Документы к авансовому отчету требования
А вот физическому лицу ИНН присваивается вне связи с осуществлением им предпринимательской деятельности. Физлицо вправе прекратить деятельность в качестве предпринимателя и тем самым утратить свой ОГРНИП, а затем вновь зарегистрироваться в этом качестве — с присвоением нового ОГРНИП. То есть регистрационный номер предпринимателя может неоднократно меняться, но именно он характеризует его специальный статус как участника гражданского оборота.
Самый главный для бухгалтера вопрос — в связи с какими услугами разрешено применять БСО? Минфин России в Письме от 27 января 2009 г. N 03-01-15/1-29 разъяснил, что право применения БСО распространяется на все услуги согласно Общероссийскому классификатору услуг населению ОК 002-93 (ОКУН), утвержденному Постановлением Госстандарта России от 28 июня 1993 г. N 163. При этом бланк строгой отчетности должен относиться к конкретной, определенной услуге, поименованной в Классификаторе.
Возможно ли приложить к авансовому отчету чек без копии
Также нередки случаи, когда на чеках ККТ выцветает краска и прочитать содержащуюся в них информацию становится невозможно. В такой ситуации расходы можно подтвердить копией чека. Ее необходимо сделать заранее (пока информацию на чеке еще можно прочитать) и заверить подписью должностного лица и печатью организации (при ее наличии), а также приложить к ней оригинал чека (Письмо Минфина России от 17.09.2008 N 03-03-07/22 ).
Для целей налогообложения прибыли чек ККТ относится к первичным документам, которые подтверждают налоговые расходы компании. Поскольку такой документ содержит все необходимые для «первички» реквизиты (п. 4 Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утв. Постановлением Правительства РФ от 30.07.1993 N 745, и ст. 9
Федерального закона от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете»). На практике чернила, которыми отпечатан чек ККТ, со временем выцветают. И информация, отраженная на чеке, становится не видна. В этом случае, по мнению финансового ведомства, расходы на приобретение ТМЦ за наличный расчет можно подтвердить копией такого чека (Письма Минфина России от 17.09.2008 N 03-03-07/22 и от 03.04.2007 N 03-03-06/1/209). Заверяет копию выцветшего чека ККТ должностное лицо компании, проставляя на копии свою подпись и печать организации. Кроме того, к копии необходимо приложить оригинал чека. Финансисты не уточняют, каким образом компания хранит оригинал чека. По мнению авторов, скрепить копию и оригинал чека целесообразно обычной скрепкой. Поскольку использование степлера может не позволить проверяющим считать всю информацию с документа.Примечание. Копию чека ККТ необходимо хранить вместе с оригиналом.Буква закона. Чем заверенная копия отличается от простой.Копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника (пп. 23 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. ПриказомРосстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст). В отличие от простой, заверенная копия имеет юридическую силу. Заверяют копию следующим образом. Ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личную подпись с расшифровкой (инициалы, фамилия) и дату заверения (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003). Можно также проставить печать. В исключительных случаях копию заверяют нотариально.
Неоднозначные командировочные расходы и — их учет
Работник, направляясь в командировку, решил добраться до аэропорта на своем личном автомобиле. Командировка была всего на 2 дня, и он оставил машину на парковке в аэропорту. Когда сдавал авансовый отчет, приложил к нему и чек за парковку. Руководитель не против возместить ему эти расходы, но можно ли учесть их при расчете налога на прибыль? Что с НДФЛ и взносами?
В вашей ситуации важно экономически обосновать, почему для директора купили сразу четыре места в купе, а не одно. Как это можно сделать? Например, указать в приказе о направлении в командировку, что работник/директор:
Инспекторы уверяют, что расходы на проезд в метро списать нельзя…»
– Расходы по проезду в метро компания вправе компенсировать в фиксированном размере, который определен, например, в положении о командировках. Это не нарушает норм статьи 168 ТК РФ. Однако стоит получить из ГУП «Московский метрополитен» сведения о стоимости одной поездки. Еще можно предусмотреть лимит поездок по городу, подлежащих оплате, и прописать во внутренних документах компании условие о представлении отчета сотрудником.
В будущем стоит изменить подход к компенсации проезда. Составлять на каждую поездку отчет слишком трудоемко. И можно выплачивать сотрудникам фиксированную сумму. Но здесь не исключены претензии инспекторов, ведь компенсация не будет отражать реальное число поездок.
Тема: Какие чеки можно
2. Товарные чеки без кассового чека. С одной стороны, фирмы на ЕНВД кассу могут не иметь и выдавать только товарный чек, без кассового, а с другой, что стоит заказать левую печать и нашлепать таких товарных чеков
Возник с одной коллегой небольшой спор по поводу чеков, которые можно списывать в расходы (как для налога на прибыль, так и для упрощенцев). Выскажите свое мнение, что можно и что нельзя принимать для авансового отчета.
Чеки для авансового отчета
Подотчетные лица не всегда приносят в бухгалтерию идеальный пакет оправдательных документов по истраченным ими суммам. Отсюда проблемы с признанием расходов для целей налога на прибыль и применением вычетов по НДС. Чтобы минимизировать ошибки, подотчетников лучше вооружить письменной инструкцией о том, какие документы надо собрать при приобретении товаров (работ, услуг) либо при иных подотчетных тратах и как эти документы должны быть оформлены.
- при получении наличных денег (в том числе с использованием корпоративных дебетовых карточек) — не позднее 3 рабочих дней со дня истечения срока, на который выданы деньги;
- при получении денежных средств с использованием корпоративных дебетовых карточек и проведении оплаты только в безналичной форме или частично в наличной и частично в безналичной формах — не позднее 15 рабочих дней со дня проведения оплаты (исключая день оплаты).
Нюансы в оформлении командировочных
Когда деньги получены, все документы оформлены, работнику выдается командировочное удостоверение, а затем в отделе кадров, бухгалтерии или у секретаря ему ставится штемпель о том, когда он выезжает в командировку (указывается дата), откуда выезжает, ставится подпись лица, подтверждающего выбытие сотрудника с места работы.
Окончательные расчеты производятся по возвращении сотрудника из командировки, после составления им авансового отчета и перечисления всех расходов, которые были произведены. Если выданный до командировки аванс не покрывает эти расходы, то сотруднику выплачивается оставшаяся сумма. Но происходит это после утверждения авансового отчета директором организации или уполномоченным лицом, потому что зачастую бывают расходы, не обоснованные с точки зрения коммерческой деятельности. Предположим, в командировке сотрудник пообедал на крупную сумму в ресторане и приложил чек к авансовому отчету. Директор может посчитать эти расходы необоснованными, следовательно расходы в этом случае сотруднику не возместят.
Заполнение и образец авансового отчета
Как следствие расходы учитываются в том отчетном периоде, когда будет утвержден авансовый отчет. При наличии перерасхода, сумма превышения учитывается в расходах предприятия только после того, как она будет выплачена работнику предприятия.
При направлении в командировку основанием для выдачи денег является приказ руководителя организации о направлении работника организации в служебную командировку. После ознакомления с приказом работник составляет заявление с предварительным расчетом средств, которые понадобятся ему в командировке.
Авансовый отчет
Так, например, некоторые инспекторы настаивают, чтобы в товарном чеке указывали подробную расшифровку купленного. Чтобы подстраховаться, включите в памятку такой пункт: «Обобщенные группы приобретенных товаров (канцтовары, хозтовары, запчасти и прочее) должны быть расшифрованы. Если первичный документ (товарный чек или накладная) не содержит исчерпывающего перечня, составьте его самостоятельно на отдельном листе и приложите к авансовому отчету».
В памятке эту ситуацию можно отразить так: «Авансовые отчеты бухгалтерия примет только у тех, кому выдавали деньги под отчет. Перерасход по авансовому отчету возместят, если у тебя в подотчете была хотя бы небольшая сумма. Если нет — авансовый отчет бухгалтерия не примет».
Как заполнять авансовый отчет по командировке
Предприятиями должен быть определен перечень сотрудников, которым могут выдаваться под отчет наличные денежные средства на административно-хозяйственные и операционные расходы, утвержденный приказом (распоряжением) руководителя.
Если вы укажете в качестве цели командировки не покупку товаров (материалов, оборудования), а переговоры о сотрудничестве, маркетинговые исследования и т. п., то сможете списать командировочные расходы сразу. автор — Н. Габец, эксперт ПБ
Правила заполнения авансового отчёта по командировке в 2022 году
Служебные поездки сотрудников – обычное дело и для крупных, и малых компаний. Они повышают эффективность работы предприятия и решают поставленные перед ним задачи. Каждому вернувшемуся нужно составить авансовый отчёт по командировке. Он подтвердит понесённые траты и сам факт нахождения в командировке. Рассмотрим детально правила заполнения этого важного документа, состав затрат, их обоснование и отражение в бухучёте в 2022 году.
- кассовые чеки (наиболее распространённый документ);
- бланки строгой отчётности (БСО);
- корешки приходных кассовых ордеров (выдают другие организации/ИП при внесении платы за определённые услуги/товары);
- накладные.
В Авансовом Отчете В Чеке Из Метро Написана Другая Огранизация Можно Ли Брать В Расчет
Кассовый учет проданных жетонов в метрополитене существует, но он выполняется без применения контрольно-кассовой техники. Каждый проданный жетон отражается в кассовой отчетности. Количество реализованных жетонов определяется из разности выданных кассиру под отчет для реализации и возвращенных нереализованных жетонов.
Однако согласно п.3 ст.2 указанного закона, организации и индивидуальные предприниматели в силу специфики своей деятельности либо особенностей своего местонахождения могут производить наличные денежные расчёты или расчёты с использованием платёжных карт без применения контрольно-кассовой техники. В том числе при продаже проездных билетов и талонов для проезда в городском общественном транспорте. Таким образом, при продаже проездных билетов и жетонов кассир не обязан выдавать потребителю кассовый чек или бланк строгой отчётности, в том числе и по его требованию. Следует отметить, что это не лишает потребителя каких-либо установленных законом прав, а доказать в случае необходимости факт приобретения проездного билета у конкретного перевозчика и его стоимость не составит большого труда с помощью иных средств доказывания (например, выписки, которую могут сделать в кассе).
В Авансовом Отчете В Чеке Из Метро Написана Другая Огранизация Можно Ли Брать В Расчет
выдачи работнику денег под отчет на предстоящие расходы и расходы, связанные со служебными командировками, при использовании работником личных денежных средств для приобретения товаров (работ, услуг) в интересах нанимателя. Авансовый отчет является первичным учетным документом. Его форма разрабатывается и утверждается организацией (ИП) самостоятельно с учетом требований, предъявляемых к первичным учетным документам. К авансовому отчету работник должен приложить подлинники документов, подтверждающих произведенные расходы (счета, кассовые и товарные чеки, карт-чеки или выписки по счету клиента и т.д.)
Расскажем, по каким правила нужно составлять авансовый отчет и как его проверить. А также напомним, какие документы вместе с отчетом должен представить работник. Форму документа можно разработать самостоятельно. Например, взяв за основу форму АО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55) и убрать из нее все лишнее. А можно использовать стандартный бланк по форме АО-1. Для каждого в унифицированном бланке есть поле для подписи.
Авансовый отчет: какие документы собрать и оформить подотчетнику
В договоре должны быть указаны Ф.И.О. физлица, его
паспортные данные, цена и предмет договора (в договоре
купли-продажи — наименование покупаемого товара, в
договоре возмездного оказания услуг — вид услуги и
сроки ее оказания, в договоре аренды — адрес помещения
и срок аренды)
5. ТРЕБОВАНИЯ К ОПРАВДАТЕЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ
5.1. Перечень оправдательных документов, представляемых работником (Статья 2, п. 1 ст. 5 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ):
1) при покупке в розничном магазине — кассовый чек и товарный чек (если в кассовом чеке нет перечня купленных товаров). Если в кассовом чеке выделен НДС, то потребуйте у продавца еще и счет-фактуру (следует иметь в виду, что продавец может его выдать, но не обязан);
2) при покупке в розничном магазине, не имеющем ККТ, — любой документ об оплате с перечнем товаров (например, товарный чек, квитанция и т.п.). Потребуйте у продавца написать на этом документе причину неиспользования ККТ (например, в связи с применением ЕНВД);
3) при оплате услуг (почтовые услуги, проезд в общественном транспорте, проживание в гостинице и т.п.) — кассовый чек, акт об оказании услуг или бланк строгой отчетности (БСО);
4) при покупке товаров (работ, услуг) у оптового продавца — кассовый чек, товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ), счет-фактура (если в чеке, накладной или акте выделен НДС), корешок доверенности на получение ТМЦ по форме N М-2 (если она оформлялась);
5) при внесении предоплаты за товары (работы, услуги) — кассовый чек и счет-фактура на аванс (если в чеке выделен НДС);
6) при покупке товаров (работ, услуг) у физлица-непредпринимателя (например, в случае найма жилого помещения во время командировки) — договор и расписка физлица в получении денег;
7) при обмене валюты — справка о покупке или продаже валюты;
8) при внесении оплаты организации или предпринимателю, не связанной с расчетами за товары, работы или услуги (к примеру, поручено вернуть заем другой организации, внести пожертвование, уплатить членские взносы в СРО), — квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО).
5.2. Оправдательные документы, прилагаемые работником к авансовому отчету, должны быть оформлены следующим образом.
Возмещению расходов по проезду сотруднику, производившему оплату не своей картой
В соответствии с пп.12 п.1 ст.264 Налогового кодекса РФ (далее — НК РФ) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки. По этой статье расходов подлежат возмещению, в частности, проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, наем жилого помещения, а также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).
Документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли будет являться авансовый отчет работника, с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными документами, в частности, авиа- или железнодорожными билетами, счетом из гостиницы и т.д.*
