Сторонняя Компания Возмещает Расходы По Командировке Как Провести

Содержание

25 Июня 2022Возмещение командировочных расходов подрядчика

В Информационном письме от 14.03.2006 г. № 106 Президиум ВАС РФ разъяснил, что компенсация издержек лиц, возмездно оказывающих услуги, направлена на погашение расходов, произведенных исполнителями в интересах заказчика услуг, и, следовательно, не может рассматриваться в качестве оплаты самих услуг.

При таких обстоятельствах спорные расходы удовлетворяют критериям расходов, предусмотренных п.п. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, и, следовательно, подлежат учету при определении налоговой базы по налогу на прибыль (постановления ФАС Северо-Западного округа от 01.10.2007 г. № А05-5368/2006-26, ФАС Уральского округа от 30.04.2009 г. № Ф09-2594/09-С3).

Оплачиваем командировку чужих работников

Для реализации сложного проекта компания привлекла эксперта со стороны. Когда понадобилось направить привлеченное лицо для ведения переговоров в другой город, у бухгалтера фирмы возникли вопросы. Будет ли поездка эксперта являться командировкой? Можно ли учесть связанные с ней расходы при расчете налога на прибыль? Удерживать ли НДФЛ с сумм, которые возмещаются эксперту после поездки? Ответы на эти вопросы дал Минфин России в письме от 24.09.2022 № 03-03-06/1/54684.

Компания может заключить, к примеру, договор оказания услуг с другим юридическим лицом. Если в рамках такого договора работники исполнителя направляются в командировки, которые оплачивает заказчик, то затраты можно учесть при расчете налога на прибыль на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Правомерность такого подхода подтверждает арбитражная практика (постановление ФАС Северо-Западного округа от 01.10.2007 № А05-5368/2006-26).

Порядок учета командировочных расходов в 2022 — 2022 годах

Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.

НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.

Сторонняя Компания Возмещает Расходы По Командировке Как Провести

Счет гостиницы может содержать дополнительно оказанные услуги, связанные или не связанные с проживанием. Решение об оплате таких расходов принимается руководителем самостоятельно. В том случае, если работником не предоставлены документы, подтверждающие осуществленные расходы по найму помещения, работодатель может принять решение о возмещении таких расходов по письменному заявлению работника.

Даты пересечения границы при следовании за границу и возвращении в Российскую Федерацию определяются по отметке органов пограничного контроля Федеральной пограничной службы РФ в заграничном паспорте работника.

Командировочные расходы

— оплатить суточные (из расчета за каждый командировочный день и время в пути. Исключение составляет случай, когда у работника однодневная командировка или у работника есть возможность возвращаться домой ежедневно);

Например, стоимость участия в деловых мероприятиях (представительские расходы), добровольного личного страхования на время командировки, аренды автомобиля в месте командировки, услуг VIP-залов в аэропортах и на вокзалах, стоимость проезда на аэроэкспрессе и такси, расходов на оформление визы при загранкомандировках.

Расходы на командировки «чужих» работников

Статьей 56 ТК РФ установлено, что трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

Читайте также:  Таганрог Где Поменять Единый Талон Ветерана

В первом варианте сумма, полученная подрядчиком от заказчика, представляет собой выручку от выполнения работ, при этом подрядчик-плательщик НДС обязан предъявить заказчику сумму НДС, выставив ему соответствующий счет-фактуру. У заказчика, оплатившего работы подрядчика, вся сумма по договору включается в состав затрат, а НДС принимается к вычету в полном объеме.

Проводки по учету командировочных расходов: пример расчета

Какие-то расходы, понесенные работником, работодатель может не принять, в этом случае эти затраты должен возместить работник из своей заработной платы (при этом нужно помнить, что из зарплаты работника можно удержать сумму не свыше 20% от величины среднего заработка), либо путем внесения денежных средств в кассу предприятия или на расчетный счет.

При направлении в командировку сотруднику под отчет выдается определенную сумма денежных средств, при возвращении сотрудник обязан в течении трех дней сдать оформленный авансовый отчет форма АО-1 и командировочное удостоверение форма Т-10, к этим документам должны прилагаться все документы, подтверждающие произведенные расходы (проездные, билеты, чеки, договор аренды транспорта, договор найма жилья и прочее).

Если сотрудник после командировки не вернулся обратно, а сразу ушел в отпуск, то оплату обратного проезда отнести на расходы по налогу на прибыль нельзя

Минфин России в ответе на обращение налогоплательщика разъяснил, что оплата проезда сотрудника из командировки к месту работы, если он обратно не вернулся, а ушел в отпуск, не является экономически оправданной и не может быть включена в состав затрат, снижающих налоговую базу по налогу на прибыль (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 21 октября 2022 г. № 03-03-06/3/61516 «Об учете расходов на командировки работников для целей налогообложения прибыли организаций»).

Напомним, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ). Работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (п. 3 Положения).

Расходы в командировке: чем подтвердить и как оплатить

Процедура и суммы возврата командировочных расходов регламентируются нормативными актами фирмы (ст. 168 ТК РФ). Работодатель указывает здесь точную сумму выплат, правила исчисления и подтверждение командировочных расходов, обосновывающие документы, перечисляются затраты, подлежащих возмещению.

  1. При выезде на транспорте общего пользования (самолет, поезд), на автобусе, троллейбусе, легковом либо грузовом автомобиле, речном и морском судне предоставляется билет; багажная квитанция при сдаче вещей, посадочный талон, купон или распечатка электронного билета;
  1. Служебную поездку на собственном или служебном автомобиле подтвердит путевой лист, маршрутный лист (при не указании в путевом листе места следования), кассовые документы (чек, счет, квитанция, служебная записка;
  1. При проезде на такси сдается кассовый чек, квитанция, заказ-наряд;
  1. При поездке на транспорте организации, которая оказывает услуги по договору: договор об оказании транспортных услуг, акт приема передачи, счет- фактура и платежное поручение.

Сторонняя Компания Возмещает Расходы По Командировке Как Провести

При оформлении командировки за счет принимающей стороны следует помнить, что все условия оплаты издержек на проезд и проживание сотрудников оговаривают в договоре максимально подробно, авансовый отчет работник сдает на предприятие, где он работает на постоянной основе.

  • Определить количество фактических отработанных дней за 12 месяцев предшествующих командировке (или меньше 12, если сотрудник не проработал год в данной компании), исключая дни больничных, отпусков, простоя.
  • Определить заработок за данные 12 месяцев. В него не входят отпускные, больничные, материальная помощь.
  • Вычислить средний заработок за день.
  • Определить количество дней, проведенных в командировке. Постановление Правительства РФ от 29 июля 2022 года № 771, гласит, что время, которое сотрудник был в командировке, определяют из предоставленных проездных документов. Дни простоя по вине принимающей стороны оплачивают как рабочие.
Читайте также:  Соответствие квр и кодов косгу на 2022 год

Срок компенсации командировочных расходов

Добрый день!
Сотрудник организации в конце апреля поедет в командировку для участия в конференции. Он купил себе заранее авиабилеты, расплатившись со своей банковской карточки. Можем ли мы компенсировать ему расходы по этим билетам уже сейчас или только после того, как он вернется с конференции и представит авансовый отчет?

Таким образом, трудовым законодательством не установлено, когда именно должны быть возмещены расходы по командировке, то есть перед началом командировки или после ее окончания. На основании чего можно сделать вывод, что организация может самостоятельно установить внутренним документом (например, положением о командировках), что расходы, понесенные работником в командировке, возмещаются организацией по ее окончании и после составления авансового отчета с приложением всех необходимых документов.

Командировка по договору возмездного оказания услуг

На лиц, работающих в компании на основании гражданско-правовых договоров, не распространяется действие норм трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права. Такое положение установлено статьей 11 ТК РФ.
Кроме того, из понятия служебной командировки, содержащегося в статье 166 ТК РФ, вытекает, что деловая поездка лица, не связанного с организацией нормами трудового договора, не может рассматриваться в качестве служебной командировки. Аналогичное мнение высказано Минфином Российской Федерации в Письме от 19.12.2006 г. N 03-03-04/1/844.
Следовательно, у организации, направляющей в командировку лицо, работающее в фирме на основании гражданско-правового договора, отсутствует обязанность по возмещению ему командировочных расходов.
Вместе с тем, возможность выплаты компенсационных сумм исполнителю поручения имеется.
Мы уже отметили, что выполнить поручение фирмы в поездке сторонний специалист может на основании договора подряда, возмездного оказания услуг, или же на основании договора поручения.
Отношения сторон при:
— договоре подряда регулируются нормами главы 37 «Подряд» ГК РФ;
— при договоре возмездного оказания услуг — нормами главы 39 «Возмездное оказание услуг» ГК РФ;
— при договоре поручения строятся на основании положений главы 49 «Поручение» ГК РФ.

Действующее российское законодательство не запрещает организациям для выполнения необходимой работы привлекать работников со стороны. Поэтому организация для решения тех или иных производственных задач может направить в служебную поездку не только своего штатного сотрудника, но и специалиста, не состоящего с нею в трудовых отношениях. Для этого с таким лицом нужно заключить договор гражданско-правового характера. Причем, какой договор заключается с таким лицом, зависит от цели служебной поездки — это может быть договор подряда, возмездного оказания услуг, договор поручения или какой-то иной.
Важно другое, если в служебную поездку направляется штатный сотрудник компании, то, как правило, имеет место командировка работника, на которого в полной мере распространяются все гарантии и компенсации, установленные ТК РФ. В частности, за таким работником на период командирования сохраняется место работы (должность) и средний заработок. Кроме того, в силу статьи 167 ТК РФ работник организации имеет право на возмещение ему сумм, связанных с командировкой. Причем состав возмещаемых работнику командировочных расходов определен положениями статьи 168 ТК РФ, в соответствии с которой работодателем возмещаются:
— расходы по проезду;
— расходы по найму жилого помещения;
— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
При этом возмещение производится работодателем в размерах и порядке, установленными самостоятельно, которые закрепляются либо в коллективном договоре, либо в ином нормативном документе компании, например, в Положении о командировках.

Командировочные и иные аналогичные расходы: расходы на командировки и представительские расходы

Если имеет место добровольное медицинское страхование, то такие расходы фирма вряд ли сможет учесть для целей налогообложения. Такой вывод можно сделать на основании письма УФНС России по г. Москве от 23 апреля 2009 г. N 16-15/040867.

Обратите внимание на то, что в целях налогообложения компания может учесть не только стоимость проездных документов, но и плату перевозчику за возврат билетов. Такой вывод содержится в письме Минфина России от 2 мая 2007 г. N 03-03-06/1/252, согласны с этим и суды, на что указывает Постановление ФАС Северо-Западного округа от 9 июля 2009 г. по делу N А21-6746/2008.

Читайте также:  Шкаф серверный окоф 2022

Возмещение командировочных расходов

При направлении в командировку главного должностного лица организации применяются те же правовые нормы, что и при откомандировании других сотрудников. Таким образом, директору также необходимо выдать служебное удостоверение и аванс. При необходимости издается приказ и выписывается соответствующее служебное задание.

Размер суточных выплат определяется каждым предприятием в отдельности и самостоятельно. Коллективным договором может быть предусмотрен повышенный размер выплат. Если такое положение вещей присутствует, то сумма, на которую выплаты превышены, должна подлежать обложению налогами на доходы физического лица, а также социальным налогом.

Суточные за границу

Когда рассчитывают суточные за командировки за границу, также нужно обязательно учитывать количество суток, проведенных непосредственно за пределами государства. Учитываются дни, когда откомандированный сотрудник за рубежом находился не все командировочное время, а только часть. Как это определить? Здесь помогут особые отметки в загранпаспорте специалиста, которые делают в таможенной службе.

Это определяет п. 10 постановления Правительства РФ от 13.10. 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки». В командировочные расходы суточные в 2022 году включают ежедневные траты в стороннем от места жительства городе (питание, иные допрасходы, связанные с проживанием вне дома). Кроме суточных сумм, командировочное лицо получит средства на оплату жилья и билетов до места назначения и назад.

Компенсируем расходы физическому лицу по гражданско-правовому договру: минимизируем налоги

Компенсации материальных расходов подрядчиков вы с равным основанием можете учитывать в качестве (Пункт 4 ст. 252 НК РФ):
(или) прочего расхода (Подпункт 49 п. 1 ст. 264 НК РФ);
(или) расхода того же вида, к которому отнесено вознаграждение подрядчику (например, расход на ремонт ваших ОС (Статья 260 НК РФ)). Ведь мы помним, что такие компенсации являются частью цены договора подряда. Этот способ, кстати, больше всего подойдет упрощенцам с объектом «доходы минус расходы». Ведь прочие расходы (не упомянутые в закрытом перечне) они учитывать не вправе, а вот расходы на ремонт — пожалуйста (Подпункт 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
(или) материального расхода. Например, компенсацию стоимости запчастей для ремонта вполне допустимо учитывать как расходы на приобретение материалов, используемых для содержания и эксплуатации основных средств (Подпункт 3 п. 1 ст. 254, пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
И в любом случае помним, что необходимо получить от подрядчика подтверждающие его расходы документы (договоры на закупку, кассовые и товарные чеки, накладные и т.д.).

А теперь очертим этот самый перечень компенсируемых издержек применительно к подрядчику-гражданину. Это могут быть только издержки, непосредственно связанные с выполнением договора. При этом товары, работы и услуги, стоимость которых ваша компания готова компенсировать подрядчику, должны быть использованы для выполнения нужных вам работ (оказания услуг).
Вы, конечно, можете компенсировать подрядчику и приобретение дорогостоящего оборудования. Но контролирующие органы (налоговая инспекция и внебюджетные фонды) могут небезосновательно посчитать, что это уже не компенсация издержек, а способ выплаты части вознаграждения или даже подарок подрядчику. А значит, будут доначисления НДФЛ и страховых взносов. Ведь это оборудование он может использовать и для выполнения заказов других компаний. С таким же успехом можно компенсировать подрядчику покупку машины, которую он также частично использует на благо заказчика.
Так что для целей налогообложения безопаснее ограничиться компенсацией расходов:
— на материалы, работы и услуги, необходимые для выполнения вашего заказа. Например, подрядчик закупает древесину и обрабатывает ее в соответствии с вашими нуждами;
— на проезд до места фактического выполнения работ и проживание там. Это характерно для ситуаций, когда вы нанимаете иногороднего гражданина и ему приходится добираться до вашего города и снимать там жилье. Или, наоборот, вы посылаете местного исполнителя для оказания услуг в другой город.

Елена - Дежурный юрист
Профессиональный юрист. Составляю любые правовые документы: договоры, претензии, исковые заявления, отзывы, жалобы и т.п. Специализируюсь на защите прав потребителей: спорах с застройщиками, страховыми, продавцами, банками и пр. Осуществляю представительство в судах. Большой опыт работы, высокое качество составления правовых документов и ведения дел.
Оцените автора
Бюро юридического и адвокатского консультирования - Адвокатариус