Основы делопроизводства
Основы делопроизводства используются при организации юридического лица любого типа. Оно представляет собой достаточно трудоемкий процесс, в котором принимают участие абсолютно все сотрудники управленческого аппарата. Ведь один отдел занимается заполнением и оформлением документации, другой отвечает за своевременное движение этих документов по инстанциям, а для третьих подразделений данная информация является наглядным руководством в рутинной работе.
Основы документооборота отмечают необходимость регистрации каждого документа, проходящего через тот или иной участок в течение производственной деятельности. Грамотность специалиста заключается в целесообразном распределении всех документов, своевременной их регистрации в рабочих документах, а также в рациональной группировке информации по разработанной схеме.
Понятие судебного делопроизводства: правовые основы, порядок ведения, значение
Делопроизводство в Верховном суде РФ ведется по правилам, содержащимся в «Инструкция по делопроизводству в Верховном Суде Российской Федерации» (утв. приказом Председателя Верховного Суда РФ от 29.12.2010 N 17-П) (ред. от 17.04.2014).
Документ – информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом в любой организации для использования в своей деятельности.
Основы делопроизводства (стр
Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка — историческим источником, кибернетика-документалиста — носителем информации, а I специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.
Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин:
Стадии уголовного делопроизводства
Следующая стадия — разбирательство. Нужен юрист в СПб, опытный в уголовных делах, поскольку на этом этапе дело разбирается во всех подробностях, затрагивается вопрос о виновности подсудимого. Дополнительно принимается решение о том, применять или нет к обвиняемому уголовное наказание. Разбирательство, как правило, оканчивается приговором об обвинении или оправдании. Судья может принять и решение другого рода. К примеру, суд может решить прекратить дело, направить его на доследование и так далее.
Производство в кассационном суде можно назвать стадией довольно обособленной. Поскольку, в основном, стадии уголовного процесса здесь имеют силу в случае возбуждения дела на основе соответствующей жалобы и протестов, поданных уполномоченными лицами. На правах следующей инстанции, он инспектирует правомерность вынесенного решения, определяет приговор. В результате обсуждения конкретных материалов, кассационный суд может представить такие варианты решений:
Лекции по делопроизводству
и защите информации» от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ (ст. 5) документирование (то есть создание документов) является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Там же говорится, что документирование осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов. Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами.
Основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления является документ, и от того, насколько эффективно организовано документационное обеспечение, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, общий результат деятельности любого в самом широком смысле слова учреждения. Правильное документационное обеспечение работы в учреждении основывается на соответствующей нормативнометодической базе — комплексе правовых документов организационного, инструктивного, методического характера. Нормативные и методические документы по делопроизводству в каждом учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных актов.
Юридическое делопроизводство
Студенты должны научиться применять терминологию в области информации, документирования, действующие федеральные законы и иные нормативные правовые акты, акты технического регулирования, методические рекомендации по подготовке и оформлению документов, по организации документооборота, текущего и архивного хранения документов.
Понятие юридической техники. Общие правила документирования нормативной информации. Федеральный закон как документ, его структура и реквизиты. Нумерация структурных единиц закона. Характеристика нормативных правовых актов органов государственной власти и муниципальных правовых актов. Особенности оформления внесения изменений в нормативные правовые акты.
ЮРИДИЧЕСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
3) Владеть: навыками аналитика, необходимыми при подготовке документов и отработке содержания документов, коммуникативными качествами, которые важны для разъяснения сути составляемых документов адресатам: убедительностью, эффективностью, целесообразностью, уместностью, ясностью, точностью, чистотой; этическими нормами и правилами общения с клиентами; юридической терминологией; приемами аргументации; анализом правоприменительной и правоохранительной практики; навыками сбора и обработки информации, имеющей значение для подготовки профессиональных юридических документов.
3. Содержание (стадии) делопроизводства: 1) документирование сведений (составление документов), 2) технология работы с документами (документооборот: регистрация входящих и исходящих документов, контроль за исполнением документов), 3) хранение документов (принципы формирования дел, группировка документов в дела, сроки хранения, архивное хранение, уничтожение документов).
Лазер Вирта
Документы используются в различных областях человеческой деятельности и сферах жизни.
История документа является одной из интереснейших тем документоведения и недостаточно изучена. В истории документа можно выявить истоки многих сегодняшних проблем управления документацией в организации.
Среди главных характеристик процесса преобразования документа можно назвать причины возникновения и сохранения форм, изменение удельного веса, влияние новых технологий на документ и т.д.
Документы сопровождают человека с момента возникновения письменности. Формирование общественных потребностей, влияние особенностей языка отразились на становлении документа.
Основные функции документа связаны с процессом фиксации информации с последующей передачей её во времени и пространстве: учет, подсчет, команды, запись информации в целях ее сохранения и распространения. Реализация данных функций привела к появлению графической документации (карты, чертежи), медицинской, бухгалтерской и других видов документации.
Следовательно, документы и документация возникают в связи с общественными потребностями человека и задачами.
К сожалению, до настоящего времени не выработано четкого и однозначного термина «документ».
По моему мнению, решение задачи поиска смыслового значения термина «документ» возможно только на основе сравнительного анализа разных подходов к определению документа.
Рассмотрим толкование понятия «документ» разными дисциплинами.
В документалистике дано самое широкое понятие документа – любой материальный носитель с закрепленной информацией на любом языке и любым способом.
В документоведении документ – средство закрепления информации различным способом на специальном материале о фактах, событиях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
В источниковедении документ – объект, специально предназначенный для передачи информации.
Если документоведение ставит своей первоочередной задачей улучшение качества документа как инструмента управления и в связи с этим изучает его функции и роль в историческом развитии, то другие научные дисциплины рассматривают документ как носитель информации о прошлом или современности.
В архивоведении употребляется термин «архивный документ» — документ, хранящийся в архиве (ретроспективная архивная информация, устаревшие опубликованные документы).
В правовой науке документы являются средством документирования и доказательства правовых отношений.
Историческая наука определяет документ как важный исторический источник.
Документалистика считает документом любую фиксированную информацию.
В области управления документ рассматривается как средство фиксации и передачи управленческих решений.
Понятия «документ», «документация» в своем развитии претерпели существенные изменения. Изначально латинское doceo означало «учу», «извещаю». Позднее производная форма documentum, означающая «доказательство», «свидетельство», надолго утвердилась во многих сферах научной и практической деятельности.
В русском языке понятие «документ» появилось в XVIII в. Петр I перевел его как «письменное свидетельство», подчеркнув тем самым правовое значение документа. В XIX в. Выделяется новый аспект: значение документа в управлении. Документом считается информация, зафиксированная по форме и предназначенная для осуществления процесса управления. Понятие документа как письменного источника, имеющего юридическую силу, сохранилось и в XX в. Однако в нормативных актах дореволюционной России термин «документ» почти не употреблялся. В практике учреждений это понятие отождествлялось с понятиями «деловая бумага», «акт», «дело». Эта тенденция «деловой бумаги» сохраняется до 20-х гг. XX в. Постепенно термин «деловая бумага» заменяется «служебным документом». В Постановлении ЦИК и СНК от 7 июля 1932 года говорится о правилах хранения «служебных документов». В «Толковом словаре русского языка» 1934 года документом называется «письменное удостоверение, свидетельствующее о личности предъявителя».
Из вышеприведенных определений можно выделить две составляющие документа:
1. Информационную
2. Правовую
Информационный документ – документ, зафиксировавший информацию, передаваемую во времени и на расстоянии.
Правовой документ – документ, служащий доказательством достоверности информации и предоставляющий одну из форм выражения права.
В «Кратком словаре архивной терминологии» в определение «документ» заложено понятие об информации как объекте описания: «Документ – результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звукозаписи или другим способом на специальном материале (папирусе, пергаменте, бумаге, фотопленке и др.)». Хотя термины «информация» и «носитель» в этом определении отсутствуют, но они раскрываются в дефиниции через их характеристики.
ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (М., 1971) вносит изменения в термин «документ»: «документ – средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека». В этом определении дано развернутое понятие информации:
1. Документ является результатом сознательной человеческой деятельности. Закрепление информации выполняется при прямом участии человека в создании документа, или при косвенном участии, когда информация закрепляется техническими средствами, созданными человеком.
2. Информация, закрепленная сознательно, не может быть выражена без слов или каких-либо знаков и символов, т.к. она является мысленным отображением действительности.
В «Словаре современной архивной терминологии социалистических стран» внесены коррективы в предыдущее определение термина «документ»: «Документ – результат закрепления информации о предметах объективной деятельности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи или другим способом на любом носителе». В данном определении понятие «информации» как несущее основную, смысловую нагрузку, осталось в логико-семантической связи в составе словосочетания «результат закрепления информации». Понятие «носитель», на котором закреплена информация, придает дефиниции законченный вид.
В ГОСТе 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (М., 1983), в определение термина «документ» внесены поправки: «Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и в пространстве». Словарная конструкция «материальный объект с информацией» дополняет и уточняет семантическое значении термина.
В начале 70-х годов в архивоведении вводится понятие «документная информация», которое наиболее точно отражает все виды документной информации, в том числе и архивной: «под документной информацией следует понимать социальную (то есть на уровне человеческого мышления создаваемую) информацию, или переработанные на этом уровне (могущие быть переработанными) виды и формы биологической информации, информации неживой и искусственной природы – зафиксированные на материальных носителях с целью переработки и хранения».
Таким образом, в ходе анализа определения «документ», можно выделить три основных подхода к данному термину:
1. документ – материальный объект
2. документ – носитель информации
3. документ – документированная информация.
С точки зрения документоведения обозначение «документа» считается материальный объект с зафиксированной на нем информации в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. Такой подход к документу описал Поль Отле в «Трактате о документации». В СССР сторонниками данного термина стали специалисты по информатике, которые в 60-е годы дали ряд дефиниций документа. В данном случае речь идет об информационных процессах, о передаче информации от одного субъекта другому.
РоссииСтолбцовое (приказное) делопроизводство. На раннем этапе развития Древнерусского государства (до конца XV в.) государственных учреждений еще не существовало, но культура написания документов существовала уже( договоры с Византией). Управленческие функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица. Основные документы-грамоты.Постепенное увеличение документов вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и дьяконов. Документы начинают проходить стадии написания — чернописи, редакции и беловика. Устанавливаются такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках)» элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии ее хранения и использования.С образованием централизованного государства, центром которого стало Московское княжество, начинает складываться и аппарат его государственного управления, формируется и система документационного обеспечения этого аппарата.Высшим государственным учреждением стала боярская дума Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом — по названию первых государственных учреждении- приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII в.В делопроизводстве приказов использовалась достаточно древняя «столбцовая техника делопроизводства» — собирался свиток из подклеенных друг к другу листов — столбец, столбик. Составные части столбца назывались «поставами», так же или мостами назывались и сами места склейки листов. Столбец мог иметь большие размеры,засчет подклейки.Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:поступление документа на рассмотрение,подготовка дела к «докладу»;рассмотрение и решение дела;оформление документа, содержащего решение.Видовой состав документов приказного делопроизводства:грамоты, приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей.Таким образом, история делопроизводства в XVI-XV11 вв. показывает, что в связи с созданием системы центральных и местных учреждений образуется и система делопроизводства, складываются кадры служащих, появляются устойчивые формы документов, приемы их составления, хранения и учета.Коллежское делопроизводство. Отсутствие в приказном делопроизводстве установленного законом единообразного порядка, точных форм письменных документов, конкретных сроков их исполнения, громадное число учреждений, запутанность их взаимоотношений между собой и в управлении территориями побудили Правительство искать новые формы государственного устройства, появляются учреждения, нового типа и нормативное обеспечение, точно определяющие их состав, организацию, компетенцию и делопроизводство.Приказы — были заменены коллегиями, канцеляриями, конторами.Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал «Генеральный регламент», утвержденный Петром I в 1720 г. «Генеральный регламент» ввел систему делопроизводства, получившую название коллежской по названию типа учреждений. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллективный способ принятия решений присутствием коллегий.Регистрация сопровождала документы в течение всего процесса производства дела, а после — и в архиве. Все пакеты, адресованные в адрес коллегии, сдавались дежурному чиновнику, который расписывался в получении и, не распечатывая, передавал в присутствие. Для многих документов разрабатываются образцы, по которым следовало их составлять. Также в коллежском делопроизводстве из текста выделяется и становится самостоятельным реквезитом документа дата, во многих документах она пишется теперь под текстом с левой стороны листа.В делопроизводстве появились совершенно новые названия документов: векселя, облигации, рапорты, журналы, протоколы.Однако даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не в силах были справиться с обилием дел.Министерское делопроизводство. «Общее учреждение министерств» от 25 июня 1811 г стало основным законодательным актом, определившим организацию и порядок работы центральных учреждений более чем на век. Он четко установил «предмет ведения государственных дел» министерств. Им были определены единообразная структура министерств, порядок их взаимоотношений с другими учреждениями.Министерство возглавлял министр, а в его отсутствие- единственный заместитель (товарищ министра). Министры и товарищи министров назначались императором и были ответственны только перед ним.Рабочий аппарат министерств состоял из департаментов. Они делились на отделения, отделения — на столы. Получили окончательное и единообразное устройство канцелярии как специальные подразделения, где было сосредоточено все «письмоводство» (т.е. делопроизводство).Весь процесс делопроизводства стал подразделяться на следующие этапы: порядок вступления дел; движение их, или производство; отправление дел; ревизия;отчеты.Таким образом, были выделены основные этапы работы с документами: организация приема документов, направление на исполнение и исполнение, регистрация документов и контроль за их исполнением, отправка документов. До 60-х гг. XIX в. был распространен коллежский порядок составления документов. В документе выделялись: заглавие, содержание, или «расположение обстоятельств дела», подпись, особенные пометки, бланковые и конвертные надписи. Каждая часть должна была быть соответствующим образом оформлена.В XIX в. документы стали изготавливаться на бланках. Бланком назывался лист, в левом углу которого делались «бланковые надписи»: наименование ведомства, учреждения, структурной части учреждения, от которой исходил документ, дата отправления документа, номер его по журналу исходящих документов, заголовок к документу. Бланки вначале были рукописными, а вскоре их сменили типографские бланки и штампы с бланковыми надписями.В исполнительном делопроизводстве устанавливается более четкая организация хранения документов. Делопроизводство в России в XX в. После октябрьского переворота 1917 г. для работы в учреждениях были привлечены рабочие, солдаты и прочие не имеющие специального образования кадры. Уровень документационного обеспечения управления понизился. Для этого стали использовать опыт работы предшественников, ведь рядом с новыми руководителями на своих рабочих местах оставались и многие царские чиновники. Так, при создании «Положения о письмоводстве и делопроизводстве» за основу был принят аналогичный по наименованию и содержанию документ военного ведомства 1911 г. Изменения в проекте были незначительными: исключение устаревших канцелярских шаблонов при составлении текстов документов, рекомендации по уменьшению форматов бумаги в целях ее экономии и т.п., но работа не была доведена до конца.Для улучшения качества оформления документов 2 марта 1918 г. было принято постановление «О форме бланков государственных учреждений». В нем перечислялись обязательные реквизиты бланков документов, много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства. 8 декабря 1918 г. было издано постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты».Разработки проблем делопроизводства велись также в Государственном институте техники управления (1926 г.). Изучение вопросов проходило по следующим основным направлениям:документооборот учреждений и методы его оптимизации;способы регистрации документов, выработка рациональных методов учета документации;контроль исполнения документов;хранение.В 1963 г. архивная служба выпустила «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет были руководящим материалом (единственным), способствовали упорядочению деятельности служб документации и архивов.В 1988 г вышла новая редакция «Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
Стадии Юридического Делопроизводства
Этап внедряется для того, чтобы выявить, как владельцем обеспечивается сохранность имущества. Также указанный шаг помогает проанализировать финансовое положение и составить перечень требований кредиторов. Во время процедуры проводится первое собрание в фирме. Длительность этапа – в пределах 7 месяцев. После завершения управляющим публикуются полученная информация в газете « Коммерсантъ» и в Едином Федеральном Реестре Сведений о Банкротстве.
В порядке окончания этапа принимаются возможные решения:
Постановление об открытии выносится судом, когда у компании нет шансов восстановить финансовое благополучие фирмы, либо прочие стадии банкротства не дали должного результата. Помните, с момента начала конкурсного производства фирма считается банкротом. Основной задачей стадии становится удовлетворение требований кредиторов. Оно достигается за счет распродажи имущества должника.
Современный этап делопроизводства
Принципы регистрации документов. В XX в. многие западные страны отказались от традиционного для нашей страны принципа строгой регистрации документов. Сегодня наблюдается, с одной стороны, возврат к регистрационной системе (т.к. регистрация является естественной функциональной возможностью любой СЭД), с другой — отказ от ручной регистрации в тех случаях, когда есть возможность доказать поступление, создание или отправку документа при помощи других средств, например аудита информационных систем.
Основная роль документов в современном капиталистическом обществе — служить доказательством в случае споров, судебных разбирательств и расследований. Для того чтобы документы были приняты к рассмотрению и обладали доказательной силой, они должны удовлетворять определённым требованиям.
Современный этап делопроизводства
Чем более активно используются электронные документы в деловой деятельности, тем чаще требуется представление их в судебные и государственные органы в качестве доказательств. Для того чтобы интересы организации были надежно защищены, необходимо прежде всего обеспечить юридическую значимость электронных документов.
- · документы, содержащие исходную информацию, которая затем вводится в базу данных;
- · записи в базе данных;
- · таблицы в базе данных;
- · формы ввода-вывода, связи и т.д.;
- · журналы аудита и т.п.;
- · база данных целиком;
- · программное обеспечение и документация к нему.
Этапы развития делопроизводства
Последняя стадия «производства дел» по «Общему учреждению министерств» — отчеты. Законом устанавливалось три вида отчетов: отчеты в суммах, отчеты в делах и отчеты в «видах и предположениях». Отчеты в суммах являлись финансовыми отчетами, отчеты в делах — отчетами о деятельности, последние отчеты представляли собой планы работы на следующий год. Отчеты готовились отделениями, каждым по своему направлению, затем обобщались в департаментах. На основе отчетов департаментов директор канцелярии составлял сводные отчеты по министерству.
Специальная глава Генерального регламента устанавливала порядок пользования печатями. Приложение печати производилось в присутствии двух свидетелей. Стремлением сохранять в тайне государственные дела продиктовано введение присяги для канцелярских чинов.
Делопроизводство, ее роль в деятельности юриста
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
ВВЕДЕНИЕ
В отличие от других социальных идей и политических ориентаций демократическое правовое государство при верховенстве правового закона и приоритете прав человека и гражданина практически воспринято обществом как будущее государственного строя Казахстана. Решение этой задачи связано не только с созданием современного законодательства, обеспечением законности деятельности государства и его органов, муниципальной системы и общественных формирований, надежной, быстрой и справедливой юстиции, независимого правосудия, но с преодолением достигшего опасных пределов правового нигилизма, находящегося ныне на грани беспредела во всех сферах государственной и общественной жизни, и, главное, формирование высокого уровня правовой культуры общества и каждого человека.
Необходимым условием развития этих процессов является их правовое сопровождение и обеспечение государством — единственной на территории страны политической организации, осуществляющей суверенитет, источник которого — народ Казахстана. Но государство и право имеют не только инструментальное значение и » самостоятельную ценность. Одновременно это право жить цивилизованной жизнью и средство обеспечить человеку соответствующие свободы». К этой цели общество придет только через повышение ответственности, возложенной » на институты государственной власти», решительные действия по экономическому, политическому и социальному реформированию, созданию качественной » правовой базы для таких действий».
Все вышесказанное можно претворять в жизнь имея высокую культуру производства и культуру управленческого труда, в котором важнейшую роль играет делопроизводство.
Основным видом делового текста является документ.
ДОКУМЕНТ — (слово латинского происхождения, которое означает “доказательство”) — это метод закрепления разными способами на специальном материале информации о фактах, действий, явлений объективной действительности и разумной деятельности человека. Документ имеет правовое и хозяйственное значение, и может служить письменным доказательством, а также есть источником разнообразных сведений дознавательского характера. Документы дают возможность восстановить факты деятельности учреждения, организации или предприятия, найти в оконченных и сданных в архив делах такие сведения, какие имеют значение для поточной оперативной работы и для истории.
В широком значении этого слова документом можно считать какой-либо материальный объект, что вмещает информацию в зафиксированном виде.
Управленческий документ вмещает информацию, которая возникла и используется в области управления. Таким образом, всякий документ — в первую очередь носит информацию, и это наиважнейшее его свойство, используемое в процессе управления.
Документ — это также своеобразный материал, “сырьё для обработки”. Он должна быть доброкачественным: информация должна добываться быстро и продуктивно. Это касается в первую очередь цифровой, плановой и отчетной документации, обработка которой хорошо механизируется, и в значительно меньшей мере — документы организационно-распорядительного характера (где преобладает текст). Плановые и отчетные документы уже сейчас приобретают такие формы, которые позволяют машинную обработку их.
Часть документов (планирование, отчетность, деловая переписка) предназначена для непосредственного восприятия, поэтому они должны быть особо удобными для чтения и по возможности наглядными.
Требование к документам, которые должны быть полноценным источником информации:
1. Документ должен издаваться полноправным органом или лицом в соответствии с его компетенцией.
2. Документ не должен противоречить действующему законодательству и директивным указанием вышестоящих органов.
3. Документ должен быть достоверным и отвечать заданиям конкретного руководства, т.е. основываться на фактах и вмещать конкретные и реальные пропозиции или указания.
4. Документ должен быть составлен в установленной форме.
5. Документ должен быть безукоризненно отредактирован и оформлен.
ПРИМЕЧАНИЕ. Внешний вид документа есть беспрекословное свидетельство стиля работы управления, дисциплины и личной культуры работников. Если документы выполнены небрежно — значит в учреждении низкая культура труда (это, прежде всего, 5-6 экземпляров машинописи, где отдельные слова совсем неразборчивы, а общее содержание едва понятно; это документы, напечатанные на тонкой, прозрачной бумаге; это документы, на которых резолюция закрывает половину текста и т.д.)
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО — это деятельность, которая охватывает вопросы документирования и организации работы с документами в процессе выполнения управленческих функций.
Делопроизводство — это важная составная часть работы каждого учреждения, организации, предприятия. В их практической деятельности используются разные системы в делопроизводстве, но для всех них обязательным является ведение административного делопроизводства (его еще называют общим делопроизводством).
В процессе делопроизводства берут участие (большей или меньшей мерой) все работники аппарата управления: одни создают документы, другие обеспечивают их передачу, третьи руководствуются этими документами в своей практической деятельности. Всё, что решается аппаратом управления и внедряется потом в практические дела, оформляется документами.
Единая государственная система делопроизводства. «Единую государственную систему делопроизводства» (основные положения) и рекомендовал министерством и ведомством руководствоваться ней с целью усовершенствования делопроизводства в центральных аппаратах, а также в подведомственных им учреждениях, организациях и на предприятиях. Данная система зарекомендовала себя с положительной стороны и до сих пор действует в с небольшими изменениями.
Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) — это научно упорядоченный комплекс основных положений, норм, правил и рекомендаций, которые означают и регламентируют процесс делопроизводства, начиная с момента поступления или изготовления документов и до их сдачи в архив. Государственные стандарты (ГОСТы), которые вошли в состав этой системы, вводятся одновременно с ней.
Созданию ЕГСД предшествовало всестороннему изучению систем делопроизводства в разных коллективах государственного аппарата с целью выявления общих закономерностей в работе с управленческой документацией, а также выявлению возможностей, границ и масштабов системного упорядочения однотипных операций в делопроизводстве.
Характерная особенность этой системы лежит в том, что она базируется на общепринятой передовой теории и практики применения прогрессивных форм и методов работы с документами. Основное задание ЕГСД — способствовать рационализации и унификации документальных процессов в деятельности государственного аппарата на разных уровнях управления. Это система требует доведения до уровня общих и обязательных учреждений норм уже проверенных практикой рациональных методов делопроизводства.
БЛАНК — это лист бумаги с напечатанным на нём реквизитами содержащими постоянную информацию. Наиболее распространенными являются бланки служебных писем, справок, актов, приказов, протоколов и др. Все основные документы должны печататься на бланках: использование бланков при составлении документов повышает культуру труда управления, выдает информацию официального характера, облегчает исполнение и дальнейшее использование документов.
“Если документ — лицо организации, то бланк — её визитная карточка”. Так принято про него говорить. Бланк должен быть безукоризненно изготовлен (хорошая полиграфичная работа, хороший шрифт, продуманный текст). Особое внимание должно быть уделено четкости и полной грамотности напечатанного текста.
2. ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В
ОРГАНАХ ПРОКУРАТУРЫ
2.1 ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБРАЩЕНИЯ. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Документы передаются на рассмотрение и исполнение не позднее следующего дня после их поступления, при поступлении в пятницу во второй половине дня — не позднее понедельника. Срочные документы исполняются немедленно.
Приказы, указания, обзоры и другие документы передаются для ознакомления по указанию руководителя прокуратуры или структурного подразделения.
Лица, которые ознакомились с документом, расписываются на нем на отдельной странице, указывая дату и фамилию и др.
Передача документов на всех этапах прохождения (на рассмотрение, исполнение от одного исполнителя к другому, с одного подразделения в другой) производится только через работников канцелярии по резолюции руководства.
Наблюдательное производство передается в другое подразделение во временное пользование под расписку на карточке движения наблюдательного производства.
Передача наблюдательных производств для постоянного использования, а также жалоб, дел и писем по жалобам и делам ведется через алфавитную картотеку с отметкой в книгах учета, когда и кому переданы документы; бумаги, которые не касаются переписки по жалобам и делам, — через корреспондентскую картотеку.
Жалобы и заявления могут передаваться с одного подразделения в другой по соглашению руководителей структурных подразделений, а в спорных случаях — согласно с указанием руководителя прокуратуры, который ранее поставил резолюцию.
2.2 ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
Прием и первичную обработку входящих документов осуществляет в вышестоящей прокуратуре картотека или специально выделенный работник канцелярии, в районной, городской и приравненной к ним прокуратуре — начальник канцелярии, старший инспектор или инспектор.
Корреспонденция сортируется на:
— жалобы, письма, заявления, телеграммы граждан;
— документы, которые относятся к переписке по жалобам и делам;
— уголовные и гражданские дела;
— другие документы.
При этом отбираются документы, которые не подлежат регистрации. Руководителям вышестоящих прокуратур передают наиболее важные документы, которые требуют их решения.
Анонимные обращения не регистрируются. Если в них содержатся сообщения о преступлении или о лицах, которые их совершили, они отправляются в органы, ведущие оперативно-розыскную деятельность.
Жалобы и другие документы, полученные работниками прокуратуры на личном приеме граждан или при выезде в другие прокуратуры, предприятия и учреждения, передаются ими для регистрации в установленном порядке не позднее следующего дня с отметкой о времени и месте получения документа.
Работникам картотеки запрещается принимать жалобы, письма, заявления и другие документы непосредственно от граждан. Заявитель может опускать жалобы в ящик “Для жалоб и заявлений”, который обязан быть в каждой прокуратуре и размещаться в доступном для граждан месте. Обращения граждан также принимаются оперативными сотрудниками на личном приеме.
Жалобы из ящика вынимаются ежедневно и передаются в подразделение, которое занимается предварительным рассмотрением этих документов. При этом в них выделяются и подчеркиваются данные, необходимые для регистрации (фамилия, имя, отчество; год рождения; когда, каким судом рассмотрено дело; по каким статьям осужден, привлечен к другой ответственности; адрес заявителя и текст просьбы; в правом верхнем углу первой страницы проставляются первые буквы фамилии лиц, на которые следует завести алфавитные карточки, через дробь — лиц, на которых выписываются карточки-отправления, а при наличии приговора делается отметка “см. приговор”.
2.3. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
Документы регистрируются один раз: входящие — в день поступления, исходящие и внутренние — в день подписания. Регистрируются документы, которые требуют исполнения, жалобы граждан. Внутренние документы ( приказы, указания, инструкции, задания и др.) регистрируются по тем же правилам, что и входящие документы. На таких документах проставляют индекс структурного подразделения и номер дело по номенклатуре, в которой они группируются.
Документы регистрируются на карточках. Исходящие документы не подлежат дополнительной регистрации. Регистрация документов в журналах (книгах) не разрешается.
Во время регистрации жалоб алфавитную карточку выписывают на лицо, касательно которого подана жалоба. Карточка-отправление — на заявителя, если жалоба поступила от другого лица.
При регистрации жалоб, по которым не заведено наблюдательное производство, а также жалоб к которым прилагаются копии приговора, решения, постановления, определения суда; выводы (справок, определений) о проверке дел; постановления о возбуждении дела или принятия его к производству, о продлении срока следствия, наблюдательных производств и других документов по делам — алфавитные карточки заводятся на всех указанных в этих документах лицах (обвиняемых, осужденных, оправданных, истцов, ответчиков и др.). Кроме алфавитных карточек на них выписывают справки.
После принятия решения по жалобе работник канцелярии структурного подразделения указывает на оборотной стороне справки номер заведенного наблюдательного производства или, если оно не заведено, дату, номер и кому направлена жалоба, а также фамилию исполнителя, который принял решение по жалобе, и возвращает справку в алфавитную картотеку, где эти данные переносятся на алфавитную карточку, а справка уничтожается.
2.4 РЕГИСТРАЦИЯ И УЧЕТ НАБЛЮДАТЕЛЬНЫХ ПРОИЗВОДСТВ
Учет наблюдательных производств осуществляется в каждом структурном подразделении в книге учета наблюдательных производств.
Переписка по жалобам, принятых к производству, ведется за номером наблюдательного производства, который складывается из индекса структурного подразделения, порядкового номера книги учета наблюдательных производств и двух последних цифр года принятия жалобы к производству.
Наблюдательные производства передаются оперативным сотрудникам с отметкой на карточке учета движения наблюдательного производства, какого числа, с каким документом (делом) и кому передано. Эти карточки сберегаются у инспектора по порядковым номерам.
По жалобам, направленным на рассмотрение в подчиненные прокуратуры и другие органы без контроля, наблюдательные производства не заводятся. Сопроводительные письма по ним направляются за номером структурного подразделения с буквой “Р”. Копии сопроводительных листов подшиваются в дело в порядке. Не допускается направлять одним сопроводительным письмом дела и документы, не связанные между собой.
2.5. РЕГИСТРАЦИЯ И УЧЕТ УГОЛОВНЫХ И ГРАЖДАНСКИХ ДЕЛ,
ЗАТРЕБОВАННЫХ В ПОРЯДКЕ НАДЗОРА
Уголовные и гражданские дела затрепываются, когда решение по ним вступили в законную силу, только в связи с обращением лиц, принимавших участие в рассмотрении дела, руководителей предприятий и организаций, которые являются сторонами в споре, поручением прокуроров высшего уровня либо когда решения касаются государственных интересов. Запрос подписывается руководителем прокуратуры или по его поручению руководителем структурного подразделения.
Уголовные, арбитражные и гражданские дела, которые проверяются в порядке надзора, а также дела с представлением подчиненных прокуратур и те, что пришли для утверждения обвинительного заключения, регистрируются в алфавитной картотеке и учитываются в книгах отдельно по каждому разделу.
Дела, затребованные для обобщения судебной и прокурорской практики, в алфавитной картотеке не регистрируются, а только учитываются в книгах с отметкой “Для изучения”, наглядное производство по этим делам не заводится.
2.6 РАССМОТРЕНИЕ И ИСПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
— проекты нормативных актов;
— поручения Головы Верховной Рады, его заместителей и председателей постоянных комиссий;
— документы, которые исходят от Президента Казахстана, Премьер-министра Казахстана, вице-премьеров и членов правительства, руководителей Верховной Рады и правительства Республики Казахстана.
Заместители Генерального прокурора рассматривают обращения народных депутатов Казахстана, руководителей министерств, других центральных органов государственной исполнительной власти, спецуведомления, оперативные сведения относительно состоянию преступности, ответы на протесты, представления, другие документы, а также жалобы на решения начальников управлений и отделов, письма, сигналы о наиболее серьезных нарушениях закона.
Начальникам структурных подразделений на рассмотрение передаются планы работы коллегии подчиненных прокуратур и другие документы, отнесенные к компетенции управления, отдела; заявления и жалобы граждан на решения, принятые руководителями прокуратур Республики Казахстана, областей, городов Казахстана.
Руководитель прокуратуры или структурного подразделения обязаны рассмотреть документ не позднее следующего дня с момента регистрации, а срочные — немедленно и поставить резолюцию, которая должна иметь ясную и исчерпывающую резолюцию о порядке, характере, сроке исполнения, необходимости истребовании дела, других материалов либо выезде на место и др.
На документе должна быть только одна резолюция. Другая резолюция, которая не должна дублировать предыдущую, допускается только в случае, если в ней конкретизируется порядок исполнения или уточняются исполнители. Прохождение документа с резолюцией со времени ее наложения руководителем к непосредственному исполнителю не должно превышать одного дня.
Резолюция пишется на свободном от текста месте, а если документ подлежит возврату, то на отдельном листе.
Если исполнение жалобы либо другого документа поручается нескольким подразделениям или должностным лицам, то эта жалоба либо документ передается непосредственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Он несет ответственность за исполнение и организовывает проверку жалобы либо проверку с документом в полном объеме, при необходимости снимает копии либо делает выборки и передает руководителю соответствующего подразделения. Вместе с другими управлениями, отделами готовит единое поручение, ответ заявителю или должностному лицу.
Ответственность за качественную и своевременную подготовку материалов одинаково несут все должностные лица, указанные в резолюции руководителя прокуратуры или структурного подразделения.
Срок исполнения документов, жалоб отсчитывается со дня поступления их в прокуратуру, а документов, которые требуют перевода, — со дня их перевода.
Если окончание срока исполнения выпадает на нерабочее время, то последним днем срока считается первый следующий за ним рабочий день.
Исполнитель несет ответственность за исполнение по существу и в установленный срок. Перед передачей подготовленного документов на подпись исполнителем проверяется его текст, правильность оформления, наличие необходимых виз и приобщаются материалы проверки.
3. Cоставить постановление о предании суду
П О С Т А Н О В Л Е Н И Е
11 марта 1998 г. г.Симферополь
Судья Железнодорожного районного суда г.Симферополя Иванов И.И., рассмотрев материалы уголовного дела по обвинению ТИТАРЕНКО АЛЕКСАНДРА ЕВГЕНЬЕВИЧА, 1980 г.р. по ст. ст. 86-1, 142 ч.3 УК Украины,-
У С Т А Н О В И Л :
Уголовное дело подсудно Железнодорожному районному суду г.Симферополя. По делу собрано достаточно доказательств для рассмотрения дела в судебном заседании. Действия обвиняемого квалифицированы правильно. Требования УПК при возбуждении уголовного дела и производства предварительного следствия соблюдены, обвинительное заключение соответствует материалам дела.
На основании изложенного и руководствуясь ст.ст.237,242,243 УПК Украины,-
П О С Т А Н О В И Л :
ТИТАРЕНКО АЛЕКСАНДРА ЕВГЕНЬЕВИЧА, 1980 г.р. предать суду по ст. 86-1, 142 ч.3 УК Украины.
Назначить дело к рассмотрению в открытом судебном заседании на 21 марта 1998г. в помещении Железнодорожного районного суда г.Симферополя с участием прокурора и защитника.
В судебное заседание вызвать всех лиц, указанных в списке обвинительного заключения.
Судья Железнодорожного районного суда г.Симферополя
ИВАНОВ И.И.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Конечно, в объеме 1-й контрольной работы трудно полностью осветить такую глубокую и обширную тему как ПРЕДМЕТ И ЗАДАЧИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА однако фундаментальные понятия и базовые положения в указанной работе приведены.
По ряду объективных и субъективных причин российская правотворческая мысль немного опережает украинскую, что дает нашим законодателям использовать положительный опыт накопленный российскими юристами после принятия тех или иных нормативных актов, и избегать ошибок, обязательно встречающихся на таком тернистом пути как правотворчество.
Используя положительный опыт не только России ,но и других развитых государств, учитывая национальные и исторические особенности нашего народа Украина станет демократическим и правовым государством, которое займет свое достойное место среди развитых демократических государств.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
Этапы развития делопроизводства в россии
Название «делопроизводство» сохранилось от дореволюционной России. История государственных учреждений в царской России свидетельствует, как шаг за шагом рос государственный аппарат, множилось чиновничество, бюрократия, игравшая важную роль в жизни государства.
В конце ХV в. появляются первые приказы – центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы – органы государственного управления на местах. Оформление приказов позволило централизовать управление страной. В деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство. Приказы ведали управлением, сбором налогов и судом. С усложнением задач государственного аппарата число приказов росло. Ко времени преобразований, проведенных Петром I, их было более 50. Порядок составления документа в приказе был следующий: по указанию дьяка проект документа – «черное письмо» – составлял подьячий «средней руки», дьяк «черным» его, т.е. исправлял, а молодший подьячий «белил», т.е. писал начисто. Беловик сверяли с черновиком, «старый» подьячий «справлял» переписанный документ, удостоверял своей подписью соответствие его исправному черновику. «Справленные» документы подписывали дьяки. Подпись растягивали во всю ширину документа с целью охраны от подлогов. Приказы по праву можно было назвать колыбелью бюрократизма: зачастую документы проходили множество инстанций, подолгу задерживаясь без необходимости у отдельных исполнителей, прежде чем попадали по назначению.
Стадии Юридического Делопроизводства
В конце рабочего года каждый консультант составляет отчет о проделанной работе. Все отчеты систематизируются в один общий отчет о проделанной работе юридической клиники, который предоставляется руководству вузов. Копии отчетов также сохраняются в архиве клиники и могут быть использованы, например, при проведении каких-либо проверок. Отчеты по общим правилам документоводства.
Положение о юридической клинике должен быть доступен для ознакомления широкому кругу лиц, но только в виде копии. Также копии Положения направляются на запросы государственных органов и органов местного самоуправления. Оригинал Положение должно находиться в отдельном месте и не может перемещаться за пределы помещения клиники без разрешения руководителя.
