Список документов к авансовому отчету в 2021году

Какие документы можно принять к авансовому отчету 2021

После утверждения авансового отчета на его оборотной стороне указываются суммы в столбце «Сумма расхода, принятая к учету» с указанием счетов бухгалтерского учета, на которые будут отнесены затраты подотчетного лица. Авансовый отчет, проводки по нему должны соответствовать записям, сделанным в регистрах бухгалтерского учета. Далее проводятся окончательные расчеты с подотчетным лицом.

Представительскими расходами можно сократить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль. Но не полностью: лимит суммы составляет 4% от затрат на оплату труда в соответствующем налоговом периоде. При этом необходимо иметь подтверждающие документы: приказ о мероприятии, отчет о проведении, смету и т.д.

Если объекты недвижимости, облагаемые по среднегодовой стоимости, находятся в Приморском крае, то уведомление следует подать в Управление ФНС России по Приморскому краю (код 2500). Например, в отношении налогового периода по налогу на имущество с 1 января по 31 декабря 2021 года уведомление следует представить не позднее 1 марта 2021 года. Изменить порядок сдачи отчетности в течение года нельзя.

Положительная судебная практика уже имеется, например постановление 9-го Арбитражного апелляционного суда № 09АП-11841-АК. Кроме того, суды также принимали сторону налогоплательщиков и при иных нарушениях работы с наличностью, выявленных налоговиками в ходе проверки (постановление 9-го Арбитражного апелляционного суда № 09АП-10884).

Счет-фактура является налоговым документом, предоставляющим в данном случае возможность принять НДС к вычету из бюджета. Обратим внимание, что счета-фактуры физическим лицам, приобретающим товары (работы, услуги) за наличный расчет, выдаются только при наличии доверенности на получение данной формы (п. 7 ст. 168 НК).

Авансовый учет играет первостепенную роль при составлении внутренней учетной политики предприятия – неважно, коммерческим оно является, или бюджетным. Распоряжением Федерального Госкомстата от 01.08.01.№55 была утверждена стандартная форма этого отчета (форма №АО-1) для учета наличности, переданной сотрудникам на хозрасходы.

Форма № АО-1 используется с 01.01.02 юрлицами с любой формой собственности, но только кроме казенных учреждений и органов власти — для бюджетных учреждений, указом Федерального Министерства Финансов от 30 марта 2015 года N52н, была подтверждена особая форма авансового отчёта (форма №0504505).

Таким образом она доказывает, что отчет прошёл контрольную проверку и утверждён в надлежащей форме (с цифрами и прописью), оформить расписку на внешней стороне формы и предоставить её подотчетному лицу. Наконец, бухгалтер и главный бухгалтер должны подписать бланк с основной стороны.

Предоставление доступных наличных средств в отношении лица выполняется только при наличии полной отчетности соответствующего субъекта согласно прежде переданного ему аванса. Предоставление наличных средств одного физического лица другому запрещено.

  1. Сначала вписывается название предприятия;
  2. Дату на данном этапе записывать не стоит, так как в большинстве случаев она прописывается уже после оформления;
  3. Записывается отделение и должность сотрудника, отправляемого в командировку;
  4. Причина составления отчета (например, “должностная рабочая поездка”);
  5. Сотрудник записывает размер аванса и сумму расходов;
  6. Потом в бухгалтерии распишут учет средств по бухгалтерским законам;
  7. Теперь работнику следует на дополнительном листе в соответствующих полях изложить информацию из документов к командировочному отчету;
  8. После того, как отчет заполнен, его отправляют к бухгалтеру, который его перепроверяет;
  9. Наконец, отчет отправляется на итоговое утверждение к руководству.
  • сведения об организации, выдавшей деньги,
  • сотруднике, их получившем,
  • точная сумма средств,
  • цели, на которые они были предназначены.
  • здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.

В левую таблицу подотчетный сотрудник вносит сведения о выданных средствах, в частности указывает общую сумму, а также информацию о том, в какой валюте она была выдана (если используются денежные единицы других стран). Ниже вписывается сумма остатка или перерасхода средств.

Чаще всего выдача денежных средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы (покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д.). Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.

  1. В начале пишется название компании и указывается его код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) – эти данные должны соответствовать регистрационным бумагам фирмы. Далее вписывается номер бухгалтерского отчета и дата его составления.
  2. Слева оставляют несколько строк на утверждение директора предприятия: здесь после заполнения всего отчета руководителю необходимо будет внести сумму прописью, поставить подпись и дату утверждения документа.
  3. Затем идет информация о сотруднике: вписывается структурное подразделение, к которому он относится, его табельный номер, фамилия, имя, отчество, указывается должность и назначение выданного аванса.

На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —

2020 год с учетом сложившейся неблагоприятной эпидемиологической обстановки внес свои коррективы, и во многих учреждениях сложилась ситуация, когда аванс подотчетному лицу был выдан, сотрудник приобрел проездной документ, например, авиабилет, но по независящим от него причинам поездка не состоялась. Денежные средства за приобретенный авиабилет не возвращаются перевозчиком, например, в течение года. Вместо неиспользованного проездного документа компания – перевозчик предоставляет сотруднику именной ваучер, который дает право его держателю оформить другой авиабилет на ту же сумму в течение определенного периода времени, т.е. сохраняет за ним право воспользоваться услугой перевозки.

Если учреждение осуществляет приобретение электронных билетов для нужд учреждения по договору или через подотчетное лицо, уполномоченное осуществить покупку электронных билетов от имени организации, такую закупку можно отражать в учете следующим образом:

Подотчетное лицо от имени учреждения (по доверенности) приобрело у авиа- или железнодорожной компании электронные билеты. Аванс перечислен с лицевого счета учреждения на дебетовую карту, выданную сотруднику, оплата произведена сотрудником с использованием дебетовой карты.

В результате складывается следующая ситуация: сотрудник денежные средства, полученные под отчет в качестве аванса, потратил, т.е. приобрел билет, но им не воспользовался. Соответственно, у учреждения отсутствуют основания признать в составе расходов учреждения затраты сотрудника на приобретение билета или принять такой именной ваучер в составе денежных документов. Причем это касается не только сотрудников, которых планировалось направить в командировку. Аналогичная ситуация может возникнуть, если аванс был выдан сотрудникам, которым положены компенсационные выплаты на проезд и по другим основаниям. Например, согласно ст. 325 Трудового кодекса лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, предусмотрена компенсация счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно. Как учесть такие авансы?

Читайте также:  Тройка По Студенческому Билету И Как Пополнять

В таком случае рекомендуем отражать авансовые расчеты с подотчетным лицом на соответствующем счете 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами», но по отдельной аналитике, на основании предоставленного подотчетным лицом Авансового отчета (ф. 0504505) или Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) с приложением к нему копии именного ваучера и иных документов, которые подтверждают расход денежных средств подотчетным лицом. При этом характер задолженности меняется – такая задолженность для учреждения будет признаваться в составе текущей, поскольку теперь учреждение контролирует не срок, в который сотрудник должен отчитаться за предоставленный ему аванс, а срок, в который сотрудник имеет право воспользоваться услугами перевозчика или получить денежные средства за неиспользованный билет. При формировании отчетности в текстовой части Пояснительной записки (ф. 0503160, ф. 0503760) обязательно следует пояснить причины образования такой задолженности.

Оформление командировки в 2021 году

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописываются сроки и цель поездки, ФИО и должность командированного.

После того как приказ о командировке подписан, билеты куплены, жилье забронировано, суточные перечислены, можно отправляться в командировку. Служебная поездка, как правило, начинается с дороги в день командировки, но в каждой компании этот вопрос решают на свое усмотрение. В некоторых организациях в день командировки на работе можно не появляться, хоть и самолет в 9 вечера. В иных прийти в офис необходимо, пусть даже на пару часов.

  • женщины, имеющие детей до 3 лет;
  • отцы и матери (опекуны), единолично воспитывающие детей до 5 лет;
  • родители, имеющие детей с ограниченными физическими возможностями;
  • сотрудники, которые ухаживают за больными членами семьи (болезнь должна быть подтверждена медицинским заключением).

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощен и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов ложится на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

Многим организациям удобнее заключить договор с определенным сервисом и покупать билеты с корпоративного счета. На Туту.ру можно оплатить билет личной банковской картой, а можно завести бизнес-аккаунт и оформлять билеты всем сотрудникам с корпоративного депозита. Подробнее о бизнес-аккаунте

В соответствии с ч.1 ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ авансовые отчеты необходимо хранить в течение 5 лет после отчетного периода. Порядок хранения авансовых отчетов каждая организация выбирает самостоятельно. Как правило, авансовые отчеты с приложенными подтверждающими документами прошиваются в хронологическом порядке либо поквартально.

Практически каждой организации приходится выдавать сотрудникам денежные средства в подотчет на хозяйственные нужды, оплату поставщикам, командировочные расходы. Подотчетное лицо отчитывается и составляет авансовый отчет. Как все-таки правильно оформить авансовый отчет, какие существуют правила при оформлении авансового отчета, как исправить ошибки и какие могут быть нарушения, постараемся рассмотреть в данной статье.

  1. За основу берем унифицированную форму № АО-1 «Авансовый отчет» (Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет»). Но форму отчета может установить и сама организация. Обратите внимание, что какую бы форму авансового отчеты вы ни решили использовать в организации, сначала ее должен утвердить руководитель в приложении к приказу об учетной политике.
  2. Организация теперь в праве самостоятельно устанавливать срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета — это необходимо отразить в своих внутренних локальных актах, например, в положении о расчетах с подотчетными лицами. Требование отчитаться по подотчетным суммам не позднее 3 рабочих дней отменено с 30.11.2020.
  3. Бухгалтеру необходимо подписать авансовый отчет у руководителя и главного бухгалтера. Без этих подписей документ не действителен, а значит, организация не сможет принять суммы по этому отчету к налоговому учету.
  • Административная ответственность за отсутствие первичных документов. Данное нарушение приравнивается к грубейшему нарушению требований к бухучету и бухгалтерской отчетности и предусматривает штраф до 10 000 рублей. При повторном нарушении штраф возрастает до 20 000 руб. (ст. 15.11 КоАП)
  • В части налогового законодательства это влечет за собой штрафные санкции доначислений сумм за неуплату НДФЛ и страховых взносов, недоимки по налогу на прибыль (налогу при УСН). Санкции предусматривают штраф для организации или ИП в размере 20% от суммы доначислений (ст. 122, 123 НК)

На оборотной стороне (в графах 2-4) в хронологическом порядке работник перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в 5 графе — указывается сумма затрат. В 7 графе бухгалтер вписывает сумму расходов, принятых к расходу, в 9 графе — счета (субсчета), 8 графу заполняет бухгалтер, если денежные средства сотрудник получил в валюте.

Документальное подтверждение расходов по авансовому отчету, в том числе кассовым чеком

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях налогообложения прибыли признаются расходы, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ или обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были понесены расходы, или документами, косвенно подтверждающими расходы.

Ценности, приобретенные сотрудником для организации, а также расходы, произведенные им по поручению организации, принимают к налоговому учету на основании утвержденного авансового отчета, накладных (других документов), а также документов, подтверждающих факт оплаты, в частности, кассовых чеков.

Таким образом, если приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы оформлены с нарушениями законодательства РФ, то расходы (затраты) по такому авансовому отчету не могут учитываться для целей налогообложения прибыли организации как не имеющие надлежащего документального подтверждения.

Образец заполнения авансового отчета в 2020 — 2021 годах

Требование о 3-х дневном сроке представления отчета с 30.11.2020 исключено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У. Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите к комментариям экспертов к Указанию ЦБ от 05.10.2020 № 5587-У.

Изменений по авансовым отчетам в 2020 году (равно как и в 2019 году) не было – этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).

  1. С 30.11.2020 данный отчет составляется в течение того количества рабочих дней, которое установлено в локальных актах работодателя, с момента:
  • истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
  • выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска;
  • возвращения работника из командировки.
  • Первую (лицевую) часть заполняет бухгалтер. Здесь отражаются реквизиты документа (его номер и дата), сведения об организации и подотчетном лице, о выданном ему авансе, сводная информация об израсходованных средствах и бухгалтерских счетах, на которых отражается их движение и списание, а также сведения о выдаче работнику перерасхода или о получении от него неиспользованного аванса.
  • Вторая часть — это отрывная расписка о принятии отчета к проверке. Бухгалтер ее заполняет, отрезает и выдает подотчетнику.
  • Третья часть документа (оборотная сторона формы АО-1) заполняется коллективно. Подотчетный работник построчно отражает в ней реквизиты документов, которыми он подтверждает осуществленные им траты, а также сумму расхода «по отчету». А бухгалтер проставляет сумму, принятую к учету, и бухсчет, на который «повесит» расход.
Читайте также:  Регистрация Дачных Строений В 2021 Году

Допустим, 21.01.2021 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.

Образец заполнения авансового отчета в 2021; 2021 годах

  • в чеке должна указываться не товарная группа (Канцтовары, Хозтовары), а конкретный товар. Если указана товарная группа, подотчетное лицо должно расписать на оборотной стороне документа все, что было приобретено и по какой цене. Но ревизоры такие документы не любят.
  • расходы должны быть осуществлены в рабочее время в рабочий день. Причины совершать расходы в другой период должны быть аргументированы.

Требование о 3-х дневном сроке представления отчета с 30.11.2020 исключено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У. Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.


В бухгалтерии компании должен находиться соответствующий указ, в котором перечислены
лица, обладающие правом на приобретение отчетных средств на хоз. расходы (в том числе на расходы на ГСМ).
Надлежащим указом подтверждаются также и сроки выдачи данных денежных средств (в законодательстве тут никаких ограничений нет). Уже после составления документа, на нём ставится подпись управляющего, главбуха либо уполномоченных лиц.

  1. С 30.11.2020 данный отчет составляется в течение того количества рабочих дней, которое установлено в локальных актах работодателя, с момента:
  • истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет;
  • выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска;
  • возвращения работника из командировки.
  1. Сначала вписывается название предприятия;
  2. Дату на данном этапе записывать не стоит, так как в большинстве случаев она прописывается уже после оформления;
  3. Записывается отделение и должность сотрудника, отправляемого в командировку;
  4. Причина составления отчета (например, “должностная рабочая поездка”);
  5. Сотрудник записывает размер аванса и сумму расходов;
  6. Потом в бухгалтерии распишут учет средств по бухгалтерским законам;
  7. Теперь работнику следует на дополнительном листе в соответствующих полях изложить информацию из документов к командировочному отчету;
  8. После того, как отчет заполнен, его отправляют к бухгалтеру, который его перепроверяет;
  9. Наконец, отчет отправляется на итоговое утверждение к руководству.

Такую же позицию заняли судьи. ФАС Московского округа указывал, что командировочные и представительские расходы нужно учитывать в том периоде, в котором утвержден авансовый отчет. Инспекторы утверждали, что расходы относятся к тому периоду, в котором приобретены услуги, но суд их не поддержал (Постановления от 27.02.2012 по делу № А40-49520/11-20-208, от 18.11.2009 № КА-А40/10898-09 по делу N А40-9041/09-108-33).

  • билеты в обе стороны на авиа-, ж/д, автобусный транспорт, кассовые чеки о выдаче постельного белья;
  • подтверждения расходов на проезд до вокзалов/аэропортов, находящихся за пределами городов, в труднодоступных районах;
  • документы из места проживания — гостиничные счета, бланки строгой отчетности или кассовые чеки;
  • страховые полисы на поездку;
  • документы об оплате других сборов, связанных с поездкой;
  • документы об оплате получения виз.

Авансовый платеж за 9 мес. рассчитывается подобным путем: база по налогу, вычисленная за последние девять месяцев, умножается на налоговую ставку. Из этой суммы нужно отнять выплаченные раньше авансы за три и шесть месяцев. Оплатить остаток необходимо до 25.10.

Каждый работодатель волен установить тот размер суточных, который считает нужным. При этом не возбраняется утвердить разные величины суточных для различных категорий работников. Например, суточные руководителя могут быть выше, чем суточные инженера. Сотрудник, вернувшийся из командировки, не обязан отчитываться о том, на что потратил суточные. Проще говоря, работнику не нужно предоставлять в бухгалтерию первичные документы и авансовый отчет по суточным.

В налоговом учете суточные списываются на расходы без ограничения. От НДФЛ суточные освобождаются в пределах лимита: при командировках внутри страны — в размере 700 руб. за каждый день, при загранкомандировках — в размере 2 500 руб. за каждый день. Если в компании установлена величина суточных свыше данных сумм, то с превышения нужно заплатить налог на доходы физлиц. В справке о доходах сумму сверхнормативных суточных следует отразить как «иные доходы».

2) Отчет заполняется согласно установленной форме. Компания вправе разработать собственный бланк отчетности. За основу можно взять форму Госкомстата АО-1 , которая с 2013 года перестала быть обязательной, но все же продолжает активно применяться работодателями.

В 2021 году действует несколько обязательных правил, которые следует соблюдать при подготовке отчетности:

В 2021 каждая компания вправе утвердить свой собственный стандарт авансового отчета. В качестве основы может использоваться форма для бюджетных учреждений 0504505 либо единая унифицированная форма АО-1. Актуальный образец заполнения авансового отчета приведен ниже в нашей статье.

1) Отчет нужно сдать в срок, предусмотренный внутренним локальным актом организации. До 30.11.2020 года действовало требование о сдаче документа в течение 3 дней с момента: завершения периода, на который были выданы деньги; выхода подчиненного на работу (если срок выдачи денег истек в период болезни работника); возвращения сотрудника из командировки. Однако 30.11.2020 правило о 3-дневном сроке было отменено по указанию Банка России №5587-У от 05.10.2020. Работодатели вправе устанавливать собственные временные отрезки.

Организация имеет право доработать унифицированную форму, в том числе, расширить или сузить графы и строки, ввести дополнительные строки или вкладные листы. Любые такие изменения следует оформлять приказом руководителя. Различные министерства и ведомства также могут разрабатывать инструкции, в которых будет урегулирован порядок подготовки отчетности за командировку, закупку товаров или расчеты с контрагентами, а также утвержден образец такого отчета. Например, в МВД есть приказ №268 по зарубежным командировкам военнослужащих, работников органов внутренних дел. В качестве приложения к приказу используется форма авансового отчета по командировке.

Каковы правила оформления авансовых отчетов в 2021 году

ВАЖНО! Единственный тип выданных финансов, расходы по которым не подлежат обязательному подтверждению, это оплата командировки в виде суточных. Следовательно, в авансовом отчете их упоминание не требуется. Они могут указываться лишь в командировочном удостоверении, соответственно, если при отправлении в командировку данный документ составлялся, то упоминание суточных становится обязательным.

Авансовый отчет нужно принять к бухгалтерскому учету, а указанную в нем сумму учесть в расчетах с подотчетным лицом (возместить ему расходы), если отчет утвержден руководителем. Как правило, руководитель утверждает авансовый отчет, если у него не возникло сомнений в том, что поручение подотчетным лицом выполнено, затраты действительно понесены, а ценности оплачены. Квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО) и передаточные документы поставщика (накладные, акты приема-передачи и пр.) подтверждают факт расходования денег подотчетным лицом на их приобретение.

Читайте также:  Цена приватизации земли под частным домом в 2021 году

Помимо квитанций и чеков, при составлении акта о потраченных средствах по командировке, целью которой являлось выполнение служебных заданий за пределами нашего государства, сотруднику дополнительно потребуется предоставлять копию первой страницы загранпаспорта, а также ту страницу, на которой отмечается факт пересечения границ стран.

  • Ф. И. О. командируемого сотрудника;
  • его табельный номер;
  • полное наименование занимаемой им должности;
  • сведения о первичном документе (в большинстве случаев таковым является кассовый ордер или выписка о подтверждении денежного перевода);
  • информация о количестве денег, оставшихся от авансовой выплаты по прошлой командировке (при наличии).

Сумма денежных средств, которая выдается под отчет, не ограничена законодательно. Равно как и список работников, кому их можно выдать. Если такие средства выдаются постоянно, целесообразно утвердить список подотчетных лиц приказом руководителя. Но если необходимость в этом возникает время от времени, суммы под отчет выдаются по заявлению сотрудника. В нем он должен указать сумму и срок, на который она будет выдана.

Какие документы должны быть приложены к авансовому отчету в 2021 году

Кассир обязан проверить, что выдаёт деньги тому человеку, который указан в документах. Раньше требования к проверке были серьёзнее: надо было запрашивать паспорт, предусматривался особый порядок работы с доверенностью. Теперь это не обязательно: кассир сам может решать, как проверить получателя.

  • сведения об остатке или перерасходе по предыдущему авансу;
  • сведения о сумме текущего аванса;
  • общая сумма полученных и израсходованных денег;
  • сумма остатка либо перерасхода;
  • информация о бухгалтерских счетах, где отражается подотчёт.

Для подотчетных лиц, вернувшихся из командировки, срок равняется трем дням и отсчитывается от дня, обозначенного в билете на самолет, поезд или в путевом листе автомобиля. Если сумма была предоставлена на другие нужды организации, срок подготовки отчета закрепляется в отдельном распоряжении руководителя, которое прилагается к учетной политике.

  • наименование документа;
  • порядковый номер за смену;
  • дата, время, место проведения операции;
  • наименование организации;
  • ИНН, система налогообложения;
  • признак расчета;
  • перечисление товаров/услуг и их стоимость;
  • формат оплаты товаров/услуг;
  • ФИО продавца;
  • реквизиты кассового аппарата;
  • порядковый номер документа;
  • адрес сайта, на котором возможна проверка подлинности документа;
  • QR-код.
  1. Алгоритм составления авансового отчета не меняется вне зависимости от формы выдачи средств — наличной либо безналичной.
  2. Авансовый отчет может быть составлен как в свободной форме, которая закреплена в учетной политике организации, так и в унифицированной (АО-1), несмотря на то, что она была отменена еще в 2013 году.
  3. Если подтверждающий документ составлен на иностранном языке, переводу подлежит только информация, касающаяся непосредственно товара/услуги.
  4. Оплата товаров/услуг в нерабочие или праздничные дни может вызвать определенные вопросы со стороны проверяющих, поэтому если речь идет о тратах на производственно-хозяйственные нужды, желательно производить их в рабочее время.
  5. Авансовый отчет можно составлять и в электронной форме, используя специализированные инструменты.

В верхнем правом углу отчетной формы укажите должность руководителя предприятия и полное или сокращенное наименование организации. Если создание проводится не на фирменном бланке учреждения, то допустимо указать регистрационные данные предприятия (ИНН, КПП), адрес места нахождения, регистрации, контакты для связи.

Отчет необходимо составить сразу по возвращении из командировки. Обычно на это дается 3-5 рабочих дней, после чего работник обязан отчитаться перед руководителем. Конкретный срок зависит от регламентов компании, однако в любом случае он не должен превышать 30 календарных дней.

Готовит отчет работник. Понятие командировки раскрывается в 24 главе Трудового кодекса Российской Федерации. Работник уполномочен выполнить некое поручение руководства за пределами постоянной работы. Исключения — случаи, когда функционал сотрудника включает регулярные передвижения. Например, курьеры, члены выездных аварийно-ремонтных бригад, торговые представители не докладывают детали своих поездок в какой-либо форме.

Любому руководителю следует учитывать, что не всех сотрудников разрешено направить в командировку. Чиновники определили, что беременных женщин и несовершеннолетних сотрудников нельзя командировать ни при каких обстоятельствах. Даже если эти работники не против поездки и выразили свое согласие в письменной форме.

Если служебная поездка была длительной, предполагала решение нескольких вопросов, то вместо краткого используйте полноценный отчет о командировке, пример написания в свободной форме мы составили для бюджетной организации. Допустим, сотрудник поехал в удаленный филиал, где предполагалось провести ряд обучающих семинаров и заключить несколько долгосрочных контрактов. По итогам он напишет, что тестирование после тренингов успешно прошли больше половины респондентов, контракты были заключены на поставку оборудования на сумму десять миллионов рублей.

Как заполнить авансовый отчет подотчетного лица

  • Мы имеем право выдавать под отчёт только работникам организации — лицам, с которыми у нас заключён трудовой или гражданско-правовой договор.
  • Список таких лиц утверждается отдельным приказом руководителя.
  • В этом же приказе оговаривается максимальный срок, через который работник должен отчитаться перед бухгалтерией; если работник уезжает в командировку — то этот срок автоматически продлевается до его возвращения.

Отчет за аванс, полученный сотрудником на совершение расходов для хоздеятельности компании, представляет собой важный документ как для бухгалтерского, так и для налогового учета, так как на основании приложенных к нему и утвержденных руководителем документов произведенные затраты могут быть учтены (или не учтены) при формировании налогооблагаемой базы. Поэтому сотрудники компании должны соблюдать сроки сдачи авансовых отчетов, которые с 30.11.2020 компании вправе определять самостоятельно, а работники бухгалтерии внимательно подходить к своевременному отражению подотчетных сумм в учете.

Чтобы работник в своем заявлении обоснованно указывал период, на который ему потребуются средства, рекомендуется разработать внутренний документ, где будут определены сроки для типовых нужд фирмы. С 30.11.2020 деньги под отчет могут выдаваться нескольким физлицам по одному распорядительному документу. В этом документе также должна быть указана сумма и срок, на который она выдается работнику.

  • Работодатели получили возможность выдавать денежные суммы под отчет безналичным путем с помощью перевода на банковскую карту сотрудника (его лицевой счет). Это подтвердил Минфин в своем письме от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.
  • Теперь подотчетными лицами также могут быть и внештатные сотрудники, работающие по гражданским договорам. Они в п. 5 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У также именуются работниками.

Авансовый отчет включает отрывную расписку о принятии отчета к проверке. Заполняет ее бухгалтер, отрезает ее и отдает подотчетному лицу. В расписке указывается ФИО подотчетного лица, реквизиты авансового отчета, сумму выданных денежных средств и количество документов.

Елена - Дежурный юрист
Профессиональный юрист. Составляю любые правовые документы: договоры, претензии, исковые заявления, отзывы, жалобы и т.п. Специализируюсь на защите прав потребителей: спорах с застройщиками, страховыми, продавцами, банками и пр. Осуществляю представительство в судах. Большой опыт работы, высокое качество составления правовых документов и ведения дел.
Оцените автора
Бюро юридического и адвокатского консультирования - Адвокатариус