Чем подтверждать подотчетные с 1 июля2021

Закон №54-ФЗ и поправки, внесенные законом №313-ФЗ от 01.10.2020, определяют, какие чеки можно принимать к авансовому отчету с 2021 года. Оплата сотрудниками компании ее внешних расходов за счет полученных ими подотчетных средств требует соблюдения установленного законодательством регламента как при их выдаче бухгалтерией, так и при оформлении отчетной документации. В случае нарушения правил израсходованные средства ФНС вправе не зачесть при налогообложении.

После внесения бухгалтерских записей документ проверяется главным бухгалтером и только после контроля подается на утверждение руководителю учреждения. Утвержденный АО вместе с подтверждающей документацией подшивается с аналогичной отчетностью и хранится в архиве организации.

В подавляющем большинстве наличных, приравненных к ним ФЗ-54 операций в настоящее время использование ККТ, а значит, и кассового чека, обязательно (если речь идет о БСО, то состав реквизитов и требования к этому документу практически идентичны). Кассовый чек может дополняться товарным, например, с целью более подробно расшифровать характер операции, состав продаваемого товара. Самостоятельно товарный чек не оформляется.

Составление авансового отчета обязательно сопровождается приложением к нему документов, подтверждающих осуществленные расходы. Такими документами могут быть не только кассовые чеки, но также БСО, квитанция к ПКО и товарные чеки. Оформление ПКО происходит на бланке утвержденной формы, а к реквизитам БСО и товарных чеков, не имеющих подобных форм, существуют определенные требования.

Обратите внимание! Если покупатель не получил кассовый чек или кассовый чек утрачен, затраты все равно есть шанс подтвердить перед фискальными органами правильно оформленным товарным чеком. Таково мнение Минфина (письмо №03-01-15/52653 от 16/08/17).

Какие документы можно принять к авансовому отчету 2021

  • наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси;
  • наименование фрахтовщика;
  • дата выдачи квитанции на оплату пользования легковым такси;
  • стоимость пользования легковым такси;
  • фамилия, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.

Все организации, в соответствии с ч. 1 ст. 19 ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязаны организовать внутренний контроль за осуществлением хозяйственных операций. В полной мере это относится и к выдаче денежных средств так называемым подотчетникам. В компании должно быть четкое понимание, кому, на каком основании, на какой срок выдавать деньги, когда должны отчитаться работники. Наладить или укрепить финансовую дисциплину в работе с подотчетниками вам поможет предлагаемый в статье образец приказа на подотчетные суммы (будут даны 2 варианта документа).

Если организация примет решение не применять командировочные удостоверения, то для подтверждения суточных необходимо к авансовому отчету по командировке приложить бухгалтерскую справку произвольной формы. Форму справки следует утвердить в составе учетной политики.

Учитывая, что расходы, проводимые в авансовом отчете, в определенной мере влияют на налоговую нагрузку, следует понимать, что налоговая крайне пристально проверяет правильность заполнения отчета и приложений к ним. Также банки следят за переводами организациями денежных средств физическим лицам во избежание обналичивания денег. В связи с этим, предельно внимательно относитесь к принимаемым от подотчетных лиц документам и суммам в них, а также перечислению денег в подотчет. Рекомендуется заранее разъяснить сотрудникам, какие документы будут приняты, какие расходы будут возмещены, а какие организация компенсировать не будет.

Необходимость оформлять заявление при перечислении ДС на карту сотрудника или корпоративную карту компании законодательно не закреплена, поскольку указание № 3210-У регулирует только операции с денежной наличностью. Однако чиновники считают, что заявление работника все же необходимо (письмо Минфина № 03-11-11/42288).

Вне зависимости от режима перейти к новому формату должны были общепит и розница при наличии в штате наемного персонала. До июля года могут не менять технику также владельцы розничных магазинов и точек общепита, если ими не были заключены трудовые договоры.

Причины этого могут быть разнообразными. Как правило, это чаще всего связано с наличием на предприятии устаревшей модели кассового аппарата или его отсутствием. Согласно законодательству Российской Федерации продавец при осуществлении торговой операции обязан выдать чек. Но у многих возникает вопрос: «Действителен ли товарный чек при отсутствии кассового?».

Напомним, что при расчетах между двумя организациями, двумя ИП, либо между организацией и ИП нужно применять контрольно-кассовую технику в двух случаях. Первый — это прием и выдача наличных средств. Второй — это прием и выдача безналичных средств с использованием электронного средства платежа с его предъявлением (например, при помощи пластиковой карты).

С 1 июля 2021 года при таких расчетах в кассовых чеках и бланках строгой отчетности нужно указывать дополнительные реквизиты, предусмотренные новым пунктом 6.1 статьи 4.7 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ о применении ККТ (далее — Закон № 54-ФЗ). К таким реквизитам относятся:

  1. При продаже товара или услуги выдается кассовый чек, причем не имеет значения, была ли произведена оплата наличными или электронными денежными средствами.
  2. Предприниматели, которые занимаются розничной торговлей при помощи ПСН или же ЕНВД до 1 июля 2021 года могли не использовать ККТ. В случае если такие предприниматели не имеют в своем штате рабочего персонала, то сроки, когда ККТ можно не пользоваться, продлеваются до 1 июля 2021 года. Вместо кассового ими выдается товарный.
  3. Оба чека подтверждают договор купли-продажи товара или услуги.

Чем подтверждать подотчетные с 1 июля2021

  • перечень должностных лиц, которым подотчетные суммы выдаются на осуществление административно-хозяйственных расходов;
  • сроки, на которые денежные средства могут выдаваться под отчет в разных ситуациях;
  • предельные размеры подотчетных сумм, выдаваемых на осуществление конкретных видов расходов;
  • срок предоставления авансовых отчетов;
  • срок окончательных расчетов по авансовым отчетам;
  • иные вопросы, обусловленные спецификой деятельности учреждения.

Следующий шаг: перед выдачей наличных денежных средств под отчет убедитесь, что сотрудник отчитался и погасил задолженность по ранее полученным под отчет суммам наличных денег. Это требование установлено п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». В скором времени, вероятно, это требование уйдет. На регистрации в Минюсте России находится проект Указания Банка России о внесении изменений в Указание № 3210-У. Одним из пунктов этого приказа предусмотрена отмена абзаца третьего п. 6.3 Указания № 3210-У.

Если же Вы перечисляете подотчетные суммы на банковскую карту сотруднику, необходимо проверить отсутствие у него задолженности по денежным средствам, по которым наступил срок предоставления авансового отчета (п. 214 Инструкции, утв. приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н). Однако перечислять подотчетные суммы на «зарплатные» карты сотрудников без риска предъявления претензий проверяющих можно только в следующих случаях:

Кроме того, есть свои особенности в оформлении расчетов, если они производятся в труднодоступных или отдаленных местностях. Список отдаленных и труднодоступных местностей указывается в специальном правовом акте, принятом в субъекте РФ и размещенном на официальном сайте этого субъекта РФ в сети «Интернет» (п. 3 ст. 2 Закона № 54-ФЗ). В этом случае документ об оплате должен подтверждать факт осуществления расчетов в отдаленной или труднодоступной местности, содержать наименование документа, его порядковый номер, а также обязательные реквизиты, быть подписан лицом, выдавшим документ.

Читайте также:  Зеркало Окоф 2021 Года

На этапе проверки авансового отчета надо удостовериться, что приложенные документы соответствуют данным, отраженным в авансовом отчете, подтверждают получение конкретного имущества, оказание (выполнение) определенных услуг (работ) и факт оплаты этого имущества (услуг, работ).

Суточные – не целевой расход, за который нужно отчитаться. Соответственно, работник не должен предъявлять никаких документов о том, на что он потратил суточные. Такой порядок следует из статьи 168 ТК и положения, утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

  • маршрут/квитанция для авиатранспорта (п. 2 приказа Минтранса от 08.11.2006 № 134);
  • контрольный купон электронного билета для железнодорожного транспорта (п. 2 приказа Минтранса от 21.08.2012 № 322);
  • квитанция электронного многоцелевого документа для всех видов пассажирского транспорта (п. 2 приказа Минтранса от 18.05.2010 № 116).

На основании приказа руководителя (либо заявления работника) бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер. Документ составляют по унифицированной форме № КО-2 (утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88). И по этому документу выдает работнику наличные средства. Такие правила установлены пунктом 6.3 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У

Вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться о потраченных командировочных. Срок отчета – три дня после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считают с того дня, когда он вышел на работу. Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и пункта 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.

Законодательство не запрещает выдавать денежные средства под отчет путем их перечисления на банковскую карту такого работника. При этом не имеет значения, личная ли это карта работника, открытая им самостоятельно, или так называемая «зарплатная» карта, оформленная на работника в рамках соглашения работодателя с банком для перечисления на нее заработной платы.

В графе «Кредит, корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета и, если необходимо, субсчета, по кредиту которого отражается поступление денежных средств в кассу организации. Это могут быть такие счета, как 90.1 «Выручка от продаж», 51 «Расчётные счета», 62 «Расчёты с покупателя ми и заказчиками», 71 «Расчёты с подотчётными лицами», 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям», 75 «Расчёты с учредителями».

В банках и других финансовых организациях ордера клиентов находятся в архиве в течение 5 лет. Жилищно-коммунальные хозяйства имеют право потребовать от абонентов доказательства внесения средств на лицевой счет в течение 3 лет со дня совершения операции. По законодательству, срок хранения подтверждающих оплату документов составляет 5 лет с момента получения.

При приеме денежных билетов и монет в платежи кассиры предприятий обязаны руководствоваться установленными Банком России признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России (Приложение 1 к Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации).

Обязательно нужно вести кассовую книгу. Кассовая книга — это не книга кассира-операциониста, последняя применяется только теми, кто обязан иметь ККМ (см. ст.2 ФЗ от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»). Вы не обязаны иметь ККМ, но обязаны вести кассовую книгу.

Процесс составления и оформления первичной учетной документации характеризуется некоторой спецификой, которую нужно принимать во внимание работающим с ней сотрудникам. В процессе оформления операций в кассе по приходу и расходу финансовых средств применяются приходные и расходные ордера с квитанциями.

Положение о расчетах с подотчетными лицами: образец

Кроме того, срок может быть указан не в календарных и не в рабочих днях, а определенной датой — например, до 1 сентября 2019 года. В таком случае интерпретация может быть любая. Дело в том, что Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У содержат только требование срока, на который сотрудник хочет получить деньги, без конкретики. И если руководитель завизировал сумму на такой срок, то бухгалтер, по сути, получает документ, который позволяет произвести выплату.

Основной документ, который устанавливает правила для выдачи денежных средств под отчет — это указание Банка России от 11.03.14 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание). Для выдачи наличных под отчет в общем случае мы рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:

Если начиная с 2021 года в компании есть какой-то внутренний нормативный документ, уже подписанный руководителем, например, приказ о командировке, то заявление с сотрудника можно не требовать. В этом случае деньги выдаются на основании приказа, распоряжения или другого регулирующего внутреннего нормативного документа. Если такого документа нет, то с сотрудника следует брать заявление. Такой алгоритм действий объясняется тем, что руководитель является распорядителем финансовых средств в организации. Именно он решает, выдать или нет под отчет тому или иному сотруднику ту или иную сумму. То есть он определяет экономическую целесообразность предполагаемого расхода.

Предельный срок сдачи авансового отчета — не позднее трех рабочих дней, установлено п. 6.3 Указаний № 3210-У. Учреждение не вправе утвердить больший срок. А если в организации нет приказа о сроках отчета по подотчетным суммам, то сотрудники обязаны отчитываться в день окончания подотчетного периода (срока, на который были выданы деньги) или в первый рабочий день (по возвращении из командировки).

По оформленному ордеру кассир должен провести запись в кассовой книге. При этом записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку (подпункт 4.6 п. 4 Указания).

Можно ли принимать товарные чеки без кассовых к авансовому отчету 2021

В заявлении сотрудник просит выдать ему определенную сумму, указывая при этом срок, на который она выдается. Руководитель в свою очередь оценивает, стоит или нет выдавать деньги данному сотруднику на обозначенный срок. Именно поэтому одним из важных элементов заявления является виза руководителя.

Работник не предоставил подтверждающие документы или понёс нецелевые расходы. Сумму списывают в недостачи. Компенсации приобретателям жилья г. Выплаты на детей до 3 лет с года 3. Льготы на имущество для многодетных семей в г. Повышение пенсий сверх прожиточного минимума с года 5.

  • наименование покупателя или клиента (название компании или ФИО предпринимателя);
  • ИНН покупателя или клиента;
  • сведения о стране происхождения товара (при расчетах за товар);
  • сумма акциза (для подакцизной продукции);
  • регистрационный номер таможенной декларации (при расчетах за импортный товар).

Может ли чек контрольно-кассовой машины, приложенный к авансовому отчету, подтвердить расходы командированного сотрудника, например, на приобретение бензина, если наименование товара на нем не указано, и стоит ли принимать такой документ к учету? Сотрудник, вернувшийся из командировки, приложил к авансовому отчету кассовый чек на бензин с частной заправки, в котором не написано, что приобретен именно бензин, а просто указана сумма. Больше никаких документов не прилагается, только в авансовом отчете и путевом листе написано, что это бензин. Организация применяет общий режим налогообложения. Можно ли принять к учету кассовый чек?

Вне зависимости от причины, по которой выдается товарный чек, он должен соответствовать требованиям, установленным регламентом. Любое отклонение от нормы влечет за собой недействительность документа, что способно привести к административной, налоговой, а иногда и уголовной ответственности.

Читайте также:  Перечень Лекарств На Налоговый Вычет В 2021 Году

Как Подтверждать Подотчетные Расходы С 1 Июля 2021

В августе 2017 года Центробанк утвердил порядок, в соответствии с которым осуществляется выдача денежных средств в подотчет. Эти правила несколько облегчили жизнь бухгалтерам и подотчетным сотрудникам. Предлагаем разобраться в новых нюансах оформления бумаг и выдачи денег, чтобы понять, какие документы по подотчету изменились и в чем заключаются преимущества.

Новые правила подотчета 2021 года отменяют прежний запрет на передачу денег подотчетным лицам, не погасившим предыдущие долги. Из новой версии п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 исключено условие о том, что деньги разрешено выдавать при условии полного погашения подотчетным лицом долга по ранее полученным суммам. Но руководству и бухгалтерам стоит аккуратно пользоваться этими изменениями. Может ли учреждение выдать новую подотчетную сумму сотруднику, которому уже ранее была выдана подотчетная сумма, решает руководитель или главный бухгалтер. Если есть объективная необходимость, допустимо выдать работнику несколько авансов подряд, не дожидаясь отчетных документов по предыдущим суммам. Например, уполномоченный работник оплатил вперед предстоящее мероприятие для клиентов в рамках представительских расходов, соответственно, отчетные документы ему еще не предоставили. В это же время работника срочно направили в командировку, в связи с чем ему потребовались деньги на командировочные расходы при непогашенной задолженности по предыдущему авансу.

Если обратить внимание на электронные чеки, то важным элементом в них является QR-код. В свете последних изменений в законодательстве выдачей электронного чека будет считаться даже то, что продавец покажет сотруднику на своем мониторе QR-код, а тот его считает с помощью смартфона.

Нужно иметь в виду, что в такой ситуации о подотчетных средствах речь не идет, поскольку заранее денежные средства на конкретные цели организация работнику не выдавала. Соответственно, нормы, которые действуют в отношении подотчетных сумм, здесь не применяются. Возмещение средств происходит по заявлению сотрудника. Авансовый отчет составлять также не обязательно, можно просто предоставить подтверждающие документы.

ПИСЬМО от 10 августа 2021 г. N АС-4-20/[email protected]: Идентификация покупателя (клиента) как организации происходит на основании предъявляемой им доверенности на совершение расчетов от имени организации. Также важным фактором взаимодействия двух организаций является договор. В случае соблюдения указанных условий расчет осуществляется между организациями, и при таком расчете применяется одна единица ККТ и формируется один кассовый чек. При этом ККТ применяется лицом, которое оказывает услуги (продает товары, выполняет работы), с выдачей (направлением) кассового чека.
При этом, если продавцом достоверно не установлен статус лица как подотчетного (например, что могло быть достигнуто предъявлением подотчетным лицом доверенности), то ККТ продавцу следует применять в порядке, предусмотренном для расчета с покупателем — физическим лицом.

Чтобы работник в своем заявлении обоснованно указывал период, на который ему потребуются средства, рекомендуется разработать внутренний документ, где будут определены сроки для типовых нужд фирмы. С 30.11.2020 деньги под отчет могут выдаваться нескольким физлицам по одному распорядительному документу. В этом документе также должна быть указана сумма и срок, на который она выдается работнику.

На оборотной стороне (в графах 2-4) в хронологическом порядке работник перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в 5 графе — указывается сумма затрат. В 7 графе бухгалтер вписывает сумму расходов, принятых к расходу, в 9 графе — счета (субсчета), 8 графу заполняет бухгалтер, если денежные средства сотрудник получил в валюте.

Для решения каких-либо производственных задач работодатель может выдать денежные средства своему работнику. Поскольку за эти денежные средства работнику нужно отчитаться, представив работодателю авансовый отчет, то считается, что они выданы под отчет.
До 2014 года было принято, что получать под отчет наличные деньги следовало только из кассы работодателя и сделать это могли только его штатные работники.

Обратите внимание на то, что подтверждающие первичные документы, указанные в авансовом отчете, работник прикрепляет к отчету. К этим документам относятся кассовый или товарный чек, товарные накладные, ПКО и т.д. Без этих документов организация не сможет отразить производственные расходы и принять к вычету НДС.

Отчет за аванс, полученный сотрудником на совершение расходов для хоздеятельности компании, представляет собой важный документ как для бухгалтерского, так и для налогового учета, так как на основании приложенных к нему и утвержденных руководителем документов произведенные затраты могут быть учтены (или не учтены) при формировании налогооблагаемой базы. Поэтому сотрудники компании должны соблюдать сроки сдачи авансовых отчетов, которые с 30.11.2020 компании вправе определять самостоятельно, а работники бухгалтерии внимательно подходить к своевременному отражению подотчетных сумм в учете.

  • получить согласие работника на удержание соответствующей суммы (если работник не согласен на удержание, взыскать деньги можно через суд);
  • в течение месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных средств, издать приказ руководителя организации об удержании (если пропустить срок, то взыскивать деньги придется в суде);
  • ознакомить с приказом работника (письмо Роструда от 09.08.07 № 3044-6-0).

Из Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У следует, что работники обязаны отчитываться по израсходованным суммам в течение трех дней со дня истечения срока, на который выданы деньги. К заполненному авансовому отчету обязательно прикладываются чеки, подтверждающие расходы. С 01.07.2019 требования к их реквизитам обновились, и бухгалтеры обязаны учитывать эти поправки, чтобы на законном основании учитывать затраты при налогообложении прибыли.

Главный бухгалтер проверяет авансовый отчет и приложенные к нему документы в срок, установленный внутренним документооборотом предприятия. После прохождения проверки главным бухгалтером авансовый отчет утверждается руководителем, и приобретенные сотрудником товары (работы, услуги) отражаются в учете проводками Дт 10 (08, 20, 26, 44, 60, 76 ) Кт 71.

Лицо, которому представлен авансовый отчет, проверяет целевое расходование денежных средств, наличие подтверждающих документов, правильность их оформления и подсчет сумм. После этого авансовый отчет утверждается руководителем. Срок, в течение которого осуществляется проверка данного отчета, его утверждение и окончательный расчет, устанавливается руководителем (подпункт 6.3 п. 6 Указания). После утверждения авансового отчета производится списание подотчетных денежных сумм. Однако случается, что работник потратил меньше или больше денежных средств, чем получил под отчет. Как быть в этих случаях?

  • бланк строгой отчетности (БСО) на бумаге практически никто не выдает, а ИП и организации, оказывающие услуги по ремонту, мойке транспорта, перевозке обязаны выдавать клиентам чеки либо электронные бланки строгой отчетности;
  • в чеках для юрлица или индивидуального предпринимателя обязательно уточняют наименование и ИНН покупателя, сумму акциза, страну-производителя товара, номер таможенной декларации;
  • в чеках присутствует разбивка по приобретенным товарам и услугам. Такое правило формирования чеков действует в отношении почти всех продавцов, за исключением ИП на патенте или УСН. Но в таком случае работник подробно расписывает, на что потратил подотчетные деньги;
  • расходы, чеки по которым прислали в электронном формате, работник вправе распечатать. Исключение – электронный посадочный талон при авиаперелетах. Его следует распечатать и проставить на нем отметку о досмотре, чтобы бухгалтер принял бумагу, как подтверждение расхода (см. Письмо ФНС России от 11.04.2019 N СД-3-3/[email protected]).

С вводом в эксплуатацию онлайн – касс, появилась еще одна возможность получить чек. Продавец отправляет в виде СМС сообщения или ссылки на электронную почту всю информацию, касающуюся чека. Его распечатывают и прикладывают к авансовому отчету.

Практически не существует организаций, в которых отсутствуют подотчетные суммы. Они обычно появляются в том случае, если сотрудники компании уезжают в командировку или покупают товары за наличку. Тем не менее, подотчетные суммы появляются и тогда, когда в кассе образуется сумма наличных, превышающая установленный лимит. Рассмотрим как происходит подтверждение правомерности потраченных подотчетных сумм.

Читайте также:  Число многодетных семей в москве 2021

После того, как денежные средства потрачены, работник должен предоставить по ним авансовый отчет не позднее, чем через 3 дня, относительно даты, установленной в приказе. К авансовому отчету нужно приложить все подтверждающие документы. Следует помнить, что, поскольку в настоящее время широкое распространение получили онлайн – кассы, чек может прийти в электронном виде, но его необходимо распечатать и приложить к авансовому отчету. Если документ утерян или его нет на руках, необходимо приложить к отчету письменные пояснения. В этом случае только директор (в соответствии с установленным внутренним порядком) решает принимать в составе отчета затраты без документов или нет.

Случается, что подотчетное лицо получает деньги наличными, а оплату производят по карте. В этом случае необходимо предоставить чек об оплате с помощью карты. Если оплата проходит с карты другого человека, например, родственника, то необходимо в письменном виде объяснить, почему товар оплачен кем – то другим, а также расписку, что деньги переданы тому, кто расплатился картой.

  1. Чека за проживание может и не быть, так как гостиницы не используют кассы до 1 июля текущего года. В этом случае может быть предоставлен только счет на оплату
  2. Если работник ездил в командировку на своей машине, то к отчету прикладываются чеки на топливо, путевка на маршрут поездки
  3. Если сотрудник добирался до места назначения поездом или самолетом, то необходимо предоставить не только билет, но и документ, который подтвердит, что поездка действительно состоялась. Если использовался электронный билет, то необходимо предоставить его распечатку, а также посадочный талон. Если талона нет, то можно запросить у перевозчика, например, справку, которая подтвердит, что сотрудник действительно был в дороге. Нужно разъяснить работникам, что посадочный талон необходимо распечатывать в обязательном порядке и закрепить этот момент во внутренних документах компании, которые касаются командировочных расходов
  4. Если работник находясь в командировке перемещался на такси, то нужно иметь чек на такую перевозку и прилагать его к авансовому отчету

Какие документы можно принимать к авансовому отчету с 1 июля 2021

2. Организации и ИП на общей системе, УСН и ЕНВД, которые оказывают услуги населению, больше не вправе выписывать обычные БСО вместо чеков (п. 8 ст. 7 Закона № 290-ФЗ). Так что если подотчетник оплачивал мойку, ремонт и другие услуги, он должен получить кассовый чек. Квитанции вместо чеков смогут выписывать только ИП на патенте и лишь по некоторым услугам.

Законодательство пока не требует проверки этих чеков. Но сегодня все экономически целесообразные расходы должны подтверждаться документами. Чтобы проверить все чеки, предъявляемые в составе авансовых отчетов, установите приложение ФНС «Проверка кассового чека».

При внедрении ЭДО на ПК или ноутбуках сотрудников устанавливается специальная программа. У каждого сотрудника есть своя электронная подпись (ЭП), позволяющая в этой программе формировать авансовый отчет по установленной форме, подписывать его ЭП и прикреплять к нему необходимые электронные документы и электронные чеки, которые он получил от поставщиков.

Подотчетные лица, отчитывающиеся в бухгалтерию, обычно прикладывают кассовый и товарный чеки для авансового отчета, хотя при наличии фискального (кассового) товарный необязателен. А разрешено ли принять авансовый отчет, если работник предоставил только товарный?

Если авансовый отчет не соответствует установленным требованиям (а необходимые приложения к нему отсутствуют или оформлены неверно), то выплаты по нему не будут признаны компенсацией командировочных расходов. А значит, инспекторы исключат их из состава расходов при расчете налога на прибыль. Кроме того, с этих сумм придется начислить страховые взносы и удержать с сотрудника НДФЛ.

Как закрыть подотчетные суммы если нет документов

Это же письмо поставило точку в другом вопросе. Если компания выдала сотруднику деньги, не пробила чек, как сотрудник должен производить приобретение товарно-материальных ценностей в рамках расчетов с подотчетными лицами? Как он должен тратить деньги? Допустим, он пошел в магазин и приобрел по нашей просьбе картриджи для принтера. При этом он рассчитался наличными деньгами, которые были выданы ему под отчет.

В связи с изменениями Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ стали возникать вопросы, связанные с интерпретацией термина «выдача». В ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ расчеты определяются как прием (получение) и выплата денежных средств. И многие стали интересоваться, нужно ли применять ККТ при выдаче подотчетных сумм.

В п. 2 Письма ФНС от 10.08 2021 № АС-4-20/[email protected] говорится, что если сотрудник производит оплату наличными денежными средствами в пользу поставщика за материально-товарные ценности, продавец обязан выдать ему кассовый чек. И даже если сотрудник имеет доверенность (как представитель юрлица), то это ничего не меняет. Письмо УФНС по г. Москве от 14.06.2018 № 17-26/2/[email protected], четко указывает на то, что встречный чек выпускать не нужно.

Для этого достаточно издать приказ, где следует заявить об отмене (!) лимита (а не о том, что он равен «0»). Без этого документа налоговый орган будет считать лимит нулевым, а любое его превышение даже на 1 копейку признавать нарушением, которое должно наказываться по ст.15.1 КоАП РФ. И тогда можно «грешить» бесконечным подотчетом, но все-таки не злоупотреблять им!

В заявлении сотрудник просит выдать ему определенную сумму, указывая при этом срок, на который она выдается. Руководитель в свою очередь оценивает, стоит или нет выдавать деньги данному сотруднику на обозначенный срок. Именно поэтому одним из важных элементов заявления является виза руководителя.

  1. Наименование документа.
  2. Порядковый номер.
  3. Дата и время по часам, минутам и секундам получения товара или услуги.
  4. Наименование предприятия (можно сокращенное).
  5. ИНН.
  6. Список приобретенным покупателем товаров и услуг.
  7. Количество приобретенных единиц товаров.
  8. Итоговая сумма покупки.
  9. Полная ФИО продавца или кассира.
  10. Подпись продавца.

Работник не предоставил подтверждающие документы или понёс нецелевые расходы. Сумму списывают в недостачи. Компенсации приобретателям жилья г. Выплаты на детей до 3 лет с года 3. Льготы на имущество для многодетных семей в г. Повышение пенсий сверх прожиточного минимума с года 5.

Очевидно, что перечисленные реквизиты можно указать в чеке только на основании какого-либо документа, предъявленного покупателем — подотчетным лицом организации или ИП. В качестве такого документа чаще всего выступает доверенность, что подтвердил Минфин России в письме от 19.10.

Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем. То есть в приказе может быть прописан и срок полгода, и иной срок, который понадобится для приобретения материалов и основных средств.

  • прописывать точную, достоверную информацию о приобретенном товаре: наименование покупки, его цена, количество купленных единиц и итоговая сумма оплаты. В случае ошибки рекомендуется взять другой бланк;
  • обязательно прописывается дата и время покупки. Это положительно повлияет при повторном обращении покупателя с возможными претензиями, а также для сдачи ежедневной отчетности;
  • отдельно стоит обратить внимание на печать организации на товарном чеке: согласно законодательству, это не обязательный элемент в данной документации, однако рекомендуется проставлять печати предприятия на каждом чеке, ведь это поможет в дальнейшем проверке на подлинность полученного документа.

Елена - Дежурный юрист
Профессиональный юрист. Составляю любые правовые документы: договоры, претензии, исковые заявления, отзывы, жалобы и т.п. Специализируюсь на защите прав потребителей: спорах с застройщиками, страховыми, продавцами, банками и пр. Осуществляю представительство в судах. Большой опыт работы, высокое качество составления правовых документов и ведения дел.
Оцените автора
Бюро юридического и адвокатского консультирования - Адвокатариус