Списание бензина на личный автомобиль ип без путевого листа 2021

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
— Энциклопедия решений. Учет расходов на содержание служебного транспорта;
— Энциклопедия решений. Учет горюче-смазочных материалов;
— Энциклопедия решений. Учет компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях;
— Энциклопедия решений. Безвозмездное пользование транспортным средством;
— Энциклопедия решений. Путевой лист;
— Вопрос: Работники организации (генеральный директор, служба безопасности) используют личные транспортные средства в служебных целях. При этом сотрудники сами управляют транспортным средством и самостоятельно оплачивают расходы на бензин. По итогам месяца организация оплачивает работникам фактические расходы на приобретение ГСМ. В трудовых договорах данных работников нет указания на разъездной характер работы. Как лучше оформить отношения с работниками в данной ситуации: как договор безвозмездного использования транспортного средства или как компенсацию за использование личного транспортного средства? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2019 г.)
— Вопрос: Организация ежемесячно заправляет по топливной карте личные транспортные средства сотрудников (главный инженер, прораб, инженер по охране труда и т.д.). Сотрудники используют личный транспорт в производственных целях (несколько строительных объектов), не в рамках командировок. Организация не является автотранспортной. Использование личного транспорта в служебных целях планируется оформить договором аренды или договором безвозмездного пользования. Можно ли списать ГСМ на затраты в целях налогообложения (налог на прибыль) с учетом возможных последствий по НДФЛ и страховым взносам? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2018 г.)
— Вопрос: Отдельным сотрудникам, в том числе генеральному директору (ООО на УСН («доходы»), по трудовым договорам — разъездной характер работы), использующим принадлежащие им на праве собственности легковые автомобили, приказом руководителя выплачивается ежемесячная компенсация за использование личного транспортного средства в служебных целях в размере 1000 руб. и возмещаются расходы на ГСМ, а также оплачиваются другие расходы, включая обязательное добровольное страхование, все виды ремонта и техническое обслуживание автомобиля. Подлежат ли данные выплаты обложению НДФЛ и другими обязательными страховыми платежами? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2018 г.)
— Вопрос: Организация (общая система налогообложения) заключила договор аренды автомобиля без экипажа с сотрудником организации. Сотрудник работает в штате организации в должности водителя. Арендуемый автомобиль в собственности сотрудника. Возможен ли вариант выплаты компенсации сотруднику за использование собственного автомобиля? Можно ли отнести стоимость компенсации или арендной платы на расходы в целях налогообложения прибыли и исчисления с этих сумм НДФЛ и взносов? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2017 г.)
— Вопрос: Каковы способы оформления отношений организации с сотрудником при использовании им личного автомобиля в служебных целях? Как правильно компенсировать сотруднику затраты на топливо (бухгалтерский и налоговый учет)? Возможно ли учесть расходы на ГСМ, если отношения с сотрудником по использованию личного автомобиля в служебных целях не оформлены или имеется только приказ по организации по использованию автомобиля сотрудника? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2015 г.)
— Вопрос: Организация не является автотранспортной. Какова периодичность оформления путевых листов легкового автомобиля, используемого директором организации, которые ранее выписывались один раз в месяц? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2019 г.)
— Вопрос: Юридическое лицо — сельскохозяйственный производственный кооператив эксплуатирует собственный легковой и грузовой транспорт. Легковой транспорт используется специалистами без водителя (например, заместитель руководителя, главные специалисты) ежедневно для осуществления должностных обязанностей. Возможно ли с учетом положений приказа Минтранса в новой редакции с 1 марта 2019 года выписывать недельные или месячные путевые листы? В каких случаях? Какая предусмотрена ответственность в случае нарушения сроков в путевых листах? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, май 2019 г.)
— Пример заполнения Путевого листа легкового автомобиля, разработанный с учетом положений приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 (в редакции с 1 марта 2019 г.) (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ, март 2019 г.);
— Компенсация за использование личного транспорта: налоги, взносы, учет (В. Федорович, журнал «Практический бухгалтерский учет. Официальные материалы и комментарии (720 часов)», N 1, январь 2019 г.);
— Личный транспорт — в служебных целях (Д. Кислов, журнал «Практическая бухгалтерия», N 10, октябрь 2018 г.).

По договору безвозмездного пользования (договору ссуды) одна сторона (ссудодатель) обязуется передать или передает вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне (ссудополучателю), а последняя обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в каком она ее получила, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором (п. 1 ст. 689 ГК РФ).
Налогоплательщик, получающий по договору в безвозмездное пользование имущество, включает в состав внереализационных доходов доход в виде безвозмездно полученного права пользования имуществом, определяемый исходя из рыночных цен на аренду идентичного имущества (п. 8 ст. 250, п. 2 ст. 248 НК РФ, письма Минфина России от 14.06.2017 N 03-03-07/36870, от 17.02.2016 N 03-03-06/1/8746).

При передаче транспортного средства по договору безвозмездного пользования у физического лица не возникает доходов (экономической выгоды ? п. 1 ст. 41 НК РФ), облагаемых НДФЛ. Отсутствуют в таком случае выплаты и иные вознаграждения, признаваемые объектом обложения страховым взносами в соответствии с п. 1 ст. 420 НК РФ.
Отметим, что существуют определенные риски, которые могут привести к переквалификации договора безвозмездного использования ТС, например, в договор аренды с экипажем, вследствие чего ФНС могут быть доначислены страховые взносы, НДФЛ, пени и санкции за их несвоевременную уплату.

Читайте также:  Что за доплата к едк февраля была начислина в апреле 2021

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Освобождению от обложения НДФЛ подлежат в том числе и суммы возмещения ГСМ в связи с использованием личного ТС работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора (смотрите, например, письма Минфина России от 23.01.2018 N 03-04-05/3235, от 14.12.2017 N 03-04-06/83831, от 05.12.2017 N 03-04-06/80616, от 24.11.2017 N 03-04-05/78097, от 26.09.2017 N 03-04-06/62152).
При этом должны иметься документы, подтверждающие нахождение в собственности налогоплательщика используемого имущества, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (письма Минфина России от 23.01.2018 N 03-04-05/3235, от 14.12.2017 N 03-04-06/83831, от 05.12.2017 N 03-04-06/80616, от 20.04.2015 N 03-04-06/22274). Например, к документам, подтверждающим произведенные плательщиком расходы на ГСМ, можно отнести путевые (маршрутные) листы, авансовые отчеты с приложением чеков АЗС и др. (письмо ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@).

Предусмотренная договором аренды транспортного средства арендная плата относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией товаров, работ или услуг, согласно пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ (письмо Минфина России от 29.11.2006 N 03-03-04/1/806). В общем случае датой отражения арендной платы является дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров. Если данное условие отсутствует, полагаем, расходы можно учесть в последний день отчетного периода (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Арендатор вправе учесть расходы, связанные с использованием арендованного имущества, в целях налогообложения прибыли, подтвердив их соответствующими документами (письмо Минфина России от 01.12.2009 N 03-03-06/1/780).
Факт арендных правоотношений можно подтвердить такими документами, как договор аренды, акты приема-передачи имущества от арендодателя арендатору и обратно, соответствующие платежно-расчетные документы.

В то же время ФАС СЗО в постановлении №Ф07-2241/12 по делу №А42-3168/2011 от 12/04/12 г. говорится: путевой лист – не единственный документ, подтверждающий, что расходы на ГСМ экономически обоснованы. Поддерживает эту позицию и постановление 9-го ААС №09АП-12355/12 от 9/06/12 г. Организации, основной вид деятельности которых не относится к перевозкам, могут обойтись в своей работе без путевых листов, как унифицированных, так и самостоятельно разработанных.

Списание ГСМ в затраты невозможно без их документального подтверждения. Основным документом, выполняющим эту функцию, считается путевой лист, однако он не является единственным способом зафиксировать понесенные затраты в учете. Организации, не являющиеся транспортными, могут использовать иные документы, соответствующие требованиям ФЗ-402 «О бухучете». О том, в каких случаях возможен учет ГСМ БЕЗ путевых листов и как это сделать правильно, публикуем ниже.

Не представляют сложности и расчеты расхода ГСМ на работу агрегатов, о них подробно говорилось выше. Рассмотрим на примере учет ГСМ без путевок по нормативам, если речь идет о постоянных маршрутах. Нормы и формулы расчета, принятые Минтрансом как рекомендательные (документ АМ-23-Р от 14/03/08 г.), можно использовать в данном случае.

Читайте также:  Вторая рабочая группа инвалидности сколько платят

Приказ на списание ГСМ издается с учетом методики списания, принятой в организации. Если принято решение отказаться от путевых листов, в документе нужно в первую очередь отразить этот факт. Приведем образец приказа, отражающий применение технических средств контроля работы автомобиля, о которых шла речь выше.

  1. При использовании системы ГЛОНАСС или иных подобных систем контроля. ПО позволяет делать распечатки – отчеты, отражающие все показатели движения машины.
  2. Если маршрут движения не меняется, например, автомобиль предназначен для ежедневного развоза работников. Число поездок, километраж, расход бензина будет постоянным, следовательно, можно применять списание по утвержденным нормам расхода ГСМ. Организация может разработать форму документа, контролирующего поездки и расход бензина, в течение месяца, самостоятельно.

Законодательство позволяет списывать топливо, используемое для заправки транспортных средств не только по путевым листам. В своем письме Министерство Финансов позволяет отразить списание ГСМ при помощи специальных систем, таких как ГЛОНАСС и т.п., потому как они позволяют правильно и полностью установить проделанный автомобилем путь, с точностью до метров.

Если в организации есть транспорт, то основанием для списания ГСМ является путевой лист и БСО, которые предоставляет АЗС после проведения заправки. В некоторых случаях использовать путевые листы для отражения расходов топлива невозможно, когда речь идет о заправке спецтехники, у которой нет одометра или спидометра, к примеру, мотоблоки, бензопилы и т.п. В таких ситуациях законодательство позволяет использовать акт на списание ГСМ.

Для компаний и ИП, имеющих свой автопарк, списание ГСМ – это обязательное требование, позволяющее подтвердить расходы. Каждый фактор должен быть документально подтвержден, иначе неучтенные затраты – это серьезное нарушение, за которое на руководство может быть возложена серьезная ответственность.

Кроме этого, путевой лист не нужен, если маршрут разработан на основании приказа, всегда одинаковый и не предусматривает даже малейших отклонений. Примером такой возможности выступает служебный транспорт, осуществляющий сбор работников от дома и развозку обратно по окончании рабочего дня. Такой транспорт движется всегда по одному и тому же маршруту без каких-либо отклонений. Поэтому расход топлива всего фиксированный и высчитывается по нормативу, а списание всегда будет обоснованным.

Списание ГСМ у многих ИП и компаний всегда вызывало и будет вызывать массу вопросов не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете. Все расходы и доходы компаний должны обязательно подтверждаться документально, чтобы у контролирующих органов не возникало лишних вопросов.

Кому не нужен путевой лист 2021

Ранее обязательные реквизиты требовали указать только модель транспортного средства, с 1 января 2020 года в дополнение нужно указать и его марку. В данном случае изменение минимальное. Связано это с тем, что модель автомобиля без марки мало о чем говорит. Поэтому при заполнении путевых листов сотрудники большинства организаций указывали и марку, и модель.

Если цель поездки не подпадает под вышеперечисленные пункты, автомобиль является вашей собственностью, не принадлежит организации, ИП, не арендовано в качестве ТАКСИ, можно п/л с собой не возить. Какие санкции могут последовать, если зафиксируют нарушения данных нормативов?

  • о транспортной компании или ИП — автовладельце: ФИО предпринимателя или название автопредприятия, контактные данные, адрес, ОГРН (прим.: ставить штамп организации не требуется).
  • о сроке действия п/л (см. новый Приказ Минтранса №368).
  • о водителе: наличие штампа (записи) о прохождении предрейсового медосмотра, включая дату, время его проведения.
  • о техническом состоянии автомобиля: отметка контролера согласно с требованиями российского законодательства к квалификации автомеханика.
  • о маршруте, пробеге, расходе ГСМ и пр.

Закон не запрещает формы, утвержденные госкомстатом №78, разработанные в 1997 году. Но они не содержат всех необходимых полей, которые требуется заполнять обязательно в соответствии с Приказом №368 Министерства транспорта (действует с 2021 до 2027 г.) или 9 статьей закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (06/12-11 г.).

  • путевка оформляется на каждое ТС юрлица или ИП;
  • документ выдается перед началом рейса, который может длиться более суток, или на 1 смену. Срок действия: восьми часовой день + не более 4 (в исключительных случаях — 5) часов на отдых;
  • допускается на 1ТС выписывать 2 п/л, если водители работают посменно.
  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
  • подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Читайте также:  Финансирование Детских Пособий За Март 2021 Год

В новых правилах заполнения путевых листов убрали оговорку о том, что путевой лист оформляется только при перевозке пассажиров, багажа и грузов (Приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368). Поэтому может показаться, что теперь даже на пустые транспортные средства надо будет оформлять документ. Но оговорка осталась в ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Так как юридическая сила ФЗ № 259-ФЗ выше, чем у Приказа Минтранса, полагаем, что оформлять путевые листы по-прежнему надо только для перевозки грузов, багажа и пассажиров.

Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). В нём прописывается маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и пр. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:

При организованной перевозке группы детей указывается только не нужно указывать «перевозка пассажиров и багажа по заказу», если такая перевозка осуществляется по договору фрахтования. Указывайте только «организованная перевозка группы детей» или «перевозка для собственных нужд», когда перевозку осуществляет школа, спортивный клуб и пр. для собственных нужд.

Видов перевозок пассажиров и багажа в ФЗ предусмотрели всего три: регулярные, по заказам и на легковых такси. Этого точно недостаточно, поэтому в письме от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ Минтранс уточнил порядок заполнения этого реквизита. В графе «Вид перевозки» надо указывать один из следующих видов:

В ходе проверки контролеры выяснили, что организация неправильно оформила путевые листы, а часть вообще уничтожила. Инспекторы сочли затраты на покупку ГСМ неподтвержденными. Арбитры согласились с таким мнением. Кроме того, они заявили, что путевые листы относятся к первичным документам и должны храниться не менее пяти лет. Этот срок установлен п. 1 ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Еще несколько лет тому назад торговля горюче-смазочными материалами (ГСМ) была распространена в сфере довольно узкого круга предприятий и организаций. Однако в настоящее время в силу своей практически 100-процентной ликвидности и высокой рентабельности данный вид предпринимательской деятельности превратился в один из самых популярных. Множество предприятий и организаций, никогда ранее не занимавшихся торговлей ГСМ, оказались вовлеченными в этот процесс. Поэтому у многих организаций возникают вопросы, связанные с особенностями правового регулирования и налогообложения деятельности по производству и реализации ГСМ.

Для этого используется документ «Расходно-кассовый ордер», который находится на вкладке «Касса» в 1С: Бухгалтерия предприятия 8 редакции 2.0. И на вкладке «Банк и касса» в новой редакции 3.0. В РКО необходимо выбрать вид операции «Выдача подотчетному лицу», указать организацию, получателя и сумму.

Еще одним проблемным моментом является возмещение НДС при покупке горючесмазочных материалов за наличный расчет на АЗС. Согласно п. 1 ст. 172 Налогового кодекса для зачета налога необходим счет-фактура. Обычно водитель на руки получает только чек. Следовательно, возместить НДС нельзя, даже несмотря на то что в чеке сумма налога может быть выделена отдельной строкой. Такое мнение высказали, в частности, столичные налоговые инспекторы (Письмо УМНС по г. Москве от 16 октября 2001 г. N 02-11/47100). В этом же документе контролеры пояснили, что НДС можно учесть в стоимости ГСМ.

Как правило, организации, имеющие большой парк машин, приобретают горюче-смазочные материалы по договору поставки. Для этого организации-покупателю необходимо иметь соответствующую лицензию и возможность хранения приобретенных нефтепродуктов в больших количествах. Приобретенные горюче-смазочные материалы принимаются к учету на основании полученных от поставщика накладной и счета-фактуры, оформленного в установленном порядке.

Елена - Дежурный юрист
Профессиональный юрист. Составляю любые правовые документы: договоры, претензии, исковые заявления, отзывы, жалобы и т.п. Специализируюсь на защите прав потребителей: спорах с застройщиками, страховыми, продавцами, банками и пр. Осуществляю представительство в судах. Большой опыт работы, высокое качество составления правовых документов и ведения дел.
Оцените автора
Бюро юридического и адвокатского консультирования - Адвокатариус