Табели (графики), журналы учета рабочего времени5 лет
(при тяжелых и опасных условиях труда — 75 лет)
Документы о премировании5 лет
Штатные расписания и изменения к ним: а) по месту
разработки и/или утверждения; б) в других организацияхНе
менее 10 лет 3 года
Личные дела: а) руководителей; б) работниковНе менее 10
лет 75 лет
Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые
соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав
личных дел75 лет
Личные карточки работников (в том числе временных)75 лет
Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы,
аттестаты, удостоверения, свидетельства)До востребования
(невостребованные — 75 лет)
Командировочные удостоверения5 лет после возвращения из
командировки (для командированных в районы Крайнего
Севера и приравненные к ним местности — 75 лет)
Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о
командировании работников5 лет (для долгосрочных
зарубежных командировок — 10 лет)
Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых
книжек и вкладышей к ним3 года
Графики предоставления отпусков1 год

Хранение договоров в организации: нормативная база, сроки

Хранение договоров в организации закон описывает достаточно четко, если не учитывать тот факт, что не всегда можно правильно оценить тот или иной документ. В целом непосредственно для договоров отдельного закона нет, они указаны в общем перечне типовых архивных документов (или управленческих архивных документов), которые образуются в процессе функционирования, организаций, государственных учреждений, органов местного управления и так далее. Оба варианта списков как с управленческими, так и с обычными документами, утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Тот вид, который касается управленческих документов, имеет номер 558 от 25.08.2010 года, а второй тип — № 1182 от 31.07.2007 года. Изучить эти документы крайне рекомендуется, однако лучше всего в процессе изучения выделить для себя именно те бумаги, которые используются в конкретном учреждении и относятся к определенной зоне ответственности. В перечнях слишком много информации, чтобы запомнить ее всю, но если определить, какая документация к чему относится и сколько хранится, скорее всего, хранение договоров станет намного проще и легче. Во многих случаях все используемые бумаги подпадают под 3-4 пункта, детально изучить которые уже не так сложно.

В целом есть специальные рекомендации по тому, как именно должен выглядеть и работать архив. В идеале хранение договоров о материальной ответственности, расчетов с контрагентами, трудовых договоров и аналогичной подобной документации должно происходить в проветриваемом и сухом помещении. При этом сами бумаги располагаются на стеллажах (открытых или закрытых). Если они относятся к бланкам строгой отчетности или документам с грифом «коммерческая тайна», то должны присутствовать специальные сейфы. В принципе, никто этот момент не проверяет, ведь это именно рекомендации, соблюдать которые выгодно самому предприятию. Суть очень проста: если за саму систему хранения не штрафуют, то вот за отсутствие тех бумаг, которые обязаны быть, частенько наказывают. А если произойдет потоп, или документы будут уничтожены любым другим схожим образом, то виновато в этом будет только конкретное предприятие.

Срок хранения договоров в организации

Статьей 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) (до 2013 года аналогичная норма была установлена ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ

Из установленного перечня оживленный интерес вызывают I и IV разделы. Ведение документации и ее хранение в обеих сферах тесно взаимосвязаны. Ведь от правильного оформления и сохранения кадровых дел, зависят дальнейшие бухгалтерские начисления.

Cколько должны храниться договора в организациях

Как бы то ни было, прежде чем поступить на хранение, любой из договоров обязательно должен пройти внутреннюю регистрацию. Будь то международный контракт на поставку авиадвигателей или простой договор об уборке помещения — каждой бумаге должен быть присвоен индивидуальный номер и найтись место в архиве. Современный вариант — сделать этот архив электронным. Для этого все бумаги сканируются и нумеруются, после чего найти и распечатать любую из них будет предельно просто.

Нередки случаи, когда один из бывших контрагентов предъявляет претензии — скажем, требует отдать несуществующий долг за давно прошедший период. Вот почему любой из договоров с юридическим или физическим лицом — это важнейшая бумага, которую нельзя хранить «где придётся», перекладывая из папки в папку, а тем более — выбрасывать.

Хранение договоров: особенности и порядок

В 866 статье ГК определено, что собой представляет договор ответственного хранения . Согласно норме, по условиям соглашения один субъект передает другому материальные ценности. Второй участник сделки обязуется хранить их и вернуть по окончании оговоренного срока в том же состоянии, в каком он их принял. Проще говоря, соглашение предусматривает передачу объекта во временное владение с условием возврата. Договор ответственного хранения относится к категории реальных. Соответствующие обязанности возникают у получателя в момент приема предмета. Между тем, договор хранения вещи может являться и консенсуальным. По его условиям предмет может передаваться лицу в оговоренный срок. Следует отметить, что такой договор хранения имущества можно оформить исключительно с профессиональным субъектом.

Достаточно часто в рамках предпринимательской деятельности оформляется договор хранения между юридическими лицами . При этом соглашение может предусматривать передачу во временное хранение самых разных предметов. Особый интерес, однако, представляет договор хранения товара . В 907 статье, в п. 1, присутствует определение такого соглашения. В соответствии с ним, один участник принимает обязательство за вознаграждение хранить продукцию, переданную ему законным владельцем, и вернуть ее в надлежащем состоянии. Эта формулировка позволяет определить три главных признака такой сделки:

Сколько Нужно Хранить Договоры Подряда

Законодательство обязывает длительно хранить и архивировать документы, касающиеся труда и заработной платы. Внимание! Период хранения трудовых договоров с работниками установлен в размере 75 лет. Необходимость в столь длительном периоде основана на использовании данных при начислении пенсии или восстановлении записей трудовых книжек уволенных сотрудников. Гражданско-правовые формы не относятся к трудовым видам соглашений. На лиц, с которыми заключаются гражданско-правовые формы, не распространяются социальные гарантии, предоставляемые штатным работникам. Соглашение свидетельствуют об оказании услуг и подлежат хранению в течение 5 лет после окончания действия.
К одним из часто применяемых видов договоров услуг относятся соглашения аренды помещений. Оказание услуг оформляется краткосрочным или длительным соглашением.

Хранение договоров в архиве на постоянной основе — не самое лучше решение, тем более что некоторые компании умудряются даже на этом немного заработать, отдавая их в макулатуру и так далее. Пример системы учета и хранения Чтобы лучше понимать все особенности и основные пункты деятельности, можно привести сравнительно простой пример организации делопроизводства по хранению документации.
Так, есть некий сотрудник, обычно это кто-то из сотрудников бухгалтерии, который отвечает за хранение договоров с контрагентами или любых других подобных бумаг.

Срок хранения договоров

К одним из часто применяемых видов договоров услуг относятся соглашения аренды помещений. Оказание услуг оформляется краткосрочным или длительным соглашением. Соглашение аренды регистрируют в реестре при оформлении отношений на период свыше 1 года.

Истечение периода актуальности и хранения договора, отсутствие необходимости в дальнейшей сохранности позволяют компании произвести утилизацию. В организации создается комиссия, ответственная за процедуру уничтожения бумаг. Комиссия может быть постоянно действующей или быть организована для разового действия.

Сколько надо хранить договора с поставщиками

Необходимость в столь длительном периоде основана на использовании данных при начислении пенсии или восстановлении записей трудовых книжек уволенных сотрудников. Гражданско-правовые формы не относятся к трудовым видам соглашений.

( Подробно прочитать о том, как определить сроки хранения документов, вы сможете, перейдя по ссылке.) Заглянув в предметные указатели к этим перечням, видим, что там представлено солидное количество видов договоров. Внимательно проверяем их сначала сами и выбираем те договоры, которые, как мы знаем точно, есть в компании.

Сколько лет индивидуальный предприниматель должен хранить договоры подряда, акты выполненных работ

В Статье 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129- ФЗ «О бухгалтерском учете» определено, что организации и ИП обязаны хранить бухгалтерскую документацию в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но при этом минимальный срок хранения не может быть менее пяти лет.

При определении конкретных сроков хранения бухгалтерской документации организации и ИП руководствуются Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558, который устанавливает порядок и сроки хранения.

Срок хранения документов в организации договоров подряда

Таким образом, если договор, срок хранения которого составляет 5 лет, был заключен в 2022 году, а акт приема-передачи работ датирован 2022-м, то срок хранения договора начнется 1 января 2022 года. Уничтожить его можно будет после 1 января 2022 года.

В идеале хранение договоров о материальной ответственности, расчетов с контрагентами, трудовых договоров и аналогичной подобной документации должно происходить в проветриваемом и сухом помещении. При этом сами бумаги располагаются на стеллажах (открытых или закрытых).
Если они относятся к бланкам строгой отчетности или документам с грифом «коммерческая тайна», то должны присутствовать специальные сейфы. В принципе, никто этот момент не проверяет, ведь это именно рекомендации, соблюдать которые выгодно самому предприятию. Суть очень проста: если за саму систему хранения не штрафуют, то вот за отсутствие тех бумаг, которые обязаны быть, частенько наказывают. А если произойдет потоп, или документы будут уничтожены любым другим схожим образом, то виновато в этом будет только конкретное предприятие.

Сроки хранения договоров: на что обратить внимание

о распределении прибыли, полученной в результате совместной научной и / или научно-технической деятельности (ст. 32);
на градостроительные, проектные и проектно-изыскательские работы и приложения к ним (а при некоторых условиях эти документы вообще имеют срок хранения – постоянно) (ст. 352);
на создание, передачу и использование научной и / или научно-технической продукции (ст. 28).

При работе с договорами возникает необходимость использования их копий различными структурными подразделениями организации. Хранение копий договоров должно быть предусмотрено номенклатурой дел организации. Как правило, срок хранения копий документов устанавливается до минования надобности. Напомним, что такой срок хранения не может быть менее года.

Сколько хранить договор аренды у ип

Например, срок полезного использования здания как основного средства – 31 год, после его окончания отсчитываем еще 4 года (согласно Налоговому кодексу РФ) и получается, что храниться документы должны в течение минимум 35 лет. Если организация-арендодатель не собирается изменять свою основную деятельность, то досье по объектам недвижимости, договоры аренды и документы по их исполнению рекомендуем хранить в течение всего срока деятельности организации.
Договоры – это именно те документы, которые подтверждают ваши взаимоотношения с контрагентами по различным направлениям деятельности организации, будь то поставка канцтоваров или приобретение предприятия. Поэтому и в случае проверки вашей организации компетентными органами, и в случае возникновения судебных разборок по вопросам исполнения обязательств контрагентами по договорам, и в случае запроса акционеров в соответствии с п. 1 ст. 91 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» предоставление оригинала договора является обязательным! А раз так, то и определение сроков и порядка хранения договоров, а также документов, связанных с заключением и исполнением договоров, журналов регистрации договоров, становится не просто важным, а очень важным вопросом в деятельности любой организации.
При составлении внутреннего перечня лет хранения в основу принимаются требования законодательства. Периоды хранения типовых бумаг организации указаны в п. 436 Перечня, утвержденном приказом Минкультуры от 25. 08. 2010 №558. Внимание! Подсчет числа лет хранения после окончания действия договора ведется с 1 января следующего года.

Договоры с поставщиками услуг. Особое внимание уделяется сохранности соглашений об оказании коммунальных услуг и аренды помещений. Договоры часто имеют дополнительные соглашения, указывающие на пролонгацию аренды, изменения условий. Окончание действия договора аренды совпадает с конечной датой последнего приложения.
Соглашения подряда. Документы используются в строительстве капитального и текущего назначения. Часто производится регистрация одновременно с гражданско-правовыми формами. Если строительство является профильной деятельностью организации, договоры подряда учитываются в отдельном журнале.
Трудовые договоры с сотрудниками. Журнал позволяет получить точные данные дат трудоустроенных и уволенных работников.

Договора подряда срок хранения

Деятельность любой организации, так или иначе, всегда связана с документацией самого разного рода – это учредительные документы компании, организационно-распорядительные, кадровые, а также документы бухгалтерского и налогового учета.

Специализированные хранилища, хладокомбинаты, холодильники, овощехранилища обязаны принимать в свои емкости на хранение продукты питания, поставляемые по договору поставки (или контрактации). При этом хранитель является покупателем, а процесс хранения входит в его функции. Хранитель в данном случае выступает промежуточным звеном в договорной связи между изготовителем и потребителем, а затем после обусловленного договором поставки периода хранения отгружает товары потребителю.