Что нового в архивном деле в 2022 году: актуальная информация, пошаговые советы 2024

Содержание

Что нового в архивном деле в 2022 году

Структурная схема. Используется в том случае, если организационная структура компании или учреждения является стабильной. Разделы реестра дел формируются для каждого подразделения организации на основе структуры и штатного расписания.
Функциональная схема. Применяется в предприятиях с нестабильной организационной структурой. Разделами выступают отдельные функции (трудовые отношения, кадры, отчетность и другие) или направления работы компании (производство, охрана труда, строительство, ремонт и т. д.).

Наиболее известный пример — версии форматов документов Microsoft Word 95, 97-2022, 2022-2022. А ведь для воспроизведения данного типа файлов нужна определенная программа, которая в свою очередь требует определенной операционной системы, работающей на ограниченном наборе аппаратных средств.

Мобильные стеллажи устанавливаются в соответствии с рекомендациями их производителей и с соблюдением нормативов для стационарных стеллажей в части главного прохода, расстояний от внешних стен и потолка помещения, а также от нагревательных и (или) отопительных устройств.

Некоторые упомянутые нами документы являются нормативными, то есть обязательными для всех, а некоторые являются методическими, носят рекомендательный характер. В статье мы не будем акцентировать особое внимание на том, что положения одного документа соблюдать нужно обязательно, а другого – нет. Ограничимся лишь основными соответствующими пометками. В делопроизводстве все взаимосвязано, и в конечном итоге выполнять только обязательные предписания не получится. Приведем пример: для обычной коммерческой организации обязательно выполнять только положения документов по архивному делу. ГОСТы, Примерная инструкция по делопроизводству и весь остальной пул документов носят рекомендательный или вовсе справочный характер. Однако невозможно правильно архивировать документы, игнорируя процессы документирования и документооборота. Для хранения нам нужно знать вид и разновидность документа (это документирование), а также вовремя получить его в архив (это документооборот). Вот и получается, что разделение на обязательные и необязательные регламентирующие документы в делопроизводстве – условное. Знать и выполнять приходится все.

Самостоятельные структурные подразделения предприятия в виде филиалов и представительств обязательно учитываются в номенклатуре дел. Обычно связанные с ними документы указываются в виде отдельных подразделов или разделов с указанием конкретного подразделения.

На предприятии нередко создаются общественные организации. Речь в данном случае идет о профсоюзах. Если подобное объединение зарегистрировано в качестве юридического лица, необходимо формирование индивидуального документального и архивного фонда. Как следствие, создается собственная номенклатура дел.

организационная структура и штатное расписание предприятия;
разработанные в предыдущие годы реестры дел;
описи дел временного и постоянного хранения;
при наличии — типовые номенклатуры дел;
правила организации, определяющие порядок документооборота и документирования на предприятии;
перечень документов, регламентирующих срок их хранения.

делопроизводство представляет собой деятельность по документированию, документообороту, хранению и практическому применению различных документов;
под архивным делом понимается работа, позволяющая обеспечить хранение, комплектование, использование и учет архивной документации;
документ — это информация, зафиксированная на каком-либо носителе и содержащая реквизиты, позволяющие осуществить ее идентификацию;
архивный документ представляет собой акт, завершенный делопроизводством, который необходимо хранить определенное количество времени в соответствии с действующими требованиями законодательства;
под документированием понимается операция записи данных на носитель по правилам, установленным в организации;
документооборот — это движение документов на предприятии с момента разработки и до момента утилизации;
номенклатура дел — список заголовков, сформированных в организации дел, в котором указываются сроки их хранения;
под индексом дела понимается его обозначение, указанное в реестре дел и состоящее из цифр и букв.

При этом сотрудники представительства или филиала формируют собственную номенклатуру дел, которая затем предоставляется в головную организацию и становится частью общего перечня заголовков дел. Если организационная структура хозяйствующего субъекта предусматривает большое количество региональных подразделений, рекомендуется формировать типовой реестр дел представительств и филиалов.

Сколько хранить кадровые документы: новые сроки

документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года вместо пяти лет;
заявки о потребности в иностранцах – 1 год вместо пяти лет;
документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда – 5 лет, а не постоянно;
книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий – 45 лет, а не постоянно.

Для ряда документов срок хранения зависит от того, когда по ним закончено делопроизводство:

если до 01.01.2003, то их нужно хранить 75 лет;
если после – 50 лет.

Обычно это трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников. Сейчас такие документы хранят 75 лет.

пункт 8.1 – прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет;
пункт 8.2 – противодействие коррупции;
пункт 8.3 – аттестация, повышение квалификации и профессиональная переподготовка работников, независимая оценка квалификации;
пункт 8.4 – награждение.

Далее вся основная номенклатура кадровых документов с соответствующими сроками хранения представлена в таблицах. Поясним, что срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что документ после истечения установленного срока хранения можно взять на постоянное хранение.

на должностное лицо в размере от 5000 до 10 000 рублей при первом нарушении, от 10 000 до 20 000 рублей при повторном нарушении (ст. 15.11 КоАП РФ);
на организацию в размере 10 000 рублей при первом нарушении, 20 000 рублей при нарушении в течение более одного налогового периода (ст. 120 НК РФ).

Хранить документы можно больше положенного срока. При этом контролирующие органы не вправе требовать предъявления документов, у которых истёк срок хранения. Однако, хранение документов меньше положенного срока является нарушением и влечёт за собой наказание в виде штрафа или дисквалификации.

Онлайн-сервис «Астрал.ЭДО» отвечает всем требованиям ведения электронного документооборота. Разработано несколько вариантов СЭД гибко адаптируемых под нужды пользователя. «Астрал.ЭДО» разработан для тех, кто не хочет устанавливать дополнительно ПО, а хочет как можно скорее приступить к работе. АО «Калуга Астрал» обеспечивает роуминг с 20 операторами ЭДО.

О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2022 г

совершенствование информационного обслуживания государственных органов, органов местного самоуправления и граждан, прежде всего в части исполнения социально-правовых запросов на основе организации электронного взаимодействия с территориальными органами ПФР посредством Единой государственной информационной системы социального обеспечения и внедрения в практику работы Базы данных о местах хранения архивных документов по личному составу;

Сохраняющаяся неопределенность в отношении возможных сценариев дальнейшего распространения коронавирусной инфекции обуславливает необходимость планирования работы архивных учреждений Российской Федерации на 2022 г., исходя из эпидемической ситуации в каждом конкретном регионе. В случае ее стабилизации – возвращение к деятельности в обычном режиме с соблюдением рекомендаций уполномоченных органов санитарно-эпидемического надзора, в том числе Рекомендаций по организации работы читальных залов государственных и муниципальных архивов Российской Федерации в условиях сохранения рисков распространения COVID-19 (МР 3.1/2.1.0199-20), при ухудшении – организация работы с учетом ограничений, устанавливаемых нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, на территории которых находятся соответствующие архивы, в том числе с переходом, в необходимых случаях, на дистанционный режим.

Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения и Инструкции по его применению, утвержденных соответственно приказами Росархива от 20.12.2022 № 236 и 20.12.2022 № 237,

работу по рассекречиванию архивных документов, указав название комиссий по рассекречиванию, количество дел и документов, подготовленных к рассекречиванию, количество дел и документов, рассекреченных в плановом порядке, вне плана полностью, частично, из каких фондов, хронологические рамки, количество оставленных на секретном хранении; проблемы работы по рассекречиванию и пути их решения (только уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела);

подготовку сборников документов: «Оборонно-промышленный комплекс СССР. 1946–1963 гг.» (серия «История создания и развития оборонно-промышленного комплекса России и СССР. 1900-1963»). Т.6 (РГАЭ, ГАРФ, РГАСПИ, РГАНИ, РГА в г. Самаре), «Советский Союз и польское военно-политическое подполье. Апрель 1943 г. – декабрь 1945 г.». Т. 2, части 2-3 (август 1944 – январь 1945 гг.) (ГАРФ, РГАСПИ, РГВА), «Восстание в Варшавском гетто. Апрель-май 1943 г.» (ГАРФ, РГАСПИ, РГАКФД), «Восстановление промышленности Белоруссии. 1944–1950 гг.» (РГАЭ, ГАРФ, РГАСПИ), «Монголия и СЭВ: на пути евразийской экономической интеграции» (РГАЭ, ГАРФ), «Советская модель экономики: Союзный центр и республики Прибалтики. 1975–1991 гг.» (РГАЭ, ГАРФ, РГАНИ), «Голод в Казахстане и России в 1928–1934 гг.» (РГАЭ, ГАРФ, РГВА, РГАСПИ, РГАНИ), «Казахстан в годы Великой Отечественной войны» (РГАСПИ, ГАРФ, РГАЭ, РГАЛИ), «Коминтерн и Венгрия» (РГАСПИ), «СССР и Вьетнам в годы второй Индокитайской войны. Международная конференция по Вьетнаму. Париж, 1973 г.» (РГАСПИ, РГАНИ), «Политические отношения между СССР и МНР в 1952–1966 гг.» (РГАНИ, ГАРФ, РГАЭ, РГАСПИ, РГАКФД), «Встречи и переговоры на высшем уровне руководителей СССР и Венгрии в 1956–1980-х гг.» (РГАНИ), «Секретариат ЦК КПСС. Протокольные рабочие записи и стенограммы заседаний. Том 3. 1970–1971 гг.» (РГАНИ), «Письма и бумаги императора Петра Великого». Т. XIV, вып. 2 (РГАДА), «Переписка гетманов Левобережной Украины с Москвой и Санкт-Петербургом в 1654–1764 гг.» (Вып. 2. Гетманство И.О. Выговского и Ю.Б. Хмельницкого) (РГАДА), «Россия и белорусские земли XVII – первой половины XVIII вв.». Т. 2 «Шляхта и воинские подразделения Великого княжества Литовского на царской службе в 1654–1667 гг.» (РГАДА);

-Ударит, в первую очередь, по хранителям семейной истории, по составителям генеалогий, — говорит активистка «Архивного дозора» Юлия Новикова. – Иногда не все можно найти в городских или областных архивах, и тогда на помощь приходил архив Пенсионного фонда. Теперь такой возможности не будет. Причем утеряны архивы будут безвозвратно. Некоторые это понимают. В Москве и Санкт-Петербурге уже думают над путями решения, некоторые отделения ПФР отдают дела в личные архивы. Почему бы в Липецке не пойти по этому пути? Но нужно оповестить граждан об этом, может быть кто-то захочет забрать из ПФР документы своих предков, родственников. Можно создать комиссию из представителей ПФР, областного архива, ЗАГСа, историков и краеведов для оценки исторической и генеалогической ценности дел и передачи их в облархив или личные архивы потомков.

«Распоряжение на уничтожение документов дано в региональных отделениях Пенсионного фонда России (уничтожаются закрытые выплатные дела), органы ЗАГС (уничтожаются так называемые «вторые» экземпляры актовых книг 1918-1923 года), в меньшей степени уничтожением затронуты органы департамента труда и социальной защиты», — говорится в письме, подписанном председателем МОО «Архивный дозор» Виталием Семёновым. — «При уничтожении не учитываются уникальные исторические особенности Липецка, а именно: в силу трагических событий Гражданской войны, а также оккупации немецко-фашистскими захватчиками части Липецкой и соседних областей, отступления и наступления наших войск, Липецкая область относится к регионам с плохой сохранностью документов начала XIX-середины XX века. В силу специфических особенностей архивной системы, архивные документы по Липецкой области хранятся не только в Государственном архиве Липецкой области (ГАЛО), но и в областных архивах соседних Воронежской, Курской, Орловской, Тамбовской, Рязанской областей и наоборот документы жителей соседних областей хранятся в ГАЛО. Такая ситуация сложилась из-за того, что Липецкая область образована в 1954 году, а до этого входила в состав Воронежской области и Тамбовской губернии. Поэтому любые документы до 1954 года имеют особую ценность для всего Центрально-Черноземного региона.

На Пенсионный фонд РФ и его территориальные органы возложены функции по формированию и хранению пенсионных дел. После смерти пенсионера, пенсионное дело переходит в статус архивного, а после истечения сроков хранения уничтожается согласно установленным срокам.

В отделение ПФР по Липецкой области говорят, что пенсионные дела гражданам не передаются, но можно получить копии документов из этих дел. Для этого необходимо подтверждение родственных отношений. Обращаться нужно в территориальные органы ПФР по месту получения пенсий.

В редакцию GOROD48 пришло письмо от липецких активистов межрегиональной общественной организации «Архивный дозор», в котором они рассказывают о начатом в региональных отделениях Пенсионного фонда уничтожении пенсионных дел людей, родившихся в период с 1890 по 1950-е годы, согласно приказу Минтруда. К слову, архивы уничтожаются не только в Пенсионном фонде.

Разъяснено (разъяснения Росархива по внедрению Перечня типовых управленческих архивных документов. ), что приказы Росархива об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения и Инструкции по его применению были опубликованы на «Официальном интернет-портале правовой информации» (www.pravo.gov.ru) соответственно 7 и 14 февраля текущего года. Таким образом, они вступили в силу соответственно 18 февраля и 25 февраля 2022 года. Одновременно с вступлением в силу приказа Росархива об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов (далее также приказ Росархива № 236), аналогичный приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558 признан утратившим силу.

Сроки хранения документов, установленные новым Перечнем, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве (в том числе до вступления в силу приказа Росархива № 236), за исключением тех документов, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные до вступления в силу приказа Росархива № 236.

Новый гост 2022 года по делопроизводству

Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном » мп» («место печати»). для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп. в новом стандарте появились новые разделы 2 «нормативные ссылки» и 3 «общие требования к созданию документов», а также новое приложение — форма титульного листа alt=»Оформление документов по госту с примером»>

3.1. Локальные нормативные акты (далее — ЛНА) организации издаются в виде правил, положений, инструкций, регламентов, перечней, классификаторов и других видов документов. Рекомендуемый образец оформления ЛНА на примере положения о структурном подразделении (приложение № 1).

Почти вся работа с документацией ведется на компьютере. Поэтому неудивительно, что правила их стилевого оформления решено зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Однако следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной.

5.2. Цель организации документооборота — обеспечение своевременного принятия управленческих решений и их исполнения. Задача документооборота — организовать движение документов по наименее короткому пути с минимальными затратами труда и времени, в условиях электронного документооборота — обеспечить доступ к документам пользователям СЭД в соответствии с предоставленными им правами.

3.9. ЛНА утверждается приказом руководителя, если одновременно с утверждением нормативного документа необходимо принять меры организационного, финансового, технического, кадрового или иного характера и дать соответствующие поручения руководителям структурных подразделений или иным работникам организации, а также если необходимо внести изменения или признать утратившими силу ранее утвержденные ЛНА.

Полная таблица архивных документов с новыми сроками хранения в 2022 году

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Статья 29 этого закона устанавливает не менее, чем 5-ти летний срок хранения для всех бухгалтерских документов, за исключением тех, которые должны храниться все время, пока организация осуществляет свою деятельность. В то же время, согласно пункту 1 этой статьи, конкретные сроки по различным видам документации должны соответствовать правилам организации государственного архивного дела. Следовательно, в 2022 году нужно исходить из сроков, установленных Росархивом 18.02.2022, однако они не должны быть менее 5 лет.

Сравните Перечень 2022 г. с перечнем 2010. Обратите внимание на новые тематические подзаголовки, категории и комплексы документов.
Проведите сверку заголовков, сроков хранения. Укажите новые статьи. Для учета изменений следует использовать рабочий экземпляр номенклатуры дел. Он станет основой для разработки новой номенклатуры на 2022 год (или изменений к ее первоначальному варианту) и для подготовки к утверждению номенклатуры дел на следующий 2022 год.
Потребуется приказ об отмене старой и введении новой номенклатуры, а также проект сводной номенклатуры дел. Его следует согласовать с начальниками структурных подразделений и экспертной комиссией организации.

В соответствии со статьей 120 НК РФ, налогоплательщик наказывается штрафом в размере 10 тысяч рублей, если не представит налоговые и бухгалтерские документы учета за один налоговый период. Если налогоплательщик не может представить документы учета за несколько налоговых периодов, его ждет штраф в размере 30 тысяч рублей. Кроме того, если это привело к снижению налогооблагаемой базы, ФНС вправе оштрафовать организацию в размере 20% от суммы недополученных налогов, но не меньше 40 тысяч рублей.

До утверждения новых Правил архивы органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций (далее – архивы организаций) руководствовались в своей работе Основными правилами работы архивов организаций[1], а некоторые архивы организаций использовали совсем старый документ – Основные правила работы ведомственных архивов[2]. Оба документа не являлись нормативными документами, а определяли свой статус как нормативно-методический документ. При этом Основные правила 1985 г. действительно имели статус нормативного документа, поскольку были утверждены приказом Главархива, а Основные правила 2002 г. не утверждались Росархивом, поэтому статуса нормативного документа не имели.

Пункт 38 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2022, N 18, ст. 2641).

Почтовые отправления, нестандартные по весу, размеру, форме, имеющие неровности по бокам, заклеенные липкой лентой, имеющие странный запах, цвет, предположительно имеющие вложения, не характерные для почтовых отправлений, не вскрываются. О получении подозрительного почтового отправления докладывается руководителю Службы делопроизводства и в службу безопасности (при ее наличии).

Если сравнить данные приведенные в таблице, видно, что теперь в ГОСТ требования к оформлению документов 2022 сведения об авторе содержат сразу три реквизита — наименование организации (05), ее подразделения (06) и должности лица, составившего документ (07). Появился новый реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» (14). Он используется в случае, когда документ содержит сведения, составляющие государственную, коммерческую или служебную тайну.

Действует новый национальный стандарт на оформление документов ГОСТ Р 7.0.97-2022. О публикованы Методические рекомендации по применению ГОСТа органами государственной власти и государственными организациями, а также организациями различных организационно-правовых форм и форм собственности.

Статья 3 Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2010, N 1, ст. 1; 2013, N 30, ст. 4022; 2014, N 11, ст. 1088).

При этом Росархив подчеркнул, что в обоих случаях планы должны предусматривать мероприятия по цифровой трансформации, включенной Указом Президента Российской Федерации от 21.07.2022 № 474 в число национальных целей развития Российской Федерации на период до 2030 года, которые бы обеспечивали:

Повышение удовлетворенности граждан государственными услугами;
Снижение трудозатрат;
Доступность, надежность и безопасность используемых информационных систем, информационно-технологической инфраструктуры;
Последовательный переход на отечественное программное обеспечение.

Традиционно в таком письме Росархив перечисляет вопросы, которые следует включить в планы работ. Их изучение из года в год показывает, что до сих пор Росархив волнуют в основном бумажные архивные документы; и лишь в сфере комплектования предложено подумать над продолжением «изучения практики работы с электронными документами в системах электронного документооборота органов и организаций, выступающих источниками комплектования архивов, а также практики приема электронных документов в государственные и муниципальные архивы».

Росархив отметил, что сохраняющаяся неопределенность в отношении возможных сценариев дальнейшего распространения коронавирусной инфекции обуславливает необходимость планирования работы архивных учреждений РФ на 2022 год, исходя из эпидемической ситуации в каждом конкретном регионе. В случае её стабилизации – возвращение к деятельности в обычном режиме с соблюдением рекомендаций уполномоченных органов санитарно-эпидемического надзора, в том числе «Рекомендаций по организации работы читальных залов государственных и муниципальных архивов РФ в условиях сохранения рисков распространения COVID-19» (МР 3.1/2.1.0199-20), при ухудшении – организация работы с учетом ограничений, устанавливаемых нормативными правовыми актами субъектов РФ, на территории которых находятся соответствующие архивы, в том числе с переходом, в необходимых случаях, на дистанционный режим.

2 сентября 2022 г. Федеральное архивное агентство (Росархив) опубликовало на своем сайте информационное письмо от 1 сентября 2022 г. № 4/2340-А «О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2022 год и их отчетности за 2022 год», направленное руководителям федеральных архивных учреждений и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела.

В сфере информационных ресурсов и технологий предусматривается:

Продолжение автоматизации основных направлений архивной деятельности на базе внедрения информационных систем архивов;
Ввод в ПК «Архивный фонд» заголовков архивных дел, находящихся на открытом хранении, в объемах, позволяющих завершить эту работу до конца 2023 года;
Пополнение Общероссийской справочно-информационной системы (ОСИС) «База данных по местам хранения документов по личному составу» сведениями о местах хранения таких документов организаций государств – участников СНГ (РГАНТД) и сведениями о российских организациях, документы по личному составу которых на хранение не поступали и пути розыска которых исчерпаны;
Пополнение Базы данных рассекреченных дел и документов (только федеральные архивы);
Техническое сопровождение переноса информационных систем Росархива в государственную единую облачную платформу (ГЕОП) в рамках эксперимента, проводимого в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 28.08.2022 № 1114 (РГАНТД);

При подготовке годовых отчетов Росархив просит архивные учреждения подробно отразить:

Работу по взаимодействию с органами местного самоуправления и муниципальными архивами;
Участие в реализации различных региональных программ развития;
Изменения, произошедшие в сети архивных учреждений субъектов РФ, указав их названия, подчиненность, организационно-правовую форму, штатную численность;
Работу по подготовке к отправке в ЦХСФ микрофильмов страхового фонда во исполнение решения коллегии Росархива от 25.12.2022 (ГАРФ, РГИА, РГАСПИ, РГВА, РГАВМФ);
Работу по рассекречиванию архивных документов, указав название комиссий по рассекречиванию, количество дел и документов, подготовленных к рассекречиванию, количество дел и документов, рассекреченных в плановом порядке, вне плана полностью, частично, из каких фондов, хронологические рамки, количество оставленных на секретном хранении; проблемы работы по рассекречиванию и пути их решения (только уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ в сфере архивного дела);
Обобщенную информацию о выполнении «Плана мероприятий Федерального архивного агентства по патриотическому воспитанию граждан РФ на 2022–2022 годы» (только федеральные архивы).

Мой комментарий: Очередной раз с печалью констатирую, что проблемы архивного хранения электронных документов Росархив отодвигает на неопределенное будущее. С моей точки зрения, это неправильный, более того — опасный подход, вследствие которого масштабы уже сейчас значительных утрат современного документального наследия станы будут быстро нарастать.

2. Архивные документы, находящиеся в частной собственности, могут быть вывезены за пределы Российской Федерации. Заявленные к вывозу указанные архивные документы подлежат экспертизе ценности документов в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.

15) депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации — хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства;

1. Документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации определяется уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства. Уникальные документы подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение которого осуществляется уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

1.1. Уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства совместно с Центральным банком Российской Федерации (Банком России) утверждает перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения и утверждает инструкцию по его применению.

1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона.

Что нового в архивном деле в 2022 году

В целях устранения выявленной правовой коллизии законопроектом предлагается исключить в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» запрет на ограничение доступа к информации, накапливаемой в открытых фондах архивов. Одновременно предлагается определить критерии отнесения информации, содержащейся в архивных документах, к информации, доступ к которой не может быть ограничен.

Таким образом, с одной стороны, в законодательстве установлены нормы, которые позволяют однозначно установить наличие либо отсутствие ограничений на доступ к тем или другим архивным документам, а с другой стороны, существует норма, запрещающая ограничивать доступ к документированной информации, накапливаемой в открытых фондах архивов, при этом критерии отнесения документов к таким фондам не определены. Эта правовая коллизия выявлена в результате мониторинга правоприменения, и был сделан вывод, что она создаёт предпосылки для злоупотребления правом.

Действующей редакцией статьи 8 Федерального закона от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» установлено, что доступ к информации, накапливаемой в открытых фондах библиотек, музеев и архивов, а также в государственных, муниципальных и других информационных системах, созданных или предназначенных для обеспечения людей и организаций такой информацией, не может быть ограничен. При этом понятие «открытые фонды» законодательно не определено. Это не позволяет однозначно установить список относящейся к ним документированной информации. Вместе с тем порядок хранения и использования документированной информации, включённой в состав архивных фондов, устанавливается Федеральным законом от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в соответствии с которым к критериям, позволяющим ограничить доступ к архивным документам, относятся как наличие в таких документах сведений, составляющих охраняемую законом тайну или создающих угрозу для безопасности людей, так и неудовлетворительное физическое состояние документов.

В связи с этим законопроектом предлагается исключить в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» запрет на ограничение доступа к информации, накапливаемой в открытых фондах архивов. Одновременно предлагается определить критерии отнесения информации, содержащейся в архивных документах, к информации, доступ к которой не может быть ограничен.

Что нового в архивном деле в 2022 году

Обратите внимание, что существует судебная практика, указывающая на возможность не подтверждать стаж уволенных сотрудников копиями их трудовых книжек при подаче документов в ФСС на возмещение пособий (например, Определение ВС РФ от 08.11.2022 № 302-КГ17-16190). Тем не менее, для того, чтобы не пришлось доказывать свою правоту в суде, лучше подстраховаться и оставлять копии трудовых книжек увольняющегося персонала.

Правда, в большинстве предприятий малого и среднего бизнеса, где штат не настолько велик, трудовые книжки хранятся просто в сейфе, металлическом противопожарном шкафу или ином месте, способном обеспечить безопасность хранения документов. В таком случае достаточно указания наименования организации, которая ответственна за хранение трудовых книжек.

Но теперь действует новый ГОСТ Р 7.0.97-2022 («Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», приказ Росстандарта от 08.12.2022 № 2004-ст.).

Новый порядок заверения документов подразумевает указание места хранения подлинника трудовой книжки. Формулировка данной записи приведена в п. 5.26 ГОСТа Р 7.0.97-2022. Руководствуясь данным пунктом необходимо прописать не только наименование организации-работодателя, но и реквизиты дела, в котором хранится документ.

За копией трудовой книжки может обратиться сам сотрудник. Для этих целей он пишет заявление на имя руководителя с просьбой выдать заверенную в должном порядке копию трудовой книжки. При этом работник не обязан пояснять причину, по которой ему понадобился документ. Часто такой документ предоставляется в банки для получения кредитов или в органы соцзащиты для получения некоторых льгот или пособий. Обо всех этих причинах сотрудник имеет право умолчать.