Роль юридического департамента в корпоративной структуре компании: как оценить и оптимизировать работу юристов
Если говорить об основной работе юрдепа, то, как правило, к ней относят предупреждение и непосредственное преодоление рисков, которые несут серьезную угрозу бизнесу. Прежде всего имеются в виду риски, связанные с возможным нарушением антимонопольного законодательства, угрозами, которые несут активности регулирующих и надзорных органов, реализация мультиструктурных инвестиционных проектов, текущая договорная работа, изменения законодательства в ключевых сферах деятельности компании. Здесь же речь может идти и о судебной защите нарушенных или оспариваемых прав и законных интересов организации.
Одним из самых значимых является вопрос о том, кому подчиняется глава юридического департамента. По существу, ответ на него определяет роль, которую юридическое подразделение играет в компании: в какой степени глава юридического департамента обладает возможностью влиять на принимаемые управленческие решения? В этом плане благоприятна тенденция, которая показывает: все чаще в компаниях глава юрдепа подчиняется только высшим органам управления предприятием (генеральному директору, совету директоров, собственникам). Так, по данным PwC Legal, в 2022 г. 67% опрошенных руководителей юридических департаментов российских компаний одновременно занимали должность заместителя генерального директора (в 2022-м — 60%).
Юридический отдел: структура, задачи, должности
Юридическое подразделение контактирует с отделом сбыта по вопросам согласования условий договоров на реализацию продукции. В рамках взаимодействия предоставляются сведения о нарушениях контрагентами своих обязательств, несоблюдении ими сроков поставки и оплаты продукции, предложения о корректировке соглашений в соответствии со спецификой отдельных партнеров предприятия. Кроме этого, ведется работа с отделом по материально-техническому снабжению. В рамках деятельности изучаются материалы и выполняются расчеты для направления исков и претензий к поставщикам, нарушившим обязательства по договорам, составляются протоколы разногласий.
Юридический отдел, функции и особенности деятельности которого будут рассмотрены далее, представляет собой самостоятельное структурное подразделение. Он формируется и ликвидируется на основании приказа руководителя фирмы. Сотрудники юридического отдела подчиняются непосредственно директору. Порядок работы подразделения определяется в Положении. Этот локальный документ устанавливает права и обязанности служащих, задачи юридического отдела, круг полномочий и прочие существенные условия деятельности. Рассмотрим далее особенности работы юридического отдела на предприятии.
Бизнес процесс юридического отдела в троительной компании
Уполномоченный орган организации (исполнительный орган) принимает решение либо о формировании юридической службы, либо о работе в организации или с организацией отдельной единицы — юрисконсульта. Принятие этого решения на практике зависит от объема работы и поставленных задач.
Юридический отдел не только составляет договоры. Большое внимание следует уделять именно документам, участвующим в процессе исполнения договора (накладные, акты приемки продукции и выполненных работ, документы об оплате, счета, доверенности).
Соответствующие сотрудники должны быть в полной мере осведомлены в том, как оформлять подобные документы.
Модель бизнес-процессов: услуги юристов
У каждого из нас в определенный момент времени возникает необходимость в юридических услугах. При этом хочется, чтобы оказывающие услуги юристы были адекватными, знали свое дело, обладали нужным опытом и знаниями, были образцом клиентоориентированности и при этом недорогие. Как правило, есть мнение, что дешевые услуги априори некачественные, а дорогие хоть может и высококлассные, но ведь не всегда такие нужны в каждом возникающем деле. Поэтому подходит вариант средний. Не сильно дешевый, но и не дорогой.
Как кроме цены выбирать юриста непонятно. Поэтому подойдет вариант «спроси знакомых» (он же сарафанное радио), посмотреть кто и с кем работал ранее, посмотреть кто находится рядом. Затем можно посмотреть на опыт, знания, практику (всегда хочется максимально большое количество подходящего опыта). Затем можно обратить внимание на рекомендации других клиентов, публикации в профильных изданиях, выступления на конференциях, наличие команды юристов.
Юридический отдел: роль в бизнесе и некоторые аспекты организации *
Существуют различные виды корпоративного управления бизнесом в зависимости от того, отечественный он или международный, подлежит ли специальному регулированию, включает ли холдинговую структуру и т.д. Поэтому сразу надо определить, кто является «верховным» управленцем, и подчинить главу юридического отдела такому лицу. В международной практике, которая все чаще перенимается крупным российским бизнесом, это главный исполнительный директор, или, что более привычно, Chief Executive Officer (далее — CEO). Именно ему должен подчиняться глава юридического отдела, причем не только юридически, но и фактически.
Однако мы хотели бы поделиться опытом, полученным в результате почти десятилетней работы в инвестиционно-банковской сфере. Объем настоящей статьи не позволяет описать весь имеющийся опыт, поэтому остановимся лишь на ряде существенных моментов.
Юридический отдел: обязанности и функции
Предприятия с большим количеством работников выбирают данное направление, как одно из самых приоритетных. Далеко не новость, что на крупных предприятиях, да и не только, могут возникать различного рода конфликтные ситуации. Спорная ситуация может внезапно образоваться между работником и представителем руководства предприятия, после чего следует увольнение с занимаемой должности или привлечение к какому-либо виду наказания. Суды в таких спорах чаще всего становятся на сторону работников. Из этого следует, что юридический отдел должен заниматься профилактикой подобного рода споров.
KPI юриста – это исчислимые показатели, которые измеряются в единицах времени, процентах, рублях, штуках, описывающие характер его работы, которая была выполнена в необходимом виде. Рассмотрим самые бесспорные и явные.
Организационная структура предприятия
Бизнес-процесс — это последовательность взаимосвязанных активностей или задач, которые приводят к созданию определенного продукта или услуги для потребителей. Часто бизнес-процессы визуализируют при помощи блок-схемы бизнес-процессов. Существуют три вида бизнес-процессов:
Бизнес-процесс начинается со спроса потребителя и заканчивается его удовлетворением. Процессно-ориентированные организации стараются устранять барьеры и задержки, возникающие на стыке двух различных подразделений организации при выполнении одного бизнес-процесса. Бизнес-процесс может быть декомпозирован на несколько подпроцессов, которые имеют собственные атрибуты, однако также направлены на достижение цели основного бизнес-процесса. Такой анализ бизнес-процессов обычно включает в себя составление карты бизнес-процесса и его подпроцессов, разнесенных между определенными уровнями активности.
Как организовать работу юридического отдела
Изначально юридический отдел указанной компании занимался только сопровождением инвестиционно-строительных проектов в сфере жилищного строительства, было решено добавить функции по корпоративному направлению и обеспечить более эффективную работу отдела. Отдел начал активно участвовать в процессе, принося пользу бизнесу, активам, структуре и развитию.
Применена гибкая система мотивации, где сотрудник юридического департамента, кроме оклада, получает премию за качество работы, за эффективное участие в собственных глобальных проектах департамента и за инициативное, с высокой отдачей решение процессуальных вопросов вне его прямых функций.
Организация структуры и управление юридической фирмой
Юридической фирме в обязательном порядке необходима стратегия развития, хотя далеко не во всех компаниях она осознана, разработана, утверждена и контролируется на предмет ее совпадения с текущей деятельностью. В то же время, стратегия, т. е. бизнес-модель развития на среднесрочную и долгосрочную перспективу, с одной стороны, придает юридической фирме уникальность, а с другой – помогает ее сотрудникам и владельцам понять, в каком направлении и как происходит ее развитие.
- Формирование стратегического видения развития фирмы и ее миссии. Руководство и владельцы компании должны прийти к консенсусу о том, какой они видят ее примерно через три года – пять лет.
- Постановка финансовых и стратегических целей Цели лучше ставить согласно принципам SMART-управления , т.е. они должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и ограниченными во времени (на те же 3-5 лет). На этом же этапе необходимо определиться со способами (методами) и средствами управления. Один из проверенных методов – управление по юристами по KPI, установление которых является весьма действенным способом управления и контроля реализации стратегии и целей юридической компании.
- Разработка стратегии как документа, ее согласование с ключевыми лицами Для успешного прохождения этого этапа следует понять, на каком этапе развития фирма находится сейчас, для чего следует провести SWOT, PEST и конкурентный анализ компании, обозначить, на каком этапе развития она планирует оказаться через определенный промежуток времени, и какие действия кому для этого требуется предпринять.
- Внедрение стратегии Как и любую другую новацию, будь то компьютерная система управления или новая стратегия управления, ее необходимо внедрить в каждодневную работу компании. На этом шаге важна обратная связь от сотрудников, их обучение и мотивация с целью включения их в круг активных, инициативных и целеустремленных «делателей» стратегии.
- Контроль и корректировка стратегии под текущую деятельность Через систему KPI руководство проверяет выполнение стратегии юридической фирмы, одновременно анализирует изменения в рынке, конкурентной среде, внешних обстоятельствах (законодательство, макроэкономика) и оперативно корректирует стратегию.
Как автоматизация работы юридического департамента влияет на оптимизацию целого предприятия, Журнал «Группа компаний»
Работа по обеспечению выполнения договорных обязательств компании складывается из двух основных составляющих: договорной и претензионно-исковой работы. Если в договорной работе юристы уже давно освоили системы электронного документооборота, то с ведением претензионно-исковой деятельности есть сложности. Алексей Чернышев, эксперт компании Digital Design.
Соответственно, у юристов должны быть инструменты, для того чтобы они могли эффективно выполнять свою работу. Как минимум, они должны иметь возможность найти все те документы, которые необходимы, не копаясь при этом в развалах документации в смежных подразделениях (в бухгалтерии или финансовой службе).
Начальник юридического отдела строительной компании
Юридический отдел не только составляет договоры. Большое внимание следует уделять именно документам, участвующим в процессе исполнения договора (накладные, акты приемки продукции и выполненных работ, документы об оплате, счета, доверенности). Соответствующие сотрудники должны быть в полной мере осведомлены в том, как оформлять подобные документы.
Наиболее важным условием для достижения цели данной функции можно назвать наличие превосходно обученных специалистов, поскольку не каждый работник юридического отдела сможет составить прогноз и обосновать его с юридической точки зрения.
Юридическая служба холдинга: экзотика или необходимость
Построение функционала юридической службы через призму управления рисками позволит системно и своевременно выявлять риски и управлять ими. Такая система четко определит зоны ответственности как по управленческой горизонтали, так и по вертикали холдинга. Соответственно, такой подход может быть использован в системе мотивации юристов.
Следует обратить внимание, что в такой двухуровневой системе управления юридической стратегией холдинга есть возможность четко разграничить специализацию сотрудников. Кроме того, такая двухуровневая система позволяет строить карьеру сотрудникам юридического подразделения. В такой системе (т.е. когда деятельность специалистов ограничена определенным кругом вопросов), есть опасность, что при уходе одного специалиста образуется вакуум, на заполнение которого требуются дополнительные временные и материальные ресурсы, что, не полезно для бизнеса. Однако эту проблему можно решить путем описания бизнес-процессов и процессного управления (согласно стандартов ISO 9001-2010).
Бизнес-процессы — делимся опытом
• принять звонок/входящий мейл
• попросить направить на мейл скан претензии/иска (если клиент ответчик)/документов для иска (если клиент потенциальный истец)
• изучить бегло документы, при необходимости запросить дополнительные документы и сведения
• озвучить цену, выставить счет, получить оплату
• одновременно с озвучиванием цены (в том же письме) для доверия клиента можно сообщить концепцию защиты – в самом общем виде, без подробностей
• подготовить позицию и документ (отзыв, возражения)
• направить документы заказчику и проконсультировать его по дальнейшим действиям
• предложить обновить договор, сообщить об абонентском обслуживании
• принять участие в суде если необходимо
4. не нужно смешивать несколько процессов в один процесс. конечно в организации в целом все процессы образуют один бизнес процесс, но тогда Вам описывать все, нужно будет описать и выставление счетов, и получение оплаты, бухучет, заправку картриджей, обработку корреспонденции и т.п., что не является необходимым для небольших организаций. тут лучше описать только наиболее повторяющиеся и важные для компании.
Семь принципов построения успешного юридического департамента
Юридический мир за последние несколько лет четко разделился на “западников” и “славянофилов” в зависимости от ответа на вопрос, может ли российский юрист претендовать на знание иностранного права. Сложно отказать в здравом смысле тем, кто говорит, что зарубежным правом должны заниматься иностранные специалисты и что российские юристы не должны консультировать своих клиентов по учебнику международного права. Но никак нельзя согласиться с мнением, что российским корпоративным юристам можно и дальше прожить без знания иностранных языков и без понимания, как минимум, основ зарубежного (чаще англосаксонского) права. Как это ни странно, но в целом ряде крупных российских компаний с большой долей иностранных проектов до сих пор существуют так называемые международные отделы, куда собирают юристов, говорящих на иностранных языках. Остальные юристы по определению являются “российскими” и “английский им знать не обязательно”. Этот архаизм удалось изжить лишь немногим компаниям. Но, к сожалению, обычно он трансформируется в другую аномалию, когда в компании создается отдельное проектное подразделение со своими отдельными “продвинутыми” юристами (дефекты этой системы рассмотрим ниже).
Если корпоративный юрист не находится в центре проекта и не знает его в деталях, он не сможет привнести свою “добавочную стоимость” и его профессиональная задача останется невыполненной. Поначалу сложно искоренять психологию наблюдателя (к сожалению, этот вирус глубоко проник в корпоративную среду), заставляя юристов думать проактивно и работать “на опережение”. Но без этого изменения сознания корпоративных юристов их профессиональная миссия останется невыполненной.
Бизнес Процесс Юридического Отдела В Троительной Компании
Предложения были одобрены Заказчиком частично. Заказчик не согласился с предложением по увольнению проблемного сотрудника, а также централизировал юристов из разных регионов, но при этом оставил из под административным руководством региональных руководителей. Предложения перед учредителем защищали мы, мы же и реализовывали.
Бизнес крупный, бесспорный лидер в стране в своей области. Численность департамента порядка 50 человек. Штат департамента рассредоточен по нескольким городам и регионам, от Владивостока, до Батайска. Очень сложная с точки зрения правового сопровождения сфера деятельности бизнеса. Сроки не установлены, ограничиваются разумными. Бюджет крайне стеснен. Предоставленные нам полномочия – неограниченные, запрещено увольнять только одного из сотрудников юридического департамента. Жесткое требование заказчика – не увеличивать штат.
Выстраиваем структуру юридического департамента
В большинстве случаев структура юридического департамента не меняется. Однако, если вопрос, по которому был приглашен внешний консультант, требует постоянного разрешения, то может последовать увеличение штата собственного департамента.
Немало ситуаций, при которых необходимо привлечение сторонних юристов (н-р, для независимой оценки рисков, решения узкоспециализированной проблемы или в случае, если вопрос находится за рамками обычной деятельности).
